Für Krisenzeiten vorsorgen: Gerüstet für den Fall der Fälle

Interview

Es ist ein Thema, das Gesellschafter und Geschäftsführer von GmbHs meist vor sich herschieben: Was passiert, wenn die Person an der Spitze des Unternehmens vorübergehend oder dauerhaft ausfällt? Probleme gibt es vor allem dann, wenn nicht vorher alles Nötige geregelt ist. Thomas Schleicher hat ein Unternehmer-Notfall-System entwickelt, das Angehörige und Unternehmen für den Fall der Fälle rüstet. Im Interview erläutert er die Notwendigkeit und die richtigen Schritte.

Warum ist die Notfall-Vorsorge für Unternehmer so wichtig?

Zum einen, weil ohne eigene Vorsorge automatisch ein staatliches Notfall-System die Entscheidungsgewalt und Kontrolle über alles übernimmt, wenn Sie als z.B. geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH ausfallen. Ich denke, dass die wenigsten Unternehmer das ernsthaft wollen. Stattdessen sollten Personen das Ruder übernehmen, denen man vertraut und die die Firma im eigenen Sinne am Laufen halten und weiterführen. Zum anderen sind seit 2021 GmbH-Geschäftsführer verpflichtet, sich mit der Implementierung eines Risikomanagement- Systems auseinanderzusetzen. Und zum Risikomanagement zählen auch die Risiken, die durch den Ausfall eines maßgeblichen Entscheiders wie des Geschäftsführers oder Gesellschafters entstehen.

Wie oft kommt es vor, dass ein Unternehmer ausfällt?

Im Bereich von Selbstständigen gibt es zu Notfällen keine eigenen Statistiken. Geht man von den allgemein üblichen Unfall-, Krankheits- und Todesfallstatistiken aus, sind es bis zu 80 Fälle am Tag, bei denen ein Unternehmer unter 60 Jahren länger als sechs Wochen ausfällt oder verstirbt. Ich selbst habe 16 Notfälle begleitet und ausgewertet.

Was passiert, wenn man keine Vorsorgemaßnahmen trifft?

Wie es ein Gesundheits-, Schul- oder Steuer-System gibt, so gibt es, wie gesagt, auch ein staatliches Notfall-System. Ein Richter bestimmt z.B., wer für und über mich entscheidet und setzt ggf. wildfremde Menschen ein, die dann im Unternehmen, bei den Finanzen oder beim Arzt das Sagen haben. Dieses „Notfall-System“ entspricht in den seltensten Fällen den eigenen Wünschen und Vorstellungen und verursacht in der Praxis viele anstrengende Hindernisse, nervige Bürokratie oder gar familiäre Dramen.

Viele glauben aber, sie hätten schon „vorgesorgt“?

Wenn acht von zehn Unternehmern – unbewusst – auf das staatliche Notfall-System setzen weil sie nichts geregelt haben, gewinnt man diesen Eindruck. Manchmal steckt der Teufel aber auch im Detail, gerade bei GmbHs. Existieren beispielsweise bereits notarielle General- und Vorsorgevollmachten, die von GmbH-Gesellschaftern für den Ernstfall abgeschlossen wurden, greifen diese in 75 Prozent der Fälle gar nicht, weil der Firmeninhaber einer Person Vollmacht erteilt hat, die ihn gemäß GmbH-Gesellschaftsvertrag gar nicht vertreten darf. Weil der Gesellschaftsvertrag über der Vollmacht steht, halten somit bevollmächtigte Ehepartner, Kinder oder andere Familienmitglieder meistens ein wertloses Stück Papier in der Hand. Und andere wiederum denken, mit einem Schwung Versicherungen und Vermögensanlagen ist bereits alles getan. Die gehören dazu, sind aber auch nur ein erster Schritt.

Woran liegt es, dass sich Vorsorge oft auf Versicherungen begrenzt?

Finanzielle Absicherung ist vielen verständlicherweise sehr wichtig, und es gibt einen gewachsenen Beratermarkt mit Milliardenumsätzen. In den anderen beiden Kernbereichen, der organisatorischen und der rechtlichen Vorsorge, gibt es diesen Beratermarkt noch nicht. Bisher wurde das gar nicht oder nur stiefmütterlich nebenbei behandelt. Hinzu kommt, dass die Beschäftigung mit dem eigenen „Fall der Fälle“ nicht für jeden ein erbaulicher Zeitvertreib ist. Auch fehlte es bislang an einer einfachen, zielführenden Herangehensweise. Alles in allem schieben viele das Thema deshalb vor sich her, anstatt es anzugehen.

Was ist Ihre Aufgabe?

Ich begleite die Unternehmer und packe mit ihnen gemeinsam einen Notfall-Koffer. Schritt für Schritt gehen wir die drei Kernbereiche organisatorische, rechtliche und finanzielle Vorsorge durch, die wichtig sind für den Fall der Fälle. Die erarbeiteten Ergebnisse packen wir in Form von Unterlagen und Informationen in den Koffer. Dafür habe ich ein ganzheitliches, auf Familien mit einem Unternehmen abgestimmtes Notfall-System entwickelt, in dem nichts dem Zufall überlassen wird.

Warum tun sich viele schwer, einen Notfall-Koffer alleine zu erstellen?

