Neben der korrekten lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung von Betriebsveranstaltungen bereitet auch deren umsatzsteuerliche Behandlung häufig Probleme in der Praxis. Von einer überwiegend durch das unternehmerische Interesse der GmbH veranlassten, üblichen Zuwendung ist umsatzsteuerrechtlich nur dann auszugehen, wenn der Höchstbetrag von derzeit 110 Euro je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung einschließlich Umsatzsteuer nicht überschritten wird. In diesem Fall hat die GmbH die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs aus den Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung, soweit sie aufgrund ihrer Gesamttätigkeit vorsteuerabzugsberechtigt ist.
Was wichtig ist: Im Gegensatz zum Lohnsteuerrecht handelt es sich umsatzsteuerlich nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze in Höhe von 110 Euro je Teilnehmer. Das heißt, wird der Höchstbetrag von 110 Euro je Teilnehmer überschritten, ist für die GmbH ein Vorsteuerabzug im vollen Umfang ausgeschlossen. Dies hat der BFH in einem aktuellen Urteil vom 10.5.2023 (Az. V R 16/21) erneut bestätigt.
Wie kann eine GmbH nun dafür sorgen, dass der Freibetrag bzw. die Freigrenze von 110 Euro nicht überschritten wird und damit die Lohnsteuerfreiheit der Zuwendungen an die Arbeitnehmer und damit zugleich der Vorsteuerabzug aus den gesamten Aufwendungen für die Veranstaltung erhalten bleiben?
Auf Nummer sicher geht der Arbeitgeber, wenn er die Kosten der Veranstaltung so plant, dass der Höchstbetrag eingehalten wird – auch unter Berücksichtigung des Prozentsatzes der Mitarbeiter, die sich in der Vergangenheit z.B. zur Weihnachtsfeier angemeldet, aber tatsächlich nicht teilgenommen haben.
Ferner könnte die Geschäftsführung mit den Arbeitnehmern vereinbaren, dass sie im Fall einer – geplanten oder nicht geplanten – Überschreitung des Höchstbetrags, z.B. wegen der Nichtteilnahme angemeldeter Arbeitnehmer, die 110 Euro übersteigenden Kosten selbst tragen.
