Das BMF-Schreiben vom 3.3.2022 (vgl. schon Nr. 5) äußert sich u.a. auch zu den Anforderungen eines Nutzungsverbots oder Nutzungsverzichts für Privatfahrten.
Darf der Geschäftsführer den ihm überlassenen Dienstwagen nicht für private Zwecke nutzen, kommt der Ansatz eines lohnsteuerpflichtigen pauschalen Nutzungswerts sowohl nach der 1 Prozent-Regel als auch nach der 0,03 Prozent-Regel nicht in Betracht. Das Nutzungsverbot ist anhand des Anstellungsvertrags, der Pkw-Nutzungsvereinbarung oder eines protokollierten Gesellschafterbeschlusses nachzuweisen. Die betreffende Unterlage ist zum Lohnkonto aufzubewahren (Rz. 19 des BMF-Schreibens).
Wird das Nutzungsverbot nicht überwacht, rechtfertigt dies nicht die Annahme, der Pkw werde gleichwohl privat genutzt. Allein die Möglichkeit, gegen den Willen des Arbeitgebers ein Fahrzeug privat zu nutzen, führt also nicht zu einem geldwerten Vorteil. Wird allerdings ein Verstoß gegen das Nutzungsverbot festgestellt, legt dies den Schluss nahe, dass das Nutzungsverbot nicht ernsthaft vereinbart wurde. In diesem Fall wäre der Ansatz eines Nutzungswerts nach der 1 Prozent-Regelung und ggf. der 0,03 Prozent-Regel gerechtfertigt. Dem Nutzungsverbot des Arbeitgebers stellt das BMF einen für die Zukunft erklärten schriftlichen Verzicht des Geschäftsführers auf die Nutzung des Dienstwagens für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gleich. Auch dieser Verzicht ist zum Lohnkonto aufzubewahren (Rz. 20).
Ein solcher Nutzungsverzicht ist immer dann sinnvoll, wenn der Geschäftsführer oder seine Ehefrau privat einen Pkw besitzt, der dem Dienstwagen in etwa gleichwertig ist und mit dem alle Fahrten im Privatbereich zurückgelegt werden können. Der Nutzungsverzicht kann auch – muss aber nicht – die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb einbeziehen.
Für den Fall einer vertragswidrigen Nutzung des Dienstwagens durch einen Gesellschafter-Geschäftsführer im Privatbereich verweist das BMF-Schreiben vom 3.3.2022 auf das BMF-Schreiben vom 3.4.2012. Nach diesem Schreiben gilt Folgendes: Nutzt ein (beherrschender) Gesellschafter-Geschäftsführer einen betrieblichen Pkw auch privat, obwohl eine entsprechende Nutzung nicht – zumindest konkludent – vereinbart wurde oder gar untersagt ist, resultiert daraus eine verdeckte Gewinnausschüttung. Diese ist auf der Ebene der GmbH anhand der erzielbaren Vergütung, ausnahmsweise anhand der 1 Prozent-Regelung, auf der Ebene des Gesellschafter-Geschäftsführers anhand der 1 Prozent-Regelung zu bewerten.
Stellt das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung oder bei anderer Gelegenheit einen solchen (einmaligen) Verstoß fest, sollte darauf geachtet werden, dass die 1 Prozent-Regelung nur in dem betreffenden Monat zur Anwendung kommt – und nicht etwa für alle Monate; es sei denn, es wurde allmonatlich gegen das Nutzungsverbot verstoßen, was in jedem einzelnen Fall vom FA zu beweisen ist.
