Digitale Unternehmenskommunikation über Bildschirme: So gelingt sie aus einem Guss

Unternehmenskommunikation findet nach außen zu Kunden und Partnern und nach innen mit Belegschaft und Besuchern statt. Digitale Technologie kann sie intelligent vereinheitlichen, sodass Unternehmen an allen Kontaktpunkten mit einer Stimme sprechen – vom Firmeneingang bis zum Messeauftritt. Eine wesentliche Rolle spielt dabei eine einheitliche Software-Plattform. Sie kann Insellösungen ersetzen und den Betrieb vereinfachen und zentralisieren.

Digitale Unternehmenskommunikation ist mehr als die monatliche Mitarbeiter-E-Mail oder eine Seite auf Social-Media-Plattformen. Denn sowohl E-Mails als auch die Firmen-App müssen immer erst geöffnet und die Messages dann einzeln runtergeladen werden. Ein geschickt angebrachter Großbildbildschirm kombiniert dagegen mehrere interessante Informationen gleichzeitig und wird auch aus dem Augenwinkel wahrgenommen. Dies lädt zum gemeinsamen Interagieren ein – besonders, wenn es sich um einen interaktiven Bildschirm handelt. Digitale Unternehmenskommunikation sollte daher auch
die bildschirmgestützte Kommunikation beinhalten. Diese kann zudem bereits am Eingang des Firmensitzes und in dessen Welcome-Bereich beginnen und sich über Bildschirme in der Kantine und digitale Schwarze Bretter auf den Stockwerken erstrecken. Auch Meeting-Funktionen für eine digitale Zusammenarbeit gehören ebenso dazu, wie die technologiegestützte Inszenierung auf Messen mit Gadgets oder die Digitalisierung des Shopfloors mit KPI Dashboards. Damit runden bespielte Displays und Bildschirme als weitere Bausteine neben Intranet und Mitarbeiter-Apps die Unternehmenskommunikation ab.

Herausforderung Insellösungen

Statt einer Gesamtlösung finden sich in Unternehmen vielfach eine Kombination verschiedener Ansätze, Technologien und Konzepte. Die Zuständigkeit tragen die Fachbereichsverantwortlichen, in der Regel sind Strukturen und Insellösungen über verschiedene Abteilungen gewachsen. Das hat zur Folge, dass die Beteiligten abteilungsübergreifend nicht wissen, was die anderen gerade tun. Das Marketing wünscht sich Tools für die Kommunikation mit den Mitarbeitern oder ein System für Digital Signage, das auf der Messe bespielt werden kann und dort für Aufmerksamkeit sorgt. Der Vertrieb wünscht sich eine Präsentationssoftware, um Inhalte der gleichen Qualität auf verschiedenen Endgeräten präsentieren zu können und die IT ist beauftragt, die Meetingräume mit Tools auszustatten, die eine Zusammenarbeit auch über Raumgrenzen hinweg ermöglichen.

Diese unterschiedlichen Unternehmensbereiche mit verschiedenen herstellergebundenen Plattformen auszustatten, kostet. Die Standards müssen mit den Herstellern abgesprochen, Support-Levels aufgesetzt und Schulungen für den Betrieb und für den Fall von Störungen durchgeführt werden. Außerdem sind die Lösungen in der Regel nicht kompatibel und müssen alle getrennt betrieben, individuell mit Content gepflegt und ausgestattet werden. Mit notwendigen Updates entstehen weitere Aufwendungen. Damit wird der Betrieb in der Breite schnell unwirtschaftlich oder unübersichtlich.

Eine Plattform für alle Anwendungsfälle

Rentabler ist es, wenn für all diese Einsatzbereiche im Unternehmen nur eine Softwarelösung notwendig ist. Eine vernetzte Lösung statt Inseln für jeden Einsatzbereich bringt Flexibilität, deckt alle Anwendungsfälle ab und kann nachhaltig ausgebaut werden. Unternehmen betreiben dann lediglich eine Plattform für alle Kommunikationsbereiche ihrer Bildschirme und Vertriebsgeräte. Daraus ergeben sich Synergieeffekte: Präsentationen, etwa für Showroom oder Eingangsbereich, können auch im Vertrieb genutzt werden. Die Präsentation aus dem Showroom kann digital in den Meeting-Raum mitgenommen und dort im Team weiterbearbeitet werden. Das Ergebnis wird gespeichert und ist für alle verfügbar. Damit ist auch die neue Art des Arbeitens, „Hybrid Work“ in örtlich verteilten Teams, Teil der Unternehmenskommunikation und des Gesamtkonzepts. Wieder greift hier die Umsetzung mit intelligenter Technologie – etwa Konferenzlösungen, die nicht nur Videotelefonie bieten, sondern die zum Beispiel mit Whiteboard-Funktionen und der Integration verschiedener Medienquellen und Endgeräte Daten zusammenführen und damit echte Kollaboration erlauben.

