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Plötzlich Remote Work: Worauf es beim ortsungebundenen Arbeiten wirklich ankommt

Plötzlich Remote Work: Worauf es beim ortsungebundenen Arbeiten wirklich ankommt

COVID-19 stellt die Gesellschaft und auch die Wirtschaft vor immense Herausforderungen. Wo immer es möglich ist, sind Unternehmen ad hoc auf Remote Work umgestiegen – Chefetage wie Belegschaft. Doch welcher Voraussetzungen bedarf es, um (plötzliches) Homeoffice für alle Beteiligten erfolgreich umzusetzen? Neben den vermeintlichen Basics wie der passenden Hard- und Software oder einem bequemen, ergonomischen Heimarbeitsplatz, erfordert erfolgreiches Remote Working weitaus mehr.

Remote Work – technisch längst kein Neuland mehr
Trotz aller Bestrebungen der vergangenen Jahre, die Digitalisierung voranzutreiben, zählt Remote Work längst noch nicht zum Standard in Deutschland. Laut einer Statista-Studie lag der Anteil der regelmäßigen Homeworker bei den Angestellten in Deutschland 2018 bei lediglich 16%. Viele Unternehmen scheuen sich, die Arbeit für die Belegschaft flexibler zu gestalten, obwohl die Technik längst dazu in der Lage ist. Cloud Computing, schnelle Internetanschlüsse, kostengünstige Hard- und Software, schneller Mobilfunk sowie geschäftskritische Cloud-ERP- und CRM-Software – die technischen Tools und Technologien sind gegeben. Trotzdem zögerten viele Unternehmen bisher, ihren Mitarbeitern eine größere Flexibilität zu ermöglichen.

Ungewöhnliche Situationen erfordern ungewöhnliche Maßnahmen
Skepsis gegenüber Remote Work besteht bei Führungskräften wie bei Mitarbeitern – die Herausforderung liegt darin, Remote Work ganzheitlich zu betrachten. Entscheidende Größen bei der Einführung der neuen Arbeitsweise sind die Mitarbeiter, eine angepasste Organisation sowie neue Prinzipien und Regularien. Remote Work vorschreiben, ohne entsprechende Anpassungen und Regelungen festzulegen, wird scheitern. „Das flexible Arbeiten erfordert klare Regeln – aufseiten des Arbeitgebers ist Vertrauen gefragt, aufseiten des Arbeitnehmers ein hohes Maß an Selbstdisziplin“, bestätigt auch Bitkom-Präsident Achim Berg.

Führungskräfte, vom Teamlead bis C-Level-Ebene, fürchten häufig Kontrollverlust, wenn ihr Team nicht physisch greifbar ist, denn bei vielen dominiert noch immer die tradierte Meinung: Die schiere Anwesenheit ist der einzige Nachweis für gute Arbeitsleistung. Erst an zweiter Stelle kommt das Arbeitsergebnis. Aber ist im Büroalltag Anwesenheit wirklich ein Indikator für Arbeitsqualität?

Gegenseitiges Vertrauen ist Erfolgsfaktor Nummer eins für Remote Work. Stanford-Professor Nicholas Bloom führte bei dem börsennotierten Reiseanbieter Ctrip 2017 ein Experiment durch, um herauszufinden, wie gut oder schlecht Remote Work im Vergleich zum Arbeiten im Büro abschneidet. Hierfür arbeitete ein Teil der Callcenter-Mitarbeiter neun  Monate lang von zu Hause aus. Das Ergebnis spricht für sich: Die Arbeit im Homeoffice führte zu einer Leistungssteigerung von 13%. Ctrip lässt den Mitarbeitern nun die Wahl zwischen der Arbeit von Zuhause oder dem Büro aus – mehr als die Hälfte entschied sich für das Homeoffice. Der Gewinn, den die Heimarbeiter erwirtschafteten, verdoppelte sich auf fast 22%.

Soziale Interaktion
Solche positiven Ergebnisse sind nicht selbstverständlich. Denn Homeworker fühlen sich schnell isoliert und abgehängt vom Informationsfluss. Das kurze Gespräch auf dem Flur, der gemeinsame Kaffee oder das Mittagessen in der Kantine vermissen auf Dauer fast alle Homeworker. Daher sollten Unternehmen, gerade wenn sie Arbeitsort und Arbeitszeit flexibel gestalten, den Sozialkontakt zwischen ihren Mitarbeitern fördern. Denn Einsamkeit ist einer der am häufigsten genannten Nachteile des Homeoffice, da den Mitarbeitern die informelle soziale Interaktion in einer Büroumgebung fehlt. Über einen längeren Zeitraum hinweg kann diese Isolation dazu führen, dass sich die Mitarbeiter weniger „zugehörig“ zu ihrer Organisation fühlen und sogar eine eventuelle Absicht, das Unternehmen zu verlassen, verstärkt wird. Man sollte daher in virtuellen Teams noch klarer als sonst zum Tagesbeginn definieren: Wer übernimmt was, wie und bis wann? Ansonsten endet es schnell in einem riesigen Telefonie- und Absprache-Chaos. Hierbei helfen Chatprogramme sowie umfangreiche Tools zur Teamarbeit, wie z.B. Microsoft-Teams.

