Erhalten Arbeitnehmer eine Urlaubsabgeltung, beziehen sie Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, die lohnsteuerpflichtig sind. Das gilt nicht nur für Fremdgeschäftsführer, sondern grundsätzlich auch für Gesellschafter-Geschäftsführer. Bei letztgenanntem Personenkreis ist allerdings zu prüfen, ob die Urlaubsabgeltung nicht eine verdeckte Gewinnausschüttung darstellt und damit der Betriebsausgabenabzug bei der GmbH ausgeschlossen ist.
Nach der Rechtsprechung des BFH setzt eine als Betriebsausgabe absetzbare Urlaubsabgeltung voraus, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer einen in seinem Dienstvertrag eindeutig geregelten Urlaubsanspruch hat; die Möglichkeit der Urlaubsabgeltung muss im Dienstvertrag nicht vereinbart sein (BFH, Urteil vom 10. Januar 1973). Kann der Urlaub aus betrieblichen Gründen nicht genommen werden, wandelt sich der Urlaubsanspruch automatisch in einen Zahlungsanspruch (BFH, Urteil vom 28. Januar 2004).
Der BFH billigt dem Geschäftsführer einen Ermessensspielraum zu bei der Einschätzung, ob ein betrieblicher Grund vorliegt, der die Inanspruchnahme des Urlaubs verhindert (BFH, Urteil vom 28. Januar 2004). Das kann z.B. ein erhöhter Arbeitsanfall sein, der auch anhand erhöhter Umsatzzahlen belegt werden kann. Mögliche Verhinderungsgründe für einen Urlaub müssen im Anstellungsvertrag nicht aufgeführt werden.
GmbH-(Gesellschafter-)Geschäftsführer können häufig aus betrieblichen Gründen ihren Urlaub nicht oder nur teilweise nehmen. Sind der Urlaubsanspruch und eine eventuelle Abgeltung des Anspruchs im Dienstvertrag geregelt, kann die gezahlte Abgeltung als Betriebsausgabe abgezogen werden. Von der Auszahlung an den Geschäftsführer ist die Lohnsteuer einzubehalten.
Arbeitnehmer müssen ihren Urlaubsabgeltungsanspruch innerhalb der im Arbeitsvertrag vereinbarten Ausschlussfrist geltend machen. Im Übrigen unterfällt der Geldanspruch der dreijährigen Verjährung. Für GmbH-Geschäftsführer gelten Ausschlussfristen nicht, weil derartige Regelungen nach der Rechtsprechung eine Besonderheit des Arbeitsrechts sind. Der Anspruch eines GmbH-Geschäftsführers auf Urlaubsabgeltung kann also nur verjähren.