Prinzipiell kann das jeder für sich selbst erledigen. Die Grundlagen dafür biete ich in einem Video-Kurs sowie in einem Online-Workshop an, in dem die sieben wichtigsten Schritte erläutert werden. Danach ist man gerüstet, die grundlegenden Dinge sofort umzusetzen. Viele wollen bei der Umsetzung trotzdem begleitet werden, denn aufgrund meiner Erfahrung von über 500 Notfall-Koffern in den letzten zehn Jahren weiß ich genau, wo es manchmal Nadelöhre gibt und wie man da durchkommt, wie z.B. beim Notfallteam und dem Notfallplan. Zudem spart ein zentraler Ansprechpartner bei dieser Aufgabe jede Menge Zeit und Geld – im Durchschnitt 90 Prozent des sonst üblichen Zeitaufwands sowie im Durchschnitt 83 Prozent der sonst üblicherweise anfallenden Kosten. Neben der Initialzündung überhaupt anzufangen und der dauerhaften Beratung sorge ich mit meinem Team dafür, dass am Ende alles zusammenpasst und komplett ist – denn erst dann sehen wir unsere Aufgabe als erledigt an.

Wie sieht das Ergebnis aus?

In nahezu allen Fällen ist das in der Tat ein stabiler Notfall-Koffer aus Aluminium, in dem alle wichtigen Dokumente und Unterlagen hinterlegt sind. Parallel dazu bieten wir ein Portal mit einem verschlüsselten elektronischen Tresor als digitalen Koffer“, an den nur berechtigte Personen rankommen.

Wie lange dauert die Erstellung eines Notfall-Koffers?

Den schnellsten Koffer haben wir in fünf Tagen gepackt, am Längsten arbeiten wir heute noch. Der Mandant bestimmt das Tempo. Unser eigener Anspruch ist, in einem Zeitraum von zwölf Wochen alles fertig zu haben, was wir bisher immer geschafft haben, wenn der Mandant mitzieht und es keine Sonderfälle gibt. Am Ende zählt aber immer das Ergebnis: Alles muss passen. Manchmal braucht gut Ding auch Weile.

Fünf konkrete Tipps für Unternehmer:

Was muss für einen Unternehmer mindestens in den Notfall-Koffer oder -Ordner?

1. Eine kurze Universalvollmacht für wichtige Vertrauenspersonen
2. Finanziellen Spielraum für Vertrauenspersonen schaffen (Notgroschen, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall)
3. Basistestament für Nicht-Alleinstehende, um Erbengemeinschaften zu verhindern (vor allem bei Vermögensgegenständen)

Muss ich für Vollmacht, Testament und Patientenverfügung zum Notar?

Klares Nein. Die Nutzung von anwaltlich erstellten Rechtsverfügungen ermöglicht eine leichtere Aktualisierung. Eine Änderung der Adresse, Anpassung der Formulierung oder Personenänderung erfordert keinen erneuten Notartermin. Um höchste Qualität und maximale Akzeptanz zu gewährleisten, können Vollmachten zusätzlich öffentlich beglaubigt werden. Das kostet in Deutschland einheitlich zehn Euro und dauert zehn Minuten.

Was kann ich generell tun, um es meinem Bevollmächtigten leichter zu machen?

Unternehmer sollten die Last auf mehrere Schultern verteilen, z.B. durch ein kleines Notfallteam mit bis zu sechs Rollen. So stehen Angehörige wie der Ehepartner oder die Kinder nicht alleine da, sondern haben Unterstützung von Menschen, die bereit sind, in einem Notfall zu helfen, soweit es möglich ist.

Wie kann man einfach und schnell wichtige Informationen und benötigte Unterlagen zur Verfügung stellen?

Ich halte wenig davon, Anfangsmotivation zu vergeuden, indem man dicke Notfallhandbücher, lange Checklisten oder Notfallportale mit unzähligen Informationen und Kopien von Unterlagen füllt. In der heutigen Datenüberflutung ist dies meist nicht mehr nötig, da vieles schnell veraltet. Stattdessen empfehle ich Folgendes:

1. Richten Sie auf Ihrem Smartphone einen Nachlasskontakt ein. So haben ausgewählte Personen Zugriff auf Ihr Handy, das oft ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt im Leben ist.
2. Überlegen Sie bei einem Notfall, wer außer Ihnen noch über bestimmte Informationen Bescheid weiß. Nutzen Sie das Wissen Ihrer Kontakte und sparen Sie Zeit. Geben Sie Ihren Bevollmächtigten eine Liste dieser Personen mit Kontaktdaten und Hinweisen zu deren Wissen.
3. Sammeln Sie selbst die Informationen und Unterlagen, über die nur Sie Bescheid wissen. Meist sind dies weniger als 10 Prozent von allem, was relevant sein kann.

Wo sollte man Unterlagen und Informationen hinterlegen, damit diese im Ernstfall auffindbar sind?

Originale wie Vollmacht, Patientenverfügung, Testament, etc. sollten professionell aufbewahrt werden, während gedruckte Abschriften im eigenen Notfall-Koffer liegen. Dies kostet nur wenige Euro pro Jahr, bringt jedoch viele Vorteile mit sich. So können z.B. Originale nicht versehentlich aus der Hand gegeben werden. Bevollmächtigte haben so außerdem immer eine Anlaufstelle für Hilfe.

Zudem sollten auch digitale Abschriften erstellt und sicher in einem verschlüsselten Datenspeicher auf einem deutschen Server hinterlegt werden. Dadurch sind alle Informationen, einschließlich der Liste der Wissensträger, jederzeit abrufbar, auch wenn die physischen Kopien verloren gehen.