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Sozialversicherung: Betriebsprüfung bei GmbHs

Sozialversicherung: Betriebsprüfung bei GmbHs

Die Sozialversicherung ist eines der kompliziertesten Rechtsgebiete überhaupt. Betriebsprüfungen durch die Sozialversicherungsträger stellen deshalb die GmbH zwar nicht vor unlösbare, aber doch schwierige Aufgaben. Der Beitrag gibt Hinweise, wie Nachzahlungen an die Sozialkassen vermieden werden können.

Eine GmbH hat viele Aufgaben in Zusammenhang mit der Sozialversicherung ihrer Arbeitnehmer. Sie hat über die Versicherungspflicht und -freiheit ihrer Mitarbeiter zu entscheiden, die notwendigen Meldungen zu erstatten und die Gesamtsozialversicherungsbeiträge abzuführen. Zu diesem Zweck behält sie die Arbeitnehmeranteile vom Lohn ihrer Arbeitnehmer ein und überweist diese zusammen mit den Arbeitgeberanteilen sowie mit den allein von den Arbeitnehmern zu zahlenden Beiträgen zur Kranken- und ggf. Pflegeversicherung und den allein vom Arbeitgeber zu zahlenden Umlagen an die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Dies ist die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Geht es um geringfügig Beschäftigte, ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (sogenannte Minijob-Zentrale) zuständig.

Rechtsgrundlage ist hier zunächst § 28p Sozialgesetzbuch-Viertes Buch (SGB IV), der die Überschrift trägt: „Prüfung bei den Arbeitgebern“. Danach prüfen die Träger der Rentenversicherung bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem SGB ordnungsgemäß erfüllen. Es muss sich um Pflichten handeln, die in Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen.

Im Rahmen der Erhebung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags hat die GmbH

  • die Versicherungspflicht bzw. -freiheit ihrer Arbeitnehmer festzustellen,
  • die Arbeitnehmeranteile zu den Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) vom Entgelt ihrer Arbeitnehmer abzuziehen,
  • die Beiträge zu berechnen und fristgemäß abzuführen.

Wichtig: Es wird auch geprüft, ob die geringfügig Beschäftigten der GmbH tatsächlich sozialversicherungsfrei sind. Die Erfahrung zeigt, dass sich die Prüfer diesem Thema zunehmend mit besonderem Interesse widmen.

Hat einer der Arbeitnehmer eine Erklärung unterschrieben, dass er keine andere Beschäftigung ausübt bzw. nur ein Entgelt aus einer weiteren geringfügigen Beschäftigung erzielt, das zusammen mit dem von der GmbH gezahlten Entgelt die 450-€-Grenze nicht übersteigt, ist dem Betriebsprüfer diese Erklärung vorzulegen. Das Gleiche gilt,

  • wenn die geringfügig beschäftigte Teilzeitkraft sich von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung befreien ließ oder
  • wenn sie die Anwendung der Gleitzonenregelung für die Rentenversicherung ausgeschlossen hat.

Zuständig für die Durchführung der Prüfung sind – wie erwähnt – die Rentenversicherungsträger. Hier sind die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See und die Regionalträger (frühere Landesversicherungsanstalten) zu unterscheiden.

In den letzten Jahren ist es zu einer Ausweitung der Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherungsträger gekommen. Die Zuständigkeit umfasst nunmehr nicht nur die Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Außerdem werden die Entgeltfortzahlungsversicherung (auch als Ausgleichsversicherung bezeichnet) sowie die Künstlersozialversicherung erfasst.

Wann mit einer SV-Betriebsprüfung gerechnet werden muss

Nach ausdrücklicher Vorschrift in § 28p SGB IV sind Betriebsprüfungen mindestens alle vier Jahre durchzuführen. Allerdings soll die Betriebsprüfung in kürzeren Zeitabständen erfolgen, wenn ein Arbeitgeber dies verlangt.

Beispiel:

Die letzte Betriebsprüfung erfolgte im Mai 2012. In einem solchen Falle ist bis spätestens Mai 2016 mit einer weiteren Betriebsprüfung zu rechnen.

Wichtig: Die Betriebsprüfung muss nicht immer eine Belastung sein, sondern kann auch zu mehr Sicherheit bei der Entgeltabrechnung führen.

