Pauschale Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, die ohne Rücksicht auf tatsächlich erbrachte Leistungen zu diesen Zeiten gezahlt werden, sind nicht gemäß § 3b EStG steuerfrei. Sie können beim Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber nur dann steuerfrei belassen werden, wenn sie nach dem übereinstimmenden Willen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer als Abschlagszahlungen oder Vorschüsse auf die spätere Einzelabrechnung geleistet werden.
Beispiel:
Eine GmbH (Klägerin) betreibt ein Kino und beschäftigte fünf Arbeitnehmer, denen sie neben dem Grundlohn eine monatliche Pauschale für Nacht- und/oder Sonntagsarbeit zahlte. Die Zuschläge wurden in den Lohnabrechnungen gesondert ausgewiesen und nicht der Lohnsteuer unterworfen. Bei einer Lohnsteueraußenprüfung wurden zwar sämtliche Stundenaufzeichnungen, Lohnabrechnungen sowie die Urlaubs- und Krankendateien für die Arbeitnehmer vorgelegt. Diese Belege enthielten jedoch keine Aufzeichnungen darüber, wann die Arbeitszeiten, für die Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit gezahlt wurden, tatsächlich geleistet wurden.
Das FA behandelt die Zuschläge als steuerpflichtigen Arbeitslohn und erließ einen entsprechenden Haftungsbescheid gegenüber der Klägerin.
Zuschläge für geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit sind nur steuerfrei, wenn sie für die tatsächlichen Arbeitsstunden an den jeweiligen Tagen bzw. zu den konkreten Nachtzeiten gezahlt werden. Diese Arbeitszeiten müssen für jeden Arbeitnehmer festgehalten werden. Die Zahlung von steuerfreien Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit setzt voraus, dass solche Aufzeichnungen gemacht werden, da sich die Steuerbefreiung nach Prozentsätzen des Grundlohns richtet und zuvor auf Stundenlohnbasis umgerechnet werden muss. Wenn pauschale Zuschläge gezahlt werden, muss die exakte Höhe später anhand von Einzelaufstellungen ermittelt und abgerechnet werden.
Ist nicht erkennbar, dass es sich nach dem übereinstimmenden Willen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer lediglich um Abschlagszahlungen oder Vorschüsse handelt, können die Zahlungen nicht steuerfrei erfolgen. Wird also in den Arbeitsverträgen nur vereinbart, dass monatlich steuerfreie Pauschalen für Nacht- und Sonntagsarbeit gewährt werden, reicht dies nicht aus, um die Pauschalen steuerfrei auszuzahlen.
Fazit: Für jeden Arbeitnehmer ist eine individuelle Abrechnung erforderlich, die sich nach den jeweils tatsächlich geleisteten Stunden des einzelnen Arbeitnehmers zu den begünstigten Zeiten richtet.
Arbeiten Gesellschafter-Geschäftsführer auch an Sonn- oder Feiertagen oder nach 20 Uhr (Nachtarbeit), sind dafür gezahlte Zuschläge grundsätzlich nicht anzuerkennen, sondern verdeckte Gewinnausschüttungen. Sie sind nach der BFH-Rechtsprechung mit dem Aufgabenbild eines Gesellschafter-Geschäftsführers nicht vereinbar. Dies gilt sowohl für Minderheits- als auch für Mehrheitsgesellschafter-Geschäftsführer.
