Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Neuerung ab 2023

Seit 1.1.2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Unverändert bleibt die Pflicht des Mitarbeitenden, sich unverzüglich bei seinem Arbeitgeber zu melden, wenn er wegen einer Erkrankung nicht arbeiten kann. Spätestens am vierten Tag muss er einen Arzt aufsuchen.

Der Ablauf der Krankschreibung ändert sich für gesetzlich Krankenversicherte. Der Prozess der Ausstellung und Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird digitalisiert. Der Mitarbeiter erhält von seinem Arzt weiterhin eine Bescheinigung. Das ist aber nicht der „gelbe Schein“. Er hat damit einen schriftlichen Beweis. Diesen Beweis muss er aber nicht mehr seinem Arbeitgeber vorlegen. Vielmehr ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Daten der Krankschreibung elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen. Bei diesem Abruf erhält der Arbeitgeber alle Informationen, die vormals auf dem „gelben Schein“ ausgewiesen waren, insbesondere zur Dauer der Erkrankung, ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist und ob es sich möglicherweise um die Folgen eines Arbeitsunfalls handelt.

Arbeitgeber sind verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzuhalten. Das kann, ebenso wie die Entgeltabrechnung, natürlich auch über einen externen Dienstleister, z.B. den Steuerberater, abgewickelt werden. Notwendig ist das Vorhandensein einer entsprechenden Schnittstelle im eingesetzten Entgeltabrechnungsprogramm. Gängige Abrechnungssoftware dürfte diese technischen Voraussetzungen im Regelfall erfüllen. Der elektronische Abruf ist nur mit entsprechender Berechtigung zulässig. Es muss sich um einen Arbeitnehmer des Unternehmens handeln und dieser muss bereits eine Arbeitsunfähigkeit mitgeteilt haben. Es ist nicht zulässig, Daten zur Arbeitsunfähigkeit ohne konkrete Krankmeldung abzufragen.

Auch für Minijobber gilt die elektronische Krankschreibung. Problem ist, dass der Arbeitgeber in der Regel nicht die zuständige Krankenkasse des Mitarbeiters kennt. Er muss sie also spätestens bei der Krankmeldung erfragen, um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen zu können. Es ist also zweckmäßig, die Krankenkasse von Minijobbern schon bei der Einstellung abzufragen und diese Information zu den Abrechnungsunterlagen zu nehmen.

Die Neuregelungen gelten nicht

  • für privat krankenversicherte Arbeitnehmer,
  • für Minijobber in Privathaushalten,
  • bei Bescheinigungen von Ärzten, die nicht der vertragsärztlichen Versorgung angehören (z.B. Privatärzte, Ärzte im Ausland),
  • bei einer Erkrankung des mitversicherten Kindes; diese Arbeitnehmer müssen weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorlegen.
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