Wie Digitalisierung die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erleichtert

(advertorial) Im folgenden Beitrag klärt PMPG Pies, Martinet & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB darüber auf, wie die Digitalisierung auch die Arbeit von Steuerberatern und deren Mandanten erleichtern kann. Pendelordner & Co. sind zwar vielfach noch gängige Praxis für die Belegeinreichung beim Steuerberater – es geht aber heute auch deutlich einfacher und effizienter für beide Seiten. Die Einrichtung einer sicheren Cloudlösung als digitales Belegarchiv ist schon ein guter Anfang.

Belege einfach verwalten

Das Scannen von Belegen für den Steuerberater ist zeitaufwendig und lässt sich in nur vier Schritten vereinfachen:

  1. Richten Sie eine rechnung@-Adresse ein und akzeptieren Sie Rechnungen nur noch als PDF-Dokument.
  2. Erstellen Sie von diesem Postfach eine automatische Weiterleitung in eine Cloud, die Sie gemeinsam mit dem Steuerberater nutzen – z.B. DATEV Unternehmen Online.
  3. Richten Sie z.B. mit Invoicefetcher einen automatischen Abruf von Rechnungen aus Online-Portalen wie Amazon ein, inklusive einer Weiterleitung in die Cloud.
  4. Installieren Sie eine Smartphone-App, mit der Sie alle restlichen Papierbelege (Tankquittungen, Parkzettel, Bewirtungsbelege usw.) einfach abfotografieren und automatisch in die Cloud hochladen können. So können Sie die Belegbereitstellung ganz einfach automatisieren. Und dank des zeitnahen Zugriffs auf die digitalen Belege kann der Steuerberater diese wöchentlich buchen und entsprechend schnell eine Auswertung inklusive Beleglink bereitstellen.
Freigabe von Rechnungen

Je nach Rechnungssumme können die zuständigen Mitarbeiter direkt auf eine in der Cloud abgelegte Rechnung zugreifen, diese sachlich und rechnerisch prüfen und bei Bedarf mit einer Notiz versehen.

Ausgangsrechnungen und Kassendaten

Eigene Rechnungen und ggf. auch Kassendaten können über eine Schnittstelle inklusive der Buchungssätze importiert werden. Die Daten werden in ein revisionssicheres Archiv überführt und die Steuerkanzlei erhält eine Nachricht für die Buchführung. So erfüllen Sie die Anforderungen an die elektronische Kassenführung und ersparen sich händische Tagesabschlüsse.

Schnellere Buchung

Durch den beschleunigten Buchungsrhythmus kann die Steuerkanzlei wöchentlich einen Zahlungsträger sowie eine Mahnliste für überfällige Debitoren in Ihrem Online-Banking-Portal bereitstellen. Sie müssen dann lediglich entscheiden, was bezahlt wird und wer eine Mahnung erhalten soll.

Stammdatenerfassung neuer Mitarbeiter

Über eine Web-Anwendung können schon während des Mitarbeitergesprächs die relevanten Stammdaten – z.B. Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer – erfasst und zur Ergänzung an den Mitarbeiter weitergeleitet werden. Nach Prüfung der Daten durch den Steuerberater erhalten alle Beteiligten ein zusammenfassendes PDF.

Zeiterfassung und Sofortmeldung

Arbeitszeiten und Dokumente wie z.B. Krankmeldungen können Anwender benfalls bequem in der Cloud erfassen. Dort hat jeder Mitarbeiter eine Personalakte, die natürlich einem strengen Zugriffsschutz unterliegt.

Private Steuererklärung

In der Cloud können auch Informationen und Dokumente für die eigene Steuererklärung aufbewahrt werden – in einem persönlichen Tresor, auf den ausschließlich der Eigentümer Zugriff hat. Bei Bedarf kann der Eigentümer aber auch anderen Zugriffsrechte erteilen.

Sicherheit

Sämtliche Vorgänge im Rahmen des digitalen Ausbaus unterliegen strengen Datenschutz- und IT-Security-Vorgaben. Die Software wird in Deutschland entwickelt und die Server werden in Deutschland gehostet.

Vorteile auf den Punkt gebracht:
  • schnelle Informationsrecherche, da Mandant und Steuerberater die gleiche Datenbasis nutzen
  • schnelle Auskunft dank schneller Verarbeitung
  • Automatisierung standardisierter bzw. sich wiederholender Tätigkeiten

Wenn auch Sie Ihre buchhalterischen und steuerlichen Angelegenheiten digitaler gestalten
möchten oder Fragen zum Thema Digitalisierung in diesem Kontext haben, können Sie sich gerne an den Digitalisierungsberater Niklas Tober und sein Team wenden.

Zum Unternehmen

Niklas Tober, Digitalisierungsberater

PMPG Steuerberatungsgesellschaft mbB
Gustav-Heinemann-Ufer 72c
50968 Köln
Tel. 0221/292136-0 Internet: www.pmpg.de
E-Mail: Niklas.Tober@pmpg.de


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