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So sparen Sie Zeit und Geld im Büro

(Advertorial) Hatten Sie nicht oft das Gefühl, dass Sie auf der Arbeit Zeit und Geld verlieren? Wenn das bei Ihnen der Fall ist, sollten Sie weiterlesen.

Die Arbeit im Büro ist zum Großteil auf die Zufriedenstellung der Kunden ausgerichtet. Unternehmen arbeiten nicht mehr abteilungsübergreifend, sondern in Prozessen und kleinen Teams. Das hat den Vorteil, dass Sie gezielter und schneller auf die Wünsche der Kunden eingehen. Dadurch steigt die Kundenzufriedenheit und das Unternehmen macht langfristig mehr Gewinn.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Arbeitsprozesse schlank und effektiv gestalten. Wie kann dies am besten gewährleistet werden?

Verwalten Sie Ihre Dokumente digital

Das mag auf den ersten Blick einfach simpel klingen. Allerdings haben sich noch nicht viele Unternehmen für diese Vorgehensweise entschieden. Klar ist auch, dass der Umstieg herausfordernd ist und ein Change Management erfordert. Auf der anderen Seite sind die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung offensichtlich:

– Sie sparen Geld und Zeit
– Sie müssen keine teuren Drucker kaufen
– Sie bewahren alle wichtigen Dokumente zentral auf
– Sie müssen keine schweren Aktenordner anlegen
– Sie müssen keine Regale kaufen
– Sie sparen viel Platz
– Sie gehen gezielter auf die Kundenbedürfnisse ein.

Ein digitales Dokumentenmanagement erspart Ihnen viel Zeit und Geld. Obendrauf genießen Sie die oberen Vorteile.

Wie können Sie den Umstieg auf eine digitale Papierverwaltung meistern?

Zunächst müssen Sie die Änderungen mit Ihren Angestellten kommunizieren. Rufen Sie ein Teammeeting herbei und führen Sie die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung auf. Ihren Mitarbeitern wird der Umstieg auf ein solches System leichter fallen, wenn Sie Ihnen das neue System “schmackhaft” machen.
Damit der Umstieg einfacher vonstatten gehen kann, müssen alle Angestellten das neue System akzeptieren und dazu bereit sein, sich umzuschulen.

Der nächste Schritt besteht darin ein geeignetes System auszusuchen. Inzwischen sind mehr Unternehmen auf papierlose Prozesse umgestiegen. Insofern ist die Auswahl an Anwendungen groß. Sie können einen Blick ins Internet werfen. Dort finden Sie eine große Auswahl an geeigneten Software-Anwendungen. In der Regel müssen Sie sich die Software herunterladen und sie anschließend auf Ihren PCs installieren. Sie bekommen eine Lizenz für mehrere Geräte. Die Software kaufen Sie sich oder Sie nutzen Sie in Form eines bezahlten Abonnements in einer Cloud-Lösung. Die Cloud-Lösung ist zu empfehlen.

Stand: 07.09.2021 12:33