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Steuersparmodell für GmbH-Geschäftsführer: Die Vermietung des häuslichen Arbeitszimmers an die eigene GmbH

Steuersparmodell für GmbH-Geschäftsführer: Die Vermietung des häuslichen Arbeitszimmers an die eigene GmbH

Die steuerliche Absetzbarkeit eines häuslichen Arbeitszimmers hat der Gesetzgeber erheblich eingeschränkt und für Arbeitnehmer praktisch ausgeschlossen. Andererseits nimmt die Zahl der Homeoffice-Arbeitsplätze zu, und insbesondere GmbH-Geschäftsführer sehen sich immer häufiger mit der Notwendigkeit konfrontiert, betriebliche Arbeiten von zu Hause zu erledigen. Dabei liegt der Wunsch nahe, die damit verbundenen Aufwendungen für ein Heimbüro auch steuerlich absetzen zu können, z.B. im Wege einer Vermietung an die eigene GmbH.

Die Finanzverwaltung hat in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18.4.2019 die Voraussetzungen aufgeführt, unter denen dieses Mietmodell steuerlich anzuerkennen ist.

Vom häuslichen Arbeitszimmer zur Homeoffice-Vermietung an den Arbeitgeber
Nach geltendem Recht sind die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers – wenn überhaupt – nur noch sehr eingeschränkt als Werbungskosten steuerlich abzugsfähig (vgl. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Einkommensteuergesetz (EStG)):

– Als Regelfall gilt das Abzugsverbot.
– Steht für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, dürfen die Aufwendungen bis maximal 1.250 € jährlich abgezogen werden.
– Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, sind die Aufwendungen unbeschränkt abzugsfähig.

Gemäß § 9 Abs. 5 EStG gelten diese Grundsätze auch für das häusliche Arbeitszimmer von Arbeitnehmern und damit auch für alle Geschäftsführer einer GmbH. Da sie in der Regel einen Arbeitsplatz in der Firma haben, gilt für sie das generelle Abzugsverbot aller Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer.

Kein Wunder, dass davon betroffene Arbeitnehmer bemüht waren, einen neuen Weg zur steuerlichen Abzugsfähigkeit ihrer Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer zu suchen. Sie fanden ihn in der Vermietung des Heimarbeitsraums an ihren Arbeitgeber gegen Entgelt. Damit machten sie das Arbeitszimmer zu einer neuen Einkunftsquelle und wichen den steuerlichen Beschränkungen für häusliche Arbeitszimmer aus.

Rechtsprechung und Finanzverwaltung tolerierten das Mietmodell zunächst wohlwollend (Bundesfinanzhof, Urteil vom 16.9.2004, Az. VI R 25/02 und Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 13.12.2005).

Doch als das Mietmodell immer mehr Anhänger fand, sah sich die Finanzverwaltung veranlasst, die Hürden für die Anerkennung des Mietmodells höher zu legen. Das geschah mit BMF-Schreiben vom 18.4.2019 (Az. IV C 1-5 2211/16/10003:05), das nachfolgend kritisch gewürdigt wird.

Das BMF-Schreiben vom 18.4.2019 – Wann Mieteinnahmen Arbeitslohn sind
Dient das Arbeitszimmer oder die als Homeoffice genutzte Wohnung in erster Linie dem Interesse des Arbeitnehmers, ist davon auszugehen, dass die Leistungen des Arbeitgebers an ihn eine Gegenleistung für das Zurverfügungstellen seiner Arbeitskraft sind. Die Einnahmen sind dann als Arbeitslohn zu beurteilen. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung liegen nicht vor
(§ 21 Absatz 3 EStG).

Ein für den Arbeitslohncharakter der Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sprechendes gewichtiges Indiz liegt vor, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb des Arbeitgebers über einen weiteren Arbeitsplatz verfügt und die Nutzung des Arbeitszimmers oder der als Homeoffice genutzten Wohnung vom Arbeitgeber lediglich gestattet oder geduldet wird.

Gelingt es dem Arbeitnehmer nicht, das vorrangige Interesse des Arbeitgebers nachzuweisen, sind auf die Leistungen des Arbeitgebers nicht nur Lohnsteuer, sondern auch Sozialabgaben zu entrichten. Außerdem kann der Arbeitnehmer keine Aufwendungen für das Heimbüro steuerlich geltend machen.

Wann der Arbeitnehmer Mieteinnahmen erzielt
Die Zuordnung der Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung setzt nach dem BMF-Schreiben voraus, dass das Arbeitszimmer oder die als Homeoffice genutzte Wohnung ganz vorrangig im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers genutzt wird.

Für den Vorrang eines betrieblichen Interesses des Arbeitgebers sollen nach dem BMF-Schreiben beispielsweise folgende Anhaltspunkte sprechen:

– Für den Arbeitnehmer ist im Unternehmen kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden; die Versuche des Arbeitgebers, entsprechende Räume von fremden Dritten anzumieten, sind erfolglos
geblieben.
– Der Arbeitgeber hat für andere Arbeitnehmer des Betriebs, die über keine für ein Arbeitszimmer geeignete Wohnung verfügen, entsprechende Rechtsbeziehungen mit fremden Dritten begründet, die nicht in einem Dienstverhältnis zu ihm stehen.
– Es wurde eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung über die Bedingungen der Nutzung der überlassenen Räumlichkeiten abgeschlossen.

