Anwälte und Steuerberater wissen, dass ihre Klienten viel Wert darauf legen, über die aktuellen Entwicklungen in den für ihre Tätigkeit relevanten Rechtsgebieten informiert zu sein. Dieser nachvollziehbare Wunsch kann zu erhöhtem Arbeitsaufwand führen. Deshalb ist es besser, seine Kunden mit zielgruppengerecht aufbereiteten Fachinformationen zu versorgen. Solche Mandantenrundschreiben werden zentral erstellt und an die Bedürfnisse der Zielgruppe angepasst. So erhalten beispielsweise Geschäftsführer einer GmbH oder Freiberufler nur die Informationen, die für sie wichtig sind.
Welche Vorteile bieten Mandantenrundschreiben?
Der erste Vorteil liegt auf der Hand: Wer seine Kunden über die wichtigsten Entwicklungen informiert, spart Zeit, weil viele einfache Fragen bei den Kunden schon beantwortet werden. Die gewonnenen Stunden können Steuer‑ und Rechtsexperten stattdessen produktiver verwenden.
Die Mandanten, die sich nach dem Versand dennoch melden, haben oft bereits Detailfragen, die im Zusammenhang mit den Besonderheiten ihres jeweiligen Geschäftsbetriebs stehen. Darin liegt auch der zweite Vorteil der Schreiben: Sie machen Kunden auf Möglichkeiten für steuerliche Ersparnisse oder drohende Probleme aufmerksam. Das kann wiederum dazu führen, dass ihr individueller Bedarf an steuerlicher und rechtlicher Beratung steigt. Die Folge sind ggf. neue Aufträge.
Ebenfalls positiv ist die Außenwirkung auf die Klienten. Mit den nützlichen Fachinformationen bieten Kanzleien und Beratungsgesellschaften einen Extra‑Service, der bei der Kundenbindung hilft. Diese schätzen die regelmäßigen Updates. Sie können sich frühzeitig mit aktuellen Themen befassen und die richtigen Schritte einleiten. So ist es später nicht nötig, sich eilig und chaotisch an veränderte Bedingungen anzupassen. Wenn die Rundschreiben dazu beitragen, Schwierigkeiten zu vermeiden oder Geld einzusparen, hilft das natürlich auch der Reputation des Absenders.
Was macht ein gutes Rundschreiben aus?
Um den Kunden ausreichend Aktualität bieten zu können, ist es angeraten, Mandantenrundschreiben mehrmals im Jahr – beispielsweise alle zwei Monate – zu versenden. Nur so können Gerichtsentscheidungen und Gesetzesänderungen in einem angemessenen Zeitraum behandelt werden.
Eine solche Frequenz bedeutet entsprechenden Arbeitsaufwand. Immerhin müssen – womöglich sogar für mehr als eine Zielgruppe – aktuelle Entwicklungen berücksichtigt werden. Das Durcharbeiten des vorhandenen Materials und die Beurteilung der wichtigsten Informationen nehmen schnell viele Stunden in Anspruch. Zusätzlich müssen nach der Auswahl die oft in Fachsprache verfassten und fallbezogenen Texte für die Leserschaft verständlich aufbereitet werden. Wenn die Kunden die Informationen nicht nachvollziehen können, weil ihnen Spezialwissen fehlt, bieten sie keinen Mehrwert.
Wichtig ist heutzutage natürlich auch, die Rundschreiben nicht mehr nur gedruckt anzubieten. Eine digitale Version muss ebenfalls vorhanden sein, sodass Mandanten je nach Bedarf wählen können.
Zentrale Erstellung ist sinnvoll
Es kann daher Sinn machen die Zusammenstellung und Aufbereitung der Fachinformationen einem spezialisierten Verlag zu überlassen. Ein solcher kann sowohl in sprachlicher wie auch in textlicher Hinsicht die Anforderungen erfüllen und verschiedene Versionen erstellen. Diese werden dann durch einen Absendereindruck mit dem individuellen Unternehmenslogos für jeden Steuerberater bzw. Anwalt gebrandet. Diese müssen das Rundschreiben im Anschluss lediglich an ihre Mandanten weiterleiten. So sparen sie viel Zeit, die sie in die konkrete Arbeit an Fällen stecken können.
Insgesamt bieten Mandantenrundschreiben also einen effizienten Weg, um Arbeitszeit einzusparen, den Kunden einen guten Service zu bieten und mehr Aufträge zu gewinnen.
Zur Person
Karsten Köhler, Redakteur beim VSRW-Verlag
