Forderungsmanagement: Steigender Druck auf die Stabilität der Unternehmen

Die Krisenzeichen nehmen zu: Die Zahlungsverzugsdauer hat sich erhöht, auch melden wieder deutlich mehr Unternehmen Insolvenz an. Die Liquidität der Betriebe ist von mehreren Seiten bedroht. Umso mehr kommt es jetzt auf ein konsequentes Forderungsmanagement und straffes Mahnwesen an.

Die Wirtschaftslage im Mittelstand ist alles andere als rosig. Erstmals seit 2020 rutschte etwa der Creditreform- Geschäftsklimaindex wieder in den Minusbereich. Damit ist die Lage so schlecht wie seit dem Höhepunkt der Coronakrise nicht mehr. Die von Creditreform befragten Unternehmen spüren massiv die Auswirkungen von Rezession und Inflation.

Was für Deutschland insgesamt gilt, trifft auch auf die Region Köln/Bonn zu. „Die Rezession setzt sich in der Region fest und auch die Aussichten für das kommende Jahr lassen keine Euphorie aufkommen“, teilte etwa die IHK Bonn/Rhein-Sieg bei der Veröffentlichung ihrer aktuellen Konjunkturumfrage Herbst 2023 mit. „Aktuell belastet die Unternehmen eine Vielzahl von Problemen“, kommentierte IHK-Präsident Stefan Hagen Ende Oktober die aktuelle Situation. Die wirtschaftspolitischen Rahmenbedingungen, z.B. die Transformation und die Bürokratie, die schwache Inlandsnachfrage, hohe und steigende Arbeitskosten, der Fach- und Arbeitskräftemangel sowie die hohen Energie- und Rohstoffpreise, würden als bedeutende Risiken für die weitere wirtschaftliche Entwicklung eingeschätzt. Zudem könne jedes zweite Unternehmen derzeit offene Stellen nicht besetzen.

„Seit fast einem Jahr wächst die deutsche Wirtschaft nicht mehr, auch nicht hier in der Region“, konstatiert Jörg Rossen, Geschäftsführer Creditreform Bonn Trier Rossen Eberhard GmbH & Co. KG. Die massiven Kostensteigerungen, hohen Zinsen und schwache Nachfrage würden auch die kleinen und mittleren Unternehmen immer stärker belasten. „Damit steigt der Druck auf die Unternehmensstabilität“, warnt sein Kollege Moritz von Padberg, Geschäftsführer Creditreform Köln v. Padberg GmbH & Co. KG.

Ob sich eine vielfach befürchtete Pleitewelle auftürmt, ist noch nicht klar. Fest steht jedoch: Die Zahl der Insolvenzen nimmt zu. So verzeichnete das Statistische Bundesamt im September 2023 einen Anstieg der beantragten Regelinsolvenzen gegenüber dem Vorjahresmonat um 19,5 Prozent. Im August hatte sie bereits um 13,8 Prozent gegenüber August 2022 zugenommen.

Auch das Zahlungsverhalten zeigt, dass die Unternehmen in einer Schwächephase sind. Im ersten Halbjahr 2023 lag die Verzugsdauer überfälliger Rechnungen bei durchschnittlich 10,8 Tagen, nach 10,5 Tagen im ersten Halbjahr 2022 und 10,2 Tagen im ersten Halbjahr 2021. Insbesondere Kleinunternehmen geraten in Zahlungsverzug: Knapp 81 Prozent aller säumigen Schuldner waren im ersten Halbjahr 2023 Kleinunternehmen mit höchstens 50 Beschäftigten. Die aktuelle Forderungslaufzeit – also die Summe aus vereinbartem Zahlungsziel und Zahlungsverzug – liegt bei knapp 41 Tagen.

Die Liquidität zusammenhalten

Die Liquidität vieler – vor allem kleinerer – Unternehmen ist akut gefährdet. „In dieser Situation müssen die Betriebe alles dafür tun, ihre Liquidität zusammenzuhalten“, unterstreicht Rossen. „Die Risiken sind gestiegen, umso mehr kommt es jetzt auf ein konsequentes Forderungsmanagement und ein strammes Mahnwesen an.“

Die Zeiten, in denen man seinen Kunden hochwertige Ware liefert und dann schon mal geduldig wartet, bis er zahlt, sind für die meisten Unternehmen definitiv vorbei. Das ging in vielen Fällen gut – schließlich sind viele Wirtschaftssubjekte redlich und nicht an Konflikten interessiert. Doch es wäre naiv zu glauben, dass es immer gut geht – zumal in Zeiten, in denen die eigene Liquidität ohnehin von gleich mehreren Seiten herausgefordert ist.

Wenn es dann tatsächlich mal nicht gut geht, wenn es also zu Zahlungsverzögerungen und -ausfällen kommt, dann sehen sich viele Betriebe plötzlich mit Außenständen konfrontiert, die die eigene Liquidität schnell und erheblich belasten. Würde man das ausgleichen wollen, wären immense Anstrengungen nötig. Ein Beispiel: Bei einem Umsatz von 500.000 Euro und einer Rendite von zehn Prozent liegt der Vorsteuergewinn bei 50.000 Euro. Fällt ein Prozent der Forderungen, also 5.000 Euro, aus, reduziert sich der Gewinn auf 45.000 Euro. Um das auszugleichen, ist ein zusätzlicher Umsatz von 50.000 Euro notwendig.

