Was Unternehmen bei der Einrichtung digitaler Arbeitsplätze beachten sollten

Der durch die Corona-Pandemie rasant beschleunigte Wandel unserer Arbeitsformen scheint auch nach dem Ende der Beschränkungen bestehen zu bleiben. Beliebt ist beispielsweise das hybride Arbeiten, die Kombination aus Home-Office, mobilem Arbeiten und Präsenz. Um solche Arbeitsformen ohne Leistungsverlust zu nutzen, braucht es digitale Arbeitsplätze, die alle nötigen Funktionen und Tools für die Mitarbeiter bieten. Im folgenden Beitrag werden die wichtigsten Punkte aufgeführt, die Unternehmen bei der Einführung beachten sollten.

Vorbereitung

Zunächst muss eine umfassende Bedarfsanalyse durchgeführt werden, mit der festgestellt wird, welche Bedürfnisse die Mitarbeiter überhaupt haben und welche Technologien und Software-Anwendungen sie brauchen, um auch mobil oder zuhause effizient und produktiv zu arbeiten. Dazu gehört auch eine Überprüfung der bisherigen IT-Infrastruktur: Ist diese ausreichend, um die geplanten Arbeitsplätze reibungslos zu integrieren? Welche Anpassungen müssen vollzogen werden, falls das nicht der Fall ist? So kann es beispielsweise nötig sein, die vorhandenen Internet- und Netzwerkkapazitäten zu vergrößern. Umso mehr Mitarbeiter in der Cloud und auf den unternehmenseigenen Servern arbeiten, desto höher sind die Datenmengen, die verarbeitet werden müssen. Das gilt es entsprechend zu berücksichtigen.

Wichtig ist auch, sich bereits im Vorfeld mit dem Thema Cyber-Sicherheit zu beschäftigen. Die Arbeit von privaten (im Home-Office) oder öffentlichen (z.B. auf Dienstreisen) Internetanschlüssen und Endgeräten aus erfordert Achtsamkeit und Verantwortungsbewusstsein sämtlicher Mitarbeiter. Dazu braucht es die Entwicklung von klaren Sicherheitsrichtlinien und -maßnahmen, an die sich alle Beteiligten später halten müssen.

Vermittlung

Mit dem bloßen Erstellen von Richtlinien ist es natürlich nicht getan. Sobald ein klares Konzept entwickelt ist, müssen Mitarbeiter auf die neuen Regeln vorbereitet werden. Das gilt nicht nur für das Thema Sicherheit, sondern auch für die Software und Technik, die in der Planungsphase – z.B. in den Arbeitsbereichen Kommunikation oder Projektmanagement – ausgewählt wurden. Das heißt, dass Unternehmen Schulungsformen entwickeln müssen, die den Betroffenen alle wichtigen Informationen in verständlicher Weise vermitteln. Denkbar sind hier u.a. Workshops, Tutorial-Videos oder die Erstellung von Schulungsmaterialien und FAQs. Gerade in den ersten Wochen sollten sich Führungspersonal und IT-Abteilung auch darauf einstellen, viele Fragen und Probleme lösen zu müssen. Auch die besten Schulungen können – besonders in der Anfangszeit – nicht verhindern, dass am digitalen Arbeitsplatz Schwierigkeiten auftauchen, die Mitarbeiter selbst nicht beheben können.

Bei all diesen Maßnahmen sollten Unternehmen darauf achten, die Mitarbeiter nicht zu überlasten. Diese sollten wirklich nur in den Bereichen und Anwendungen Schulungen erhalten, die sie später aktiv nutzen.

Daran anknüpfend ist es auch hilfreich, den Mitarbeitern nicht nur den Gebrauch der neuen Arbeitsplätze näherzubringen. Es muss auch klar kommuniziert werden, welche Ziele das Unternehmen verfolgt und welche Vorteile es darin sieht. Immerhin bedeutet die Umstellung auf hybride Arbeit auch für manchen Arbeitnehmer eine große Umstellung. Ein erfolgreiches Change-Management sorgt für Akzeptanz und eine positive Wahrnehmung der Neuerungen. Es ist dementsprechend förderlich für Motivation und Leistungsbereitschaft der Belegschaft.

Stufenweise Einführung

Es ist ratsam, nicht alle Veränderungen auf einen Schlag in der gesamten Firma einzuführen. Stattdessen sollte der Übergang in Phasen ablaufen. Auf diese Weise werden die Arbeitsabläufe nicht zu stark gestört, auch die IT-Abteilung leidet dadurch weniger unter Überlastung. In jeder Phase sollten Mitarbeiter die Gelegenheit haben, Feedback abzugeben. Nur dann können Probleme, die in der Planung nicht ausreichend berücksichtigt wurden, erkannt und behoben werden.

Diese Feedback-Kultur sollte idealerweise auch nach der Einführung der neuen Arbeitsplätze bestehen bleiben. Die Überwachung und Messung von Erfolg und Ezienz ist eine langfristige Aufgabe. Es lohnt sich, hier nicht zu viel Bequemlichkeit einziehen zu lassen. Verbesserungen und Optimierungen sind immer möglich, dazu braucht es aber stetigen Austausch und regelmäßige Bewertungen. So können die digitalen Arbeitsplätze auch langfristig eine Bereicherung für das Unternehmen werden.