Das bevorstehende Weihnachtsfest ist für manche GmbH Anlass, über Geschenke an Geschäftspartner nachzudenken. Dabei sind eine Reihe von Fragen zu bedenken, von deren Beantwortung die steuerliche Behandlung der beabsichtigten Zuwendungen abhängt.
Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen an den Empfänger; dies ist z.B. der Fall, wenn mit ihnen Geschäftsverbindungen angebahnt, gesichert oder verbessert werden sollen. Steht eine Zuwendung mit einer konkreten Gegenleistung in Verbindung, handelt es sich nicht um ein Geschenk. Aufwendungen für Provisionen, Werbeaufwendungen und Zugaben können deshalb uneingeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Das gilt auch für Dankbarkeitshonorare, die für das Erreichen eines konkreten Ergebnisses gezahlt werden.
Beispiel:
Eine GmbH wendet einem Ihrer freien Mitarbeiter eine Reise zu, weil er das angestrebte Umsatzziel übertroffen hat. Es handelt sich nicht um ein Geschenk, sondern um ein zusätzliches Entgelt. Der freie Mitarbeiter muss den Wert der Reise als Betriebseinnahme versteuern. Die GmbH kann ihre Aufwendungen voll als Betriebsausgaben abziehen.
Betrieblich veranlasste Geschenke an Geschäftspartner darf eine GmbH nur dann als Betriebsausgaben abziehen, wenn ihr Wert pro Person und Jahr nicht mehr als 35 Euro beträgt (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Es handelt sich bei diesem Betrag um eine Freigrenze. Übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten den Betrag von 35 Euro pro Empfänger und Jahr auch nur um einen Cent, entfällt der Betriebsausgabenabzug insgesamt und nicht nur der Betrag, der über 35 Euro hinausgeht.
Die Berechnung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten erfolgt stets ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer. Verpackungs- und Versandkosten werden nicht angesetzt. Die Geschenkaufwendungen sind auf einem eigenen Konto zu verbuchen, andernfalls wird der Betriebsausgabenabzug in der nächsten Betriebsprüfung gestrichen.
Bei der Ausgestaltung der Zuwendung hat eine GmbH einen Gestaltungsspielraum, um aus einem unentgeltlichen einen entgeltlichen Vorgang zu machen. Es handelt sich nämlich dann nicht mehr um ein Geschenk, wenn Geber oder Empfänger bzw. beide davon ausgehen, dass die Leistung nicht unentgeltlich sein soll. Geld, Gegenstände, Nutzungsvorteile oder Reisen, die der Unternehmer seinen Geschäftsfreunden zuwendet, muss der Empfänger in jedem Fall versteuern. Unternehmer sollten deshalb ihre Zuwendung möglichst als entgeltliche Vorgänge gestalten, damit sie ihre Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehen können.
Beispiel:
Die A-GmbH schenkt ihrem selbstständigen Handelsvertreter eine Reise für zwei Personen zu den Salzburger Festspielen mit vier Übernachtungen und Eintrittskarten zu zwei Veranstaltungen im Wert von 1.800 Euro. Im Begleitschreiben zu dem Geschenk heißt es:
a) „… verbinden wir mit der Zuwendung die Hoffnung auf weiterhin gute Geschäftsabschlüsse.“
b) „… bedanken wir uns mit der Zuwendung für die Geschäftsabschlüsse im letzten Halbjahr.“
Im Fall a) kann die Zuwendung gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Im Fall b) ist die Zuwendung voll abzugsfähig, da es sich um eine nachträgliche Vergütung für die Geschäftsabschlüsse im letzten Halbjahr handelt, um ein sogenanntes Dankbarkeitshonorar.
