Wer schon einmal in die bedauerliche Lage kam, gegenüber einem Kunden oder Geschäftspartner unwissentlich falsche Aussagen getroffen zu haben und diese korrigieren musste, weiß, wie ärgerlich es ist, wenn einem wichtige Informationen fehlen. Oft liegt es nicht einmal daran, dass niemand im Unternehmen Bescheid wusste. Stattdessen scheitert es an der Weitergabe von Wissen, sei es durch Zeitmangel oder ineffiziente Kanäle. Solch mangelhafte Kommunikation stört nicht nur die Angestellten, die in unangenehme oder frustrierende Situationen geraten. Sie bedroht langfristig auch den Erfolg des gesamten Unternehmens.
So konnte eine Studie zur Unternehmenskommunikation, die das Meinungsforschungsinstitut The Harris Poll in Zusammenarbeit mit dem KI-Softwareunternehmen Grammarly erstellte, feststellen, dass Mitarbeiter immer mehr Arbeitszeit damit verbringen, zu kommunizieren. Das geschieht zudem vermehrt schriftlich, also per Mail, Chat oder über andere Softwarelösungen. Ein Grund dafür ist die veränderte Arbeitswelt, in der viele Mitarbeiter nicht mehr gesammelt an einem Ort, sondern im Home-Office verteilt arbeiten. Das bringt neben Vorteilen auch Herausforderungen mit sich. So deutet die Studie darauf hin, dass parallel zum Anstieg an Kommunikation häufig Produktivität und Effizienz eines Unternehmens sinken.
Die Nachteile mangelhafter Kommunikation
Die Folgen dieser Entwicklungen zeigen sich ganz konkret darin, dass etwa Deadlines nicht eingehalten werden können. Zudem fehlt die Zeit, die für ineffiziente Kommunikation verschwendet wird, später an Stellen, wo sie produktiver hätte genutzt werden können. Das führt letzten Endes zu steigenden Kosten bei geringerem Ertrag.
Zudem kann die Außenwirkung von Unternehmen geschädigt werden. Die Glaubwürdigkeit und der Ruf leiden darunter, wenn Termine nicht eingehalten werden oder verschiedene Vertreter der Firma gegenüber Kunden unterschiedliche Aussagen treffen.
Auch die Mitarbeiter leiden unter den Schwierigkeiten, denn auch sie hegen gemäß den Studienergebnissen den Wunsch effizient und erfolgreich zu arbeiten. Ist dies aufgrund der Kommunikationsprobleme nicht möglich, erleben sie häufiger Stresssituationen und empfinden ihr eigenes Schaffen als weniger erfüllend. Zudem leiden die persönlichen Beziehungen zu den Kollegen, wenn die hybride Arbeitsweise nicht als produktiv wahrgenommen wird. Stattdessen verbreitet sich Frust und das Selbstvertrauen der Angestellten sinkt. Darunter leidet die Zufriedenheit, was wiederum die Bereitschaft zum Stellenwechsel erhöht. Diese Entwicklung gilt es gerade in Zeiten des Mitarbeitermangels zu vermeiden.
Wie kann das Problem gelöst werden?
Leider gibt es nicht den einen Weg, um Mängel in der Kommunikation zu beheben. Der Wunsch nach besseren Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern, ist weit verbreitet und sicherlich oft berechtigt. Doch eine zusätzliche Plattform allein schafft nicht zwingend Abhilfe, wenn bereits auf den zuvor verfügbaren Kanälen Schwierigkeiten bestanden. Wichtig ist hier der Blick auf die „weichen“ Faktoren der Kommunikation: Mangelt es im internen oder externen Austausch an Einfühlungsvermögen und einem angemessenen Tonfall, ist dies ebenso hinderlich für die effiziente Zusammenarbeit wie technische Probleme. So weisen die Ergebnisse der Studie darauf hin, dass gerade jüngere Angestellte – also Millennials und die Generation Z – eher bereit sind, hochwertige Arbeit zu leisten, wenn sie die Kommunikation als positiv empfinden. Darauf ist umso mehr zu achten, wenn Gespräche nicht von Angesicht zu Angesicht, sondern nur schriftlich und ggf. auch zeitlich versetzt stattfinden – so wie es beispielsweise in Chats der Fall ist. Hier besteht sowohl auf Seite des Senders wie auch des Empfängers die Möglichkeit, dass der Tonfall falsch gewählt bzw. gedeutet wird, was dann zu Spannungen führen kann.
Führungskräfte sollten deshalb nicht nur blindlings neue Tools einführen, sondern vor allem dort für Verbesserungen sorgen, wo die Teams schon zusammenarbeiten. Die neue Arbeitswelt erfordert von allen Beteiligten eine besondere Achtsamkeit im Umgang mit Kollegen und Kunden. Nur dann kann die Kommunikation weiterhin erfolgreich funktionieren und den Unternehmenserfolg fördern, anstatt ihn auszubremsen.
Karsten Köhler, Redakteur beim VSRW-Verlag
