Firmenwagen: Anforderungen an ein EDV-gestütztes Fahrtenbuch

Wird ein Firmenwagen auch für private Fahrten genutzt, ist der Wert der privaten Nutzung als Entnahme dem Gewinn hinzuzurechnen. Dieser Wert kann anhand der 1-Prozent-Regelung oder mittels eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ermittelt werden. Ein Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn es eine geschlossene äußere Form aufweist und die Eintragungen zeitnah erfolgen. Das gilt auch für ein Fahrtenbuch, das mithilfe eines Computerprogramms erstellt wird.

Eine äußere geschlossene Form kann bei einem Fahrtenbuch, das mithilfe eines Computerprogramms erstellt wird, nur dann vorliegen, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei dokumentiert werden und nachvollziehbar sind. Veränderungen müssen bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sein. Eine äußere geschlossene Form liegt bei einem Fahrtenbuch, das mithilfe eines Computerprogramms erstellt wurde, nur dann vor, wenn sich alle erforderlichen Angaben unmittelbar aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen unmittelbar im Fahrtenbuch selbst offenzulegen sind und nicht nur in einer Protokolldatei, die nur für eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht.

Die Eintragungen müssen zeitnah erfolgen. Das ist nur dann der Fall, wenn der Freiberufler die Eintragungen im Anschluss an die jeweiligen Fahrten vornimmt. Liegen längere Zeiten zwischen den Eintragungen, erfolgen sie nicht zeitnah, auch wenn die Fahrten zunächst auf Zetteln notiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Notizen vernichtet oder aufbewahrt werden. Kann eine zeitnahe Eintragung nicht zweifelsfrei dargelegt werden, dann ist auch die Vollständigkeit der Eintragungen zweifelhaft. Der Wert der Privatnutzung kann dann nur mithilfe der 1-Prozent-Regelung ermittelt werden.

Vorheriger Artikel

Berichtspflicht auch für mittelständische Unternehmen: Wie Unternehmen beim ESG-Reporting den Aufwand möglichst gering halten

Nächster Artikel

Effektive Werbung und Markenpräsenz für Unternehmen: Strategien, die Aufmerksamkeit erregen

Ähnliche Artikel