Wann führt die Verpflegung durch den Arbeitgeber zu steuerpflichtigem Lohn, wann ist sie steuerfrei? Welche Besonderheiten gelten bei Auswärtstätigkeiten? Wann kann ein Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale steuerlich geltend machen? Diesen Fragen widmet sich der folgende Beitrag.
Bei der Frage, wie unentgeltliche Mahlzeiten, die eine GmbH ihren Arbeitnehmern anbietet, aus steuerlicher Sicht zu behandeln sind, ist zunächst danach zu unterscheiden, ob die GmbH die Mahlzeiten
- anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (also nicht während einer auswärtigen Tätigkeit),
- im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, die nicht während einer auswärtigen Tätigkeit erfolgt oder
- während einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise) zur Verfügung stellt.
Wann kein Arbeitslohn zu versteuern ist
Stellt eine GmbH (oder auf deren Veranlassung ein fremder Dritter) ihrem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung nicht als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer für diesen Tag eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Erhält der Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit, muss er außerdem seine Verpflegungspauschale kürzen (für ein Frühstück um 20 Prozent und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils um 40 Prozent einer vollen Verpflegungspauschale).
Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ohne Auswärtstätigkeit
Vorteile des Arbeitnehmers aus der Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung gehören nicht zum Arbeitslohn. Stellt eine GmbH ihren Arbeitnehmern Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich zur Verfügung, handelt es sich um Aufmerksamkeiten, die ebenfalls nicht als Arbeitslohn erfasst werden.
Eine unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ist als Aufmerksamkeit einzustufen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes – z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung – im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs kostenlose Mahlzeiten überlässt.
Es handelt sich nur dann um Aufmerksamkeiten, wenn der Wert pro Person und Mahlzeit einschließlich Getränken nicht mehr als 60 Euro brutto beträgt.
Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung bei Geschäftsreisen
Wie Geschäftsreisen abgerechnet werden, wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer
- kostenlose Mahlzeiten erhält,
- einen Eigenanteil übernehmen muss, z.B. in Höhe des Sachbezugswerts oder eines festen Betrags, oder
- die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet erhält.
Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (Wert 2024: 2,17 Euro pro Frühstück und 4,13 Euro pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt.
Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte. Bei der 60-Euro-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit einschließlich Getränken und Umsatzsteuer an. Ob es sich um eine übliche Beköstigung handelt, muss nach dem „Gesamtbild der Verhältnisse“ beurteilt werden. Jedes Essen (Frühstück, Mittag- und Abendessen) ist für sich zu betrachten. Ein höherer Wert als 60 Euro pro Mahlzeit dürfte jedoch nur in Ausnahmefällen anzunehmen sein.
Diese Grundsätze gelten auch, wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit auf Veranlassung seines Arbeitgebers von einem Dritten erhält, d.h. wenn der Arbeitgeber den Tag und Ort der „Mahlzeitengestellung“ bestimmt. Davon ist immer dann auszugehen, wenn
- der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Verpflegungskosten aus dienst- und arbeitsrechtlichen Gründen erstattet, und
- die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.
Konsequenz: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine übliche Mahlzeit, ist dafür kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer einen Verpflegungspauschbetrag als Werbungskosten geltend machen könnte. Das gilt auch dann, wenn ein Verpflegungspauschbetrag wegen der Gestellung von Mahlzeiten gekürzt wird und sich deshalb nicht auswirkt.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer unternimmt für seine GmbH eine mehrtägige Geschäftsreise. Die GmbH zahlt die Übernachtungskosten einschließlich Frühstück. Für den Abreisetag steht dem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von 14 Euro zu. Da die GmbH an diesem Tag neben dem Frühstück auch das Mittagessen übernommen hat, ist die Verpflegungspauschale auf 0 Euro zu kürzen, weil für das Frühstück 20 Prozent = 5,60 Euro und für das Mittagessen 11,20 Euro angerechnet werden.
Die von der GmbH übernommenen Verpflegungskosten sind nicht als Arbeitslohn zu versteuern, weil die Verpflegungspauschale sich beim Arbeitnehmer nur wegen der Gestellung von Mahlzeiten nicht auswirkt.
Wann Verpflegungspauschalen als Werbungskosten absetzbar sind
Der Arbeitnehmer kann Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen, wenn
- er mehr als acht Stunden auswärts tätig ist,
- eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vorliegt oder
- er nicht länger als drei Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig wird.
Liegt keine dieser Situationen vor und stellt der Arbeitgeber in solchen Fällen seinem Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, muss er dafür einen geldwerten Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts als Arbeitslohn versteuern.
Wenn keine übliche Beköstigung vorliegt, weil der Preis für das Essen 60 Euro übersteigt, muss der tatsächliche Preis, den die GmbH für das Essen bezahlt hat, als Arbeitslohn versteuert werden. Das gilt auch dann, wenn der Preis für das Essen nicht offen ausgewiesen ist, aber aufgrund der Gesamtumstände von einem höheren Betrag ausgegangen werden kann.
Beispiel:
Der Geschäftsführer nimmt im Auftrag „seiner“ GmbH an einer Podiumsdiskussion mit anschließender Abendveranstaltung teil. Er ist mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und von seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Die GmbH hat die Kosten unmittelbar übernommen. In der Rechnung, die sie vom Veranstalter erhält, ist das Galadinner mit 86 Euro ausgewiesen.
Ergebnis: Der Grenzwert von 60 Euro für eine übliche Mahlzeit ist überschritten. Die GmbH muss 86 Euro als steuerpflichtigen Arbeitslohn ansetzen. Der Geschäftsführer kann als Werbungskosten eine Verpflegungspauschale von 14 Euro geltend machen.
Der Ansatz mit dem amtlichen Sachbezugswert setzt voraus, dass
- es sich um eine übliche Mahlzeit handelt und
- der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale beanspruchen kann.
Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, wenn er an einem Tag ohne Übernachtung nicht mehr als acht Stunden oder an derselben Einsatzstelle mehr als drei Monate auswärts tätig war.
Beispiel:
Ein Geschäftsführer nimmt im Jahr 2024 auf Veranlassung „seiner“ GmbH an einem zweitägigen Seminar mit Übernachtung teil. Die Hotelrechnung ist auf den Namen der Gesellschaft ausgestellt. Die GmbH erstattet die Übernachtungskosten. In diesem Betrag ist das Frühstück mit 18 Euro enthalten. Da die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und der Arbeitgeber später den gesamten Rechnungsbetrag erstattet, handelt es sich bei dem Kostenanteil von 18 Euro für das Frühstück nicht um ein Entgelt des Arbeitnehmers. Da es sich um eine übliche Mahlzeit handelt, ist die Erstattung des Arbeitgebers von 18 Euro für das Frühstück nicht als Arbeitslohn zu erfassen.
