(advertorial) Die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und die Motivation im Büro hängen nicht unerheblich von einer guten Organisation des Büros ab. Ist im Büro Chaos und die Mitarbeiter wissen nicht, was oder wen sie wo finden, sinkt schnell die Leistungsbereitschaft. Dabei ist es mit ein paar Tipps gar nicht schwer, das Büro gut zu organisieren.
Das Büro organisieren – was gehört dazu?
Zur Organisation eines Büros gehören verschiedene Punkte, die alle bedacht werden sollten. Es geht dabei zum einen um die große Organisation, aber auch die kleinen Dinge, die den Arbeitsalltag erleichtern, wie beispielsweise Kugelschreiber, die immer am richtigen Ort liegen.
1. Die Mitarbeiter sollten wissen, wo ihre Ansprechpartner sitzen
Nichts ist nerviger als als Neuling durch das Gebäude zu irren und nicht den richtigen Ansprechpartner zu finden. Die Einarbeitung in einen neuen Job gestaltet sich so denkbar schwierig und nicht selten geben neue Mitarbeiter bei schlechter Büroorganisation irgendwann genervt auf. Daher sollten die Büros in jedem Fall von außen gut beschriftet sein, dafür eignen sich Türschilder für das Büro.
2. Papiere und Materialien immer sortiert halten
Ein zweiter wichtiger Punkt ist die Sortierung von Papieren und Materialien. Suchen verschwendet viel Zeit, dabei spielt es kaum eine Rolle, ob die Mitarbeiter nach einer wichtigen Unterlage oder nach einem Stift suchen. Beides ist nervig und kostet nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Motivation und damit Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft.
3. Dokumentenmanagement auf dem PC
Bei Dokumenten, auf die mehrere Mitarbeiter Zugriff haben, sollte stets ein gut durchdachtes Sortiersystem dahinterstehen, damit jeder sofort alles findet. Verschlungene Dateipfade, unklare Bezeichnungen – all das sollte in einem Büro nicht passieren.
4. Softwarelösungen
Ein papierloses Büro lässt sich sehr viel einfacher organisieren als ein Büro, dass noch altmodisch mit Papierstapeln und Akten hantiert. Alles digital Gespeicherte lässt sich schneller abrufen und leichter sortieren, als aufgeschriebenes. Es lohnt sich daher, nach intelligenten Softwarelösungen für das eigene Büro zu suchen.
5. Gut funktionierende Kommunikation
Eine gut funktionierende Kommunikation ist das A und O eines Unternehmens. Dabei kommt es stark auf die Unternehmensstruktur an, welches der beste Kommunikationsweg ist. Wichtig ist nur: Er sollte kurz und einfach sein. Umständliches E-Mail-Schreiben an die Mitarbeiter, mit Ansprache und Grußformel am Ende kostet viel Zeit und sollte der Vergangenheit angehören.
6. Übersichtliche Terminkoordination
Die Termine sollten für alle einsehbar sein, die sie betreffen und am besten ebenfalls digital organisiert werden, damit nichts verpasst wird, weil irgendwer nicht auf das entsprechende Board geschaut hat. Am besten werden die Mitarbeiter bei jeder terminlichen Änderung automatisch benachrichtigt, so dass das Management entlastet wird und die Mitarbeiter immer gut informiert sind.