Diese Mühe kann man sich sparen, wenn man auf ein konsequentes Forderungsmanagement und Mahnwesen setzt. Das reduziert die Gefahr von Zahlungsausfällen erheblich. Wer es richtig machen möchte, beginnt am besten bereits mit einer präventiven Risikoprüfung von Geschäftspartnern – bei Neugeschäften ebenso wie im Bestand. Denn längst stehen auch Betriebe unter Druck, auf die man sich lange Jahre verlassen konnte.

Nächster Schritt: „Firmen sollten mehr denn je sofort nach Leistungserbringung die jeweilige Rechnung stellen und dabei nicht nur auf die korrekte und vollständige Aufzählung ihrer erbrachten Leistungen und der vereinbarten Preise achten“, rät von Padberg, „sondern auch straffe Zahlungsziele vereinbaren.“ Großzügigkeit beim Zahlungsziel erlaube sich nur noch in den Fällen, wo das Risiko eines Zahlungsausfalls wirklich gering ist.

Man kann bei erbrachten Lieferungen und Leistungen auch Teilabnahmen anstreben, die unverzüglich abgerechnet werden können. Nach Klärung der restlichen Bestandteile erfolgt dann die Endabrechnung.

Konsequent mahnen

Trotzdem kommt es immer wieder zu Zahlungsverzögerungen und -ausfällen. Deshalb muss auf ein konsequentes Forderungsmanagement ein ebenso konsequentes Mahnwesen folgen, schließlich geht es um die eigene Bonität. „Haben Sie keine Scheu vor schriftlichen Mahnungen“, sagt von Padberg, „sie dokumentieren den Zahlungsanspruch und verleihen einer Forderung Nachdruck.“

Zwei Mahnstufen genügen: „Erinnerung“ und „Letzte Mahnung“. Außerdem sollte eine Liefer- oder Leistungssperre als mögliche Folge an den Schuldner kommuniziert werden. Wird nicht gezahlt, kann man Kontakt aufnehmen und versuchen, strittige Punkte telefonisch zu klären. Führt das zu keinem Ergebnis, sollte man anschließend unverzüglich einen Inkassodienstleister und bei strittigen Forderungen eine Anwaltskanzlei mit dem Forderungseinzug beauftragen.

Offene Posten und Zahlungen automatisch überwachen

Das Problem: Vor allem in Kleinbetrieben bleibt oft wenig Zeit für Buchhaltung, geschweige denn ein ausgeklügeltes Zahlungs- und Forderungsmanagement. Doch dafür gibt es Lösungen, z.B. den Service „Creditreform Mahnwesen“. „Wir bieten damit ein Online-Tool, das offene Posten und Zahlungen überwacht sowie den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen übernimmt“, erklärt Rossen. Der Prozess ist standardisiert und voll automatisiert – er ermöglicht aber auch manuelle Eingriffe. „Der Service ist mit jeder IT-Lösung kompatibel“, ergänzt Rossen.

Gut für die Kundenkommunikation: Bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt tritt Creditreform gegenüber dem säumigen Zahler nicht in Erscheinung. Absender der Schreiben ist stets das eigene Unternehmen. Erst mit der auf Wunsch folgenden Übernahme des Inkassos taucht der Name von Creditreform auf dem Briefkopf auf. „Das ist vielen unserer Kunden sehr wichtig“, erläutert Rossen, „sie möchten einem Schuldner nicht zu früh mit einem Inkassodienstleister drohen.“

Wer auf „Creditreform Mahnwesen“ setzt, entlastet die eigene Buchhaltung und kann sich ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren. „Rechnungen bleiben nicht unbearbeitet“, unterstreicht Rossen, „nur weil man gerade keine Zeit hat, sich darum zu kümmern.“

Achtung: drohende Verjährung von Forderungen

Ein letzter wichtiger Punkt: drohende Verjährung von Forderungen. Rechtzeitig vor Jahresende sollte jedes Unternehmen einen Blick auf offene Forderungen werfen. Grund: Mit Ablauf des 31. Dezembers verjähren jedes Jahr viele Forderungen und damit auch die Zahlungsansprüche von Gläubigern. Die gesetzliche Frist beträgt drei Jahre. Schuldet ein Kunde einem Unternehmen also noch Geld aus dem Jahr 2020, lässt sich dieses nur noch bis Ende Dezember 2023 einfordern. Außerdem gilt: Eine Mahnung reicht nicht aus, um die Verjährung zu stoppen. „Wer seine Ansprüche sichern möchte, hat die Möglichkeit, den Neubeginn der Frist auszulösen oder die Verjährung zu hemmen“, betont von Padberg. Wie das genau geht, erfahren Betriebe mit Sitz in der Region Köln/ Bonn z.B. bei Creditreform Bonn Trier oder Creditreform Köln.