Ankündigung einer Prüfung

Eine SV-Prüfung bei einem Arbeitgeber findet grundsätzlich nur nach vorheriger Ankündigung durch den zuständigen Versicherungsträger statt. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat und muss jedoch spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann hiervon allerdings abgewichen werden.

Gegenstände der Betriebsprüfung

Vorrangig bezieht sich die Prüfung auf Sachverhalte, die mit dem Einzug des Gesamtsozialversicherungsbeitrags zusammenhängen. Ferner werden geprüft:

  • Künstlersozialabgabe

Die Prüfung umfasst die ordnungsgemäße Erfüllung der Meldepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) sowie die vollständige Entrichtung der Künstlersozialabgabe. Die Prüfung erfolgt (1) mindestens alle vier Jahre bei den Arbeitgebern mit mehr als 19 Beschäftigten und (2) bei mindestens 40% der im jeweiligen Kalenderjahr zur Prüfung anstehenden Arbeitgeber mit weniger als 20 Beschäftigten.

Die zur Abgabe Verpflichteten (Arbeitgeber) müssen bei der Prüfung auf Verlangen u.a. folgende Unterlagen vorlegen:

  • die Verträge, die über künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen abgeschlossen worden sind,
  • alle zum Rechnungswesen gehörenden Geschäftsbücher und sonstigen Unterlagen, die Eintragungen enthalten oder enthalten können über die Vertragsbeziehungen, die zur Inanspruchnahme von künstlerischen oder publizistischen Werken oder Leistungen geführt haben, sowie die dafür gezahlten Entgelte,
  • Auszüge aus den Prüfberichten der Finanzbehörden und die Prüfungsmitteilungen der Versicherungsträger.
  • Entgeltfortzahlungsversicherung

Im Rahmen der Betriebsprüfung prüfen die Rentenversicherungsträger auch die Durchführung des Gesetzes über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung (Aufwendungsausgleichsgesetz – AAG) durch die Arbeitgeber. Es geht hier darum, dass

  • Arbeitgeber ihre Aufwendungen aus Anlass von Schwangerschaft und Mutterschaft ihrer Arbeitnehmerinnen von der Krankenkassen (hier als Ausgleichskassen) in vollem Umfang ersetzt erhalten (U 2),
  • Arbeitgeber ihre Aufwendungen durch die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zum Teil ersetzt erhalten (U 1).

Im Falle der U 2 kommt es auf die Größe des Betriebs nicht an; von U 1 wird eine GmbH aber nur erfasst, wenn sie nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt.

Geprüft wird u.a. die Teilnahme an dieser Entgeltfortzahlungsversicherung, aber auch die Höhe der gezahlten Umlagen sowie das Meldewesen.

  • Insolvenzgeldumlage

Geprüft wird ferner die Entrichtung der Insolvenzgeldumlage. Durch die Umlage wird die Zahlung des Insolvenzgeldes finanziert. Nach § 165 SGB III haben Arbeitnehmer nämlich Anspruch auf Insolvenzgeld, wenn sie im Inland beschäftigt werden und im Fall der Unternehmensinsolvenz für die vorausgegangenen drei Monate der Beschäftigung noch Ansprüche auf Arbeitsentgelt haben.

  • Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung

Die Betriebsprüfung im Rahmen der gesetzlichen Unfallversicherung wird in § 166 Sozialgesetzbuch-Siebtes Buch (SGB VII) sowie in § 28p Abs. 1c SGB IV vorgeschrieben. Die Prüfung bei den Arbeitgebern wird von den Rentenversicherungsträgern im Auftrag der Unfallversicherung durchgeführt. Kleinbetriebe, bei denen der für das vorvergangene Jahr vor der Prüfung festgestellte Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung einen Betrag von 1,5% der Bezugsgröße West (in 2016 sind das 522,90 €, in 2015: 510,30 €) nicht überstiegen hat, sind dabei bis auf eine durch den Unfallversicherungsträger festzulegende Stichprobe von der Prüfung ausgenommen (§ 166 Abs. 2 SGB VII).