Die Veränderung der Arbeitswelt erfordert eine sorgfältigere und intelligentere Kommunikation: Vor Ort kommen heute weniger Menschen zusammen, gerade organisatorische Tätigkeiten und die Verwaltung wurden ins Homeoffice verlagert. Umso wichtiger ist es, stets aktuelle Informationen anzubieten und dafür zu sorgen, dass diese bei den Adressaten auch ankommen. Eine Möglichkeit stellen hier Digital und Interactive Signage dar. Ersteres sind Bildschirme oder LED-Flächen, die mit Playlisten und Timeline-basierten Informationen bespielt werden, Letzteres erlaubt durch Interaktivität die selbstbestimmte Nutzung und Informationsvermittlung. Gerade im Eingangsbereich, auf Messen oder in Ausstellungen bietet sich eine solche Form der Kommunikation an.

Informationen sind auch in der Produktion wichtig – hier bestehen sogar entsprechende Pflichten. Mit E-Mails können sie nicht erfüllt werden, da das Team in der Produktion oft keine Accounts hat. Eine Shopfloor-Portalanwendung stellt dann eine sinnvolle Lösung dar.

Um die Zielgruppe zu erreichen und von einfachen Aktualisierungs- und Verteilprozessen zu profitieren, sollten Unternehmen auch darüber nachdenken, ihre Pinnwände zu digitalisieren. Die alten sind nicht nur aufwändig in der Pflege, das Wesentliche geht außerdem im Zettelsalat unter. Zudem lässt sich weder die Information steuern noch sicherstellen, dass alle die gleichen aktuellen Mitteilungen erhalten – weder innerhalb eines Gebäudes über verschiedene Stockwerke hinweg noch standort- und abteilungsübergreifend.

Maximale Flexibilität

Ein verteiltes, intelligentes und visuelles Kommunikationssystem muss sich auf die Bedürfnisse des Unternehmens zuschneiden lassen. Sei es mit Fokus auf virtuelle Produktpräsentation und damit den Vertrieb am Point-of-Sale oder dem Infotainment von Kunden, Besuchern und Mitarbeitern als Point-of-Information. Damit rechnet sich die Investition und die Technologie lässt sich nachhaltiger nutzen. Nicht zuletzt bedeutet eine einheitliche Umgebung auch eine vereinfachte, zentrale Pflege der Inhalte über Standorte hinweg. Idealerweise lässt sie sich zentral steuern und bietet einen hohen Automatisierungsgrad. Das Frontend greift dabei auf Daten zurück, die bereits im Backend vorhanden sind – seien es Intranet, Sharepoint, Stellenanzeigen oder Kantinen- bzw. Wetterinformationen: Einfache Werkzeuge und Prozesse erlauben unkomplizierte Anpassungen an Layout, Design und den Inhalten. Damit entfallen manuelle Mehraufwände. Einsparungen im Betrieb werden erzielt und der Return on Investment kann oft schon innerhalb von einem Jahr erreicht werden. Nicht zuletzt trägt eine digitalisierte Unternehmenskommunikation auch zum Image als moderner Arbeitgeber bei. Ein positiver Eindruck, der sich auf die eigenen Produkte übertragen lässt.

Viele Firmen haben die Chancen erkannt und wünschen sich einen ganzheitlichen Ansatz, der die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen berücksichtigt und überblickt. Oft stellt sich heraus, dass die Anforderungen oder Aufgabenstellungen ähnlich sind. Moderne Technologien der Unternehmenskommunikation sollten nicht allein mit der IT-Abteilung, sondern bestenfalls in Zusammenarbeit mit einem Digitalisierungsexperten aufgesetzt werden. Dieser bündelt Content-Erzeuger, Management für Marketing und Kommunikation und IT und sorgt für klare Zielsetzungen: Präsenz, Image sowie effiziente Prozesse.

Fazit

Unternehmenskommunikation nach innen und nach außen verändert sich, analoge Angebote werden von digitalen ersetzt. Ein wichtiges Element stellt dabei die Visualisierung von Informationen vor Ort durch bildschirmbetriebene Systeme dar: Sie erreichen die Adressaten, schaffen Einheitlichkeit und sind leicht zu pflegen. Eine Gesamtlösung aus einer Hand ermöglicht einen hohen Grad der Automatisierung und erzeugt Synergien; Abteilungen und Standorte können vernetzt und effizient mit aktuellen Informationen versorgt werden. Eine solche Plattform ist damit eine effiziente Möglichkeit, Informationen in der Breite zu vermitteln.