Ein solches Vorgehen schafft Transparenz und ist ein gutes Mittel, um Missverständnisse und Misstrauen aus dem Weg zu räumen. Wichtig ist auch die soziale Interaktion zu Themen, die nicht unmittelbar mit der Arbeit zusammenhängen. Dies kann zu Beginn von Team-Telefonaten erfolgen, etwa durch einen kurzen Austausch über aktuelle Ereignisse, den Urlaub oder das Wochenende. Für eine virtuelle Pizza-Party wird allen Teammitgliedern zum Zeitpunkt der Videokonferenz eine Pizza geliefert. Oder ein Care-Paket für jedes Teammitglied, das dann gleichzeitig geöffnet wird. Erfahrungen zeigen, dass solche virtuellen Events das Gefühl der Isolation verringern und das der Zugehörigkeit fördern.

Mehr Führung notwendig
Ortsungebundenes Arbeiten in virtuellen Teams bedarf eher mehr als weniger Führung. Typische Führungsaufgaben sind die soziale Integration sowie Qualifikation und Motivation der Teammitglieder, die regelmäßige Erhebung sowie Kontrolle von Projektständen und die Koordination der Arbeitsteilung. Daher braucht Remote Work klare Strukturen, Routinen und Absprachen. Ergebnisorientierte Führung im Sinne von Management by Objectives erleichtert die Arbeit enorm – besonders, wenn sie durch Vertrauen in die Mitarbeiter begleitet wird. Insbesondere bei einem abrupten Wechsel ins Homeoffice – wie gerade durch die Corona-Krise geschehen – ist es wichtig, dass Führungskräfte den dadurch entstehenden Stress erkennen und bei Ängsten und Sorgen der Mitarbeiter zuhören und empathisch handeln. Nicht jeder kann oder möchte über Stress oder Angst reden, weshalb Führungskräfte aktiv nachfragen sollten. Im Zweifel gilt: Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren.

Letztendlich verlangt Remote Work aber auch selbstverantwortliche Mitarbeiter. Ein Manager bringt es auf den Punkt: „Die Konkretisierung der Aufgabe, das Setzen von Grenzen hinsichtlich Umfang und Ressourcen und die Begeisterung der Mitarbeiter ist kein Problem. Ich bevorzuge jedoch selbstgesteuerte und -bestimmte, proaktive Menschen. Diejenigen, die kein enges Management brauchen, die sich einem Projekt verschreiben und von hervorragenden Ergebnissen und nicht von außen angetrieben werden. Diese Mitarbeiter leisten wertvolle Beiträge, indem sie langfristig denken, ein Bewusstsein für Risiken und den Mut haben, Prozesse und Gewohnheiten infrage zu stellen, Initiative zeigen, Pflichtgefühl und Verantwortung haben und flexibel sind. Das sind für mich wesentliche Leistungsindikatoren. Fleiß, Pünktlichkeit und Präzision reichen nicht mehr aus.“

Erfolgreiches Arbeiten im Team bedarf der Etablierung einer nachhaltigen Vertrauenskultur und klarer, transparenter Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern – samt eindeutiger Regeln und Rahmenbedingungen für die virtuelle Zusammenarbeit. Außerdem sollte der soziale Kontakt aufrechterhalten werden. Wenn alle Mitarbeiter eng zusammenarbeiten, kann Remote Work ebenso erfolgreich sein wie das klassische Arbeiten im Büro.

Tipps für erfolgreiches Remote Arbeiten
– Nachhaltige Vertrauenskultur etablieren.
– Klarheit und Transparenz zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sowie innerhalb eines Teams schaffen.
– Ängste der Mitarbeiter abbauen und Vereinsamung verhindern.
– Teamgefühl aufrechterhalten und stärken.
– Klare Regeln und Rahmenbedingungen für die virtuelle Zusammenarbeit definieren.
– Virtuelle Teammeetings gut vorbereiten und jeden Teilnehmer durch Aufgaben mitnehmen.
– Videokonferenzen sollten nicht länger als 45 Minuten dauern, da die Konzentration dann massiv sinkt; Mindfulness-Übungen und Bewegungsformate einbauen.
– Sicherstellen, dass alle Teilnehmer aufmerksam sind, z.B. durch aktive Ansprache.
– Ergebnisse und daraus resultierende Aufgaben gut dokumentieren.

Lars Attmer
Managing Consultant bei Detecon International
www.detecon.de
Stand: 04.07.2020 13:54