Wenn aber im Unternehmen kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden ist, wird der Arbeitgeber selbstverständlich zunächst seinen Arbeitnehmer fragen, ob er über ein Heimbüro verfügt. Wenn ja, warum sollte der Arbeitgeber dann noch fremde Dritten fragen, ob sie seinem Arbeitnehmer ein Homeoffice zur Verfügung stellen können.

Ein schriftlicher Mietvertrag über die Nutzung des Homeoffice sollte eine Selbstverständlichkeit sein, insbesondere wenn der Arbeitnehmer zugleich Gesellschafter der Arbeitgeber-GmbH oder eine ihm nahestehende Person ist.

Die Beweisführung für das vorrangige betriebliche Interesse sollte dem Arbeitnehmer leicht fallen mittels eines Schreibens des Arbeitgebers, in dem dieser sein großes Interesse an der Anmietung des häuslichen Arbeitszimmers und der büromäßigen Herrichtung bekundet.

Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH könnte das vorrangige Interesse des Arbeitgebers an der Anmietung des Homeoffice im eigenen Haus oder im Haus der Ehefrau auch so belegen:

1. Er sollte einen – möglichst einstimmigen – Gesellschafterbeschluss herbeiführen, in dem die Gesellschafterversammlung der GmbH die Anmietung des Homeoffice im Interesse einer jederzeitigen Erreichbarkeit des Geschäftsführers – auch nach 17:00 Uhr und für Notdienste am Wochenende – für notwendig erachtet.
2. Er könnte ggf. ferner darauf hinweisen, dass ihm im Unternehmen zu den regulären Arbeitszeiten kein Arbeitsplatz für Verwaltungs- und andere Aufgaben zur Verfügung steht. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 22.2.2017 (Az. III R 9/16) entschieden, dass ein Arbeitsplatz im Betrieb nur dann zur Verfügung steht, wenn seine Nutzung auch zumutbar ist. Ist die Nutzung nur nach 17:00 Uhr oder nur am Wochenende möglich, sei der Arbeitsplatz unzumutbar.
3. Schließlich könnte der Geschäftsführer das vorrangige betriebliche Interesse dadurch untermauern, dass auch seine Ehefrau als Arbeitnehmerin der GmbH im Homeoffice halbtags tätig ist.

Nachweis der Einkünfteerzielungsabsicht
Das BMF-Schreiben hat unter Verweis auf die BFH-Rechtsprechung eine weitere Hürde auf dem Weg zur steuersicheren Heimbüro-Vermietung errichtet: die Forderung nach der Einkünfteerzielungsabsicht des Arbeitnehmers. Diese Hürde begründet die Finanzverwaltung so: „Bei der zweckentfremdeten Vermietung von Wohnraum an den Arbeitgeber zu dessen betrieblichen Zwecken handelt es sich um Gewerbeimmobilien, für die die Einkünfteerzielungsabsicht ohne typisierende Vermutung durch objektbezogene Überschussprognose festzustellen ist.“

Bei der Vermietung von Wohnraum geht die BFH-Rechtsprechung davon aus, dass der Vermieter bei einer dauerhaften Vermietung die Absicht hat, aus der Vermietung einen Überschuss zu erzielen. Das gilt auch dann, wenn sich der Überschuss – z.B. wegen hoher Fremdfinanzierung – erst nach zwanzig oder mehr Jahren erstmalig einstellen sollte.

Diese typisierende Vermutung gilt u.a. nicht für die Vermietung einer Gewerbeimmobilie, und damit eines Heimbüros. In diesem Fall muss die Überschusserzielungsabsicht für jedes einzelne Vermietungsobjekt (objektbezogen) festgestellt werden, und zwar durch eine Überschussprognose. Diese muss für die Dauer der Nutzungsüberlassung zu einem Totalüberschuss führen, d.h. zu einem Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten. Ist dies nicht der Fall, bleiben die Einnahmen und Werbungskosten des Vermieters für steuerliche Zwecke unberücksichtigt.

Wird die Vermietung des Homeoffice eines Mehrheitsgesellschafter-Geschäftsführers an seine GmbH vereinbart, sollte es kein Problem sein, die Miete so zu vereinbaren, dass die Überschussprognose positiv ausfällt. Dabei können auch größere Instandhaltungen an der Immobilie des Vermieters anteilig berücksichtigt werden, wenn sie sich in einer entsprechend höheren Miete niederschlagen.

Steuerliche Konsequenzen einer anerkannten Homeoffice-Vermietung
Liegen die Voraussetzungen für die Zuordnung der Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung vor, sind die das Arbeitszimmer oder die als Homeoffice genutzte Wohnung betreffenden Aufwendungen nach dem BMF-Schreiben in vollem Umfang als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung zu berücksichtigen. Im Einzelnen bedeutet dies:

– Die GmbH kann sich im Mietvertrag bereit erklären, sämtliche Kosten für die Herrichtung und Unterhaltung des Homeoffice zu übernehmen. Dies gilt auch für die büromäßige Einrichtung (Möblierung der Räume).
– Übernimmt der Vermieter diese Kosten, kann er sie sich über eine entsprechend höhere Miete erstatten lassen.
– Der Vermieter kann für die vermieteten Räume zur Umsatzsteuer optieren. Dann muss er der GmbH 19% USt in Rechnung stellen, die diese als Vorsteuer abziehen kann. Der Vermieter kann
seinerseits aus Handwerkerrechnungen, die die vermieteten Räume betreffen, die Vorsteuer geltend machen und von der abzuführenden Umsatzsteuer abziehen.

 

Dr. Hagen Prühs
Chefredakteur dieser Zeitschrift

Stand: 27.11.2019 08:36