Im Inland ansässige Unternehmer müssen ab 2025 ihre Umsätze, die sie an andere inländische Unternehmer ausführen, mithilfe von E-Rechnungen abrechnen. Der Zwang zur E-Rechnung gilt zunächst nur im B2B-Bereich. Aber nicht jede Rechnung die online versandt wird, erfüllt die Voraussetzungen, die E-Rechnungen erfüllen müssen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die E-Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen. Die Übersendung z.B. einer PDF-Rechnung per E- Mail wird künftig nicht mehr ausreichen. Bevor das Rechnungssystem umgestellt wird, wird jeder Unternehmer klären müssen, wie eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format auszusehen hat und mit welchem EDV-Programm die Anwendung möglich ist.
Laut einer Mitteilung des BMF erfüllen sowohl eine Rechnung nach dem XStandard als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich die Anforderungen, die an eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format gestellt werden (vorausgesetzt, die im Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes enthaltene Formulierung bleibt insoweit unverändert).
XRechnung: Diese beinhaltet einen Standard für E-Rechnungen, die z.B. an Bundesbehörden, Landesbehörden und Kommunen, aber auch Universitäten oder die Deutsche Bahn gestellt werden. Die XRechnung wurde vom deutschen Gesetzgeber basierend auf einer europäischen Norm beschlossen und eingeführt. Die Rechnungsinformationen werden in einen XML-Datensatz gewandelt und als eine XML-Datei gespeichert, die dann an den Rechnungsempfänger gesendet und elektronisch gelesen werden kann.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format von E-Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Am 24.3.2020 wurde die Version 2.1 der Spezifikation veröffentlicht.
Daneben können auch weitere Rechnungsformate die Anforderungen erfüllen. Aufgrund der Tatsache, dass die E-Rechnung zunächst nur für inländische Umsätze obligatorisch sein wird, stellt das BMF auf die gebräuchlichsten inländischen Formate ab. Ab der Einführung der obligatorischen E-Rechnung (voraussichtlich zum 1.1.2025) wird bei einem hybriden Format der strukturierte Teil der führende sein.
Es wird eindeutig geregelt, in welchen Fällen eine E-Rechnung obligatorisch zu verwenden ist und in welchen Fällen die Verwendung einer sonstigen Rechnung möglich bleibt. Es sind die Regelungen zur Echtheit der Herkunft, zur Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit einer Rechnung zu beachten. Zur Vermeidung von unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei der Durchführung von Geschäften des täglichen Lebens wird geregelt, dass für bestimmte Umsätze, z.B. für Fahrausweise, auch nach dem Wegfall des Vorrangs der Papierrechnung weiterhin alle Arten von Rechnungen verwendet werden können.