Maßgebender Prüfungsort

Nach dem Gesetz hat der Arbeitgeber bezüglich des Prüfungsorts ein Wahlrecht. Dieses entfällt allerdings, wenn besondere Gründe eine Prüfung in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers rechtfertigen. Beispielsweise ist dies dann der Fall, wenn der Verdacht besteht, dass der Arbeitgeber nicht alle Unterlagen vorlegt. Ein solcher Verdacht würde allerdings voraussetzen, dass bei früheren Prüfungen bereits entsprechende Anhaltspunkte festgestellt wurden.

Arbeitsplatz für den Betriebsprüfer

Der Arbeitgeber hat dem Prüfer kostenlos einen zur Durchführung der Prüfung geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Die hier maßgebende Vorschrift des § 7 Abs. 2 SGB IV ist dem Steuerrecht nachgebildet. Zu den notwendigen Hilfsmitteln gehören z.B. eine Rechenmaschine und ein PC. In der Praxis bringen die Betriebsprüfer entsprechende Geräte meist selbst mit (z.B. einen Laptop).

Der Prüfer darf Unterlagen des Arbeitgebers vervielfältigen, soweit es für die Erfüllung seiner Aufgaben notwendig ist. Er ist auch berechtigt, elektronische Unterlagen zu speichern. In beiden Fällen hat dies aber auf Kosten des Versicherungsträgers zu erfolgen.

Unterlagen für den Betriebsprüfer

Hinsichtlich der vorzulegenden Unterlagen ist zu unterscheiden zwischen Entgeltunterlagen und Unterlagen, die mit der Beitragsabrechnung im Zusammenhang stehen (z.B. Beitragsnachweise). Hier werden zunächst die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, außerdem der Beginn und das Ende der Beschäftigung erfasst. Angesprochen werden auch das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), der Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie der Abrechnungsmonat für jede Änderung. Gefordert wird ferner ein Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz. Bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen.

Anzugeben ist auch die Beschäftigungsart (z.B. Schweißer, Buchhalter usw.). Außerdem sind die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben zu machen. Dazu gehört z.B. die Angabe, dass eine Beschäftigung geringfügig ist (Entgelt überschreitet die Geringfügigkeitsgrenze von 450 € nicht oder: die Beschäftigung wird nicht länger als an drei Monaten oder 70 Arbeitstagen ausgeführt).

Vor allem sind auch das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung (z.B. Provisions-, Prämienberechnung, Jubiläumszuwendungen, Stundenzettel, Fehlzeitbelege, Zeiterfassungsprotokolle) zu nennen. Ausgenommen hiervon sind allerdings Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie keine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz besteht.

Weitere wichtige Angaben sind: die zuständige Einzugsstelle, der von der Einzugsstelle mitgeteilte Beitragsgruppenschlüssel, der vom Beschäftigten zu tragende Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag nach Beitragsgruppen getrennt, die für die Erstattung von Meldungen erforderlichen Daten, bei Entsendung ins Ausland: Art und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung. Anzugeben ist auch das im Auftrag der Agentur für Arbeit gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen. Bei Entsendung ins Ausland ist die Eigenart und die zeitliche Begrenzung der Entsendung anzugeben.

Die GmbH muss alle für den Betriebsprüfer bestimmten Aufzeichnungen so bereitstellen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über ihre formelle und sachliche Richtigkeit gewährleistet ist.

Wichtige Neuerung: Elektronische Betriebsprüfung

Seit 1.1.2012 kann der zuständige Rentenversicherungsträger die Betriebsprüfung elektronisch durchführen. Das Recht der Sozialversicherung wird damit insoweit dem Steuerrecht angeglichen.

Im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber kann der Rentenversicherungsträger zukünftig eine maschinelle Übermittlung der notwendigen Daten verlangen.

Ergebnis der Betriebsprüfung

Vom Betriebsprüfer getroffene Beanstandungen werden dem Arbeitgeber mitgeteilt, wenn auch ein eigentlicher Betriebsprüfungsbericht nicht mehr vorschrieben ist. In den Bescheiden, die die Arbeitgeber über einzelne Fälle erhalten, werden ihnen auch die Gründe benannt, warum sie beispielsweise Beiträge nachberechnen müssen oder diese zu Unrecht gezahlt worden sind.

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die bei der Prüfung festgestellten Mängel zu beheben und Vorkehrungen zu treffen, dass sich die festgestellten Mängel nicht wiederholen. Dem Arbeitgeber kann dafür eine Frist gesetzt werden.

Stand: 18.08.2016 12:13