Im Interview spricht Toni Rühl von der Sparkasse KölnBonn über die Chancen und Möglichkeiten, Zahlungsströme im Unternehmen optimal zu digitalisieren.
Herr Rühl, “Digitales Zahlungsmanagement” klingt nach einem Thema für richtig große Unternehmen. Ist das so?
Toni Rühl: Nein – im Gegenteil: Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren besonders, weil dort Zeit und Ressourcen oft knapp sind. Sobald regelmäßig Rechnungen gestellt, Zahlungen freigegeben oder Liquidität geplant werden muss, lohnt sich eine digitale Lösung. Häufig reichen schon wenige Prozessverbesserungen, um die Arbeit deutlich effizienter zu machen.
Wichtig ist, dass man das Thema ganzheitlich angeht. Zahlungsvorgänge am Point-of-sale oder online sind ja vielfach schon digital. Im Unternehmen sieht es aber oft nach “guter alter analoger Welt” aus.
Warum ist das so?
Rühl: Weil Zahlungsprozesse in der Praxis häufig über Jahre “mitlaufen”, ohne dass sie strategisch weiterentwickelt werden. Viele Unternehmen arbeiten noch mit manuellen Routinen: Rechnungen werden per Mail oder auf Papier bearbeitet, Freigaben dauern, Zahlungsabläufe sind nicht standardisiert.
Das führt zu Reibungsverlusten – und vor allem zu fehlender Transparenz über Liquidität, offene Posten und Zahlungsfristen. Aus Sicht der Unternehmenssteuerung ist das ein klarer Hebel, den man optimieren kann.
Und wie sieht der Optimalfall aus?
Rühl: Optimalerweise sind alle Zahlungsprozesse durchgängig strukturiert und weitgehend automatisiert – von der Rechnung über die Freigabe bis zur Zahlung und Auswertung. Ein zentraler Dreh- und Angelpunkt ist hierbei das Firmenkonto.
Modernes Banking kann den manuellen Aufwand und damit auch die Fehlerquote deutlich senken. Dabei sollte man darauf achten, dass gängige Steuer- und Buchhaltungssoftware wie Lexware, SevDesk oder DATEV problemlos angebunden werden können.
Denn nur mit einer sauberen Datenschnittstelle sind eine automatisierte Buchhaltung und ein schneller Datenaustausch mit dem Steuerberatenden möglich. Aber es geht nicht nur um technische Lösungen.
Wichtig ist die Kombination aus klar geregelten Prozessen, eindeutigen Verantwortlichkeiten und einer sauberen Systemintegration.
Ein wichtiger Baustein dabei sind digitale Freigabeprozesse. Hier sind wir beim Thema “Wer darf was?”: Viele Unternehmen fragen sich: “Wird das durch digitale Prozesse nicht unsicherer?” Im Gegenteil – bei sauberer Umsetzung steigt die Sicherheit. Entscheidend sind klare Rollenmodelle und das Vier-Augen-Prinzip.
Digitale Prozesse ermöglichen eine konsequente Trennung von Erfassung, Freigabe und Zahlung. Außerdem werden Zahlungsvorgänge lückenlos protokolliert.
Das minimiert Risiken wie Fehlüberweisungen, Missbrauch oder unklare Zuständigkeiten – und verbessert gleichzeitig die interne Compliance. Ein wichtiges Thema ist dabei die Nutzer- und Rechteverwaltung.
Gerade im Mittelstand wollen Unternehmen klar regeln, wer Zahlungen erfassen darf, wer sie freigibt und wer nur Einblick hat. Im Online-Banking Business der Sparkasse KölnBonn können Rollen und Berechtigungen klar definiert werden, Freigaben mobil erfolgen, und jede Entscheidung wird nachvollziehbar dokumentiert.
Die individuelle Rechteverwaltung erfolgt nach dem Vier-Augen-Prinzip. Das sorgt für Sicherheit und saubere Prozesse – auch unabhängig von Öffnungszeiten. Insgesamt steigert das die Transparenz und die Geschwindigkeit der Zahlungsprozesse. Ich fasse das gern mit dem Wort “Echtzeit-Transparenz” zusammen.
Warum ist denn diese “Echtzeit-Transparenz” so entscheidend?
Rühl: Weil Liquidität ein Steuerungsinstrument ist. Unternehmen brauchen jederzeit einen verlässlichen Überblick darüber, welche Zahlungen anstehen, welche Forderungen offen sind und wie sich der Cashflow entwickelt. Digitale Tools im Online-Banking schaffen diese Transparenz und ermöglichen es, frühzeitig zu reagieren, wenn sich Engpässe abzeichnen.
Mit unserem Online-Banking Business können heute schon viele Produkt- und Serviceprozesse unabhängig von Öffnungszeiten
genutzt werden. Gerade im Mittelstand ist das ein echter Vorteil, weil Entscheidungen oft kurzfristig getroffen werden müssen.
Vielen Dank für das Gespräch!
Toni Rühl von der Sparkasse KölnBonn
