Die Saison der Weihnachtsfeiern beginnt in Kürze. Dies sollte ein Anlass für GmbH-Geschäftsführer sein, sich mit den steuerlichen Konsequenzen einer solchen Veranstaltung zu beschäftigen.
Betriebsveranstaltungen – wozu neben einer Weihnachtsfeier u.a. auch ein Betriebsausflug gehört – dienen der Förderung des Kontakts der Arbeitnehmer untereinander und der Verbesserung des Betriebsklimas. Sie liegen damit im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber die geldwerten Vorteile, die sich für die Arbeitnehmer aus einer Teilnahme an einer solchen Veranstaltung ergeben, in § 19 Abs. 1 Einkommensteuergesetz in Höhe eines
Freibetrags von 110 Euro von der Lohnsteuer freigestellt. Dementsprechend sind auf diese Vorteile auch keine Sozialabgaben zu entrichten.
Bei der Ermittlung des Freibetrags sind alle Kosten einzubeziehen, die der GmbH für die Veranstaltung berechnet werden. Maßgebend ist der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer. Es müssen alle Aufwendungen einbezogen werden, unabhängig davon,
- ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder
- ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Veranstaltung handelt, die der Arbeitgeber Dritten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung zahlen muss.
Zu den Aufwendungen, die einer Betriebsveranstaltung zuzuordnen und bei der Ermittlung des Freibetrags von 110 Euro einzubeziehen sind, gehören z.B.
- Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten;
- Fahrt- und Übernachtungskosten – soweit sie nicht vom Arbeitnehmer selbst getragen werden;
- Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z.B. für Räume, Musik, Kegelbahn, künstlerische oder artistische Darbietungen;
- Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen – wenn es sich um einen Teil der geselligen Veranstaltung handelt;
- Geschenke ohne bleibenden Wert – z.B. ein Weihnachtspäckchen bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier.
Für die Berechnung, ob der Freibetrag von 110 Euro ggf. überschritten ist, sind die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung durch die tatsächlichen Teilnehmer (eigene und konzernverbundene Arbeitnehmer, Begleitpersonen und externe Teilnehmer) zu teilen. Die Kostenanteile der Betriebsfeier, die auf die Begleitpersonen (z.B. Ehegatten oder Kinder des Arbeitnehmers) entfallen, sind dem Mitarbeiter der GmbH zuzurechnen.
Sollten die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Kosten den Freibetrag von 110 Euro übersteigen, stellt der übersteigende Betrag Lohn dar. Da eine GmbH in der Regel ihren Arbeitnehmern nicht zumuten wird, die Lohnsteuer auf diesen Betrag zu zahlen, kann sie die Lohnsteuer mit 25 Prozent pauschalieren und selbst übernehmen (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 Einkommensteuergesetz). Sozialabgaben fallen in diesem Fall nicht an, wenn die GmbH die Pauschalbesteuerung zeitnah durchführt.
