Tag für Tag suchen Mitarbeiter nach Dateien, E-Mails oder Versionen von Dokumenten. Oft dauert das länger als die eigentliche Arbeit. Eine neue Entwicklung aus dem Mittelstand zeigt, wie Künstliche Intelligenz (KI) dieses Problem endlich lösen kann.
Vom Zufall zur Idee
Manchmal beginnt eine große Idee mit einem kleinen Ärgernis. In einem Büro war es die tägliche Erfahrung, dass trotz moderner Software zu viel Zeit verloren ging, um Informationen zu finden. Zunächst sollte nur ein einfaches Dokumentenmanagement entwickelt werden – funktional, pragmatisch. Doch je tiefer man einstieg, desto deutlicher wurde: Das eigentliche Problem liegt nicht in der Technik, sondern im Umgang mit Wissen.
Dateien liegen oft verstreut z.B. auf Servern, in Clouds oder in persönlichen Ordnern. Menschen suchen nach Schlagwörtern, statt nach Inhalten. Selbst wenn sie wissen, dass es ein bestimmtes Dokument gibt, bleibt oft unklar, wo es liegt oder welche Version davon aktuell ist. Hinzu kommen E-Mail- Anhänge, digitale Buchhaltungsbelege und Fristen. Schnell entsteht Chaos – und mit ihm Frust, Verzögerungen und schließlich Fehler, die vermeidbar wären.
Laut einer Studie von McKinsey verbringen Mitarbeiter im Durchschnitt fast zwei Stunden pro Tag damit, Dokumente zu suchen oder wiederzufinden (vgl. z.B. cottrillresearch.com). Auf das Jahr gerechnet summiert sich das auf mehrere Arbeitswochen – Zeit, die weder Wert noch Wissen schafft.
Diese Erkenntnis führte zu einem radikalen Schritt: Statt nur Ordnung zu schaffen, sollte ein System entstehen, das versteht. Ein System, das Informationen nicht ablegt, sondern begreift, was sie bedeuten. So entstand ein Ansatz, der KI in den Mittelpunkt stellt – und das klassische Dokumentenmanagement auf den Kopf stellt.
Wenn Maschinen das Denken lernen
Künstliche Intelligenz verändert die Art, wie Menschen mit Wissen arbeiten. Wo früher starre Strukturen herrschten, erkennt sie heute Inhalte, Kontexte und Zusammenhänge. Sie versteht, was in einem Vertrag steht, welche Projekte verbunden sind oder welche Präsentation zur letzten Besprechung gehört.
Das System reagiert nicht auf Klicks, sondern auf Sprache: „Zeig mir die aktuelle Preisliste für Kunde Müller.“ Sekunden später liegt das richtige Dokument vor.
Doch es bleibt nicht beim bloßen Finden von Dokumenten. Künstliche Intelligenz denkt mit. Sie erkennt doppelte Dateien, ergänzt fehlende Metadaten, erinnert an Fristen und schlägt sinnvolle Strukturen vor, bevor Unordnung entstehen kann. Ordnung entsteht damit fast nebenbei – präzise, leise und effizient.
Ein Geschäftsführer erinnert sich an den Moment, als der erste Prototyp lief: „Wir wollten ursprünglich nur Ordnung schaffen. Doch plötzlich hat das System Zusammenhänge erkannt, die wir selbst übersehen hatten. Da wussten wir: Das ist größer als ein Tool. Das ist der Beginn einer neuen Art zu arbeiten.“
Nach nur vier Wochen registrierten sich über 200 Unternehmen für die erste Testphase. Offenbar trifft das Thema einen Nerv – den Wunsch nach Klarheit und Einfachheit in einer Welt, die immer komplexer wird. Denn was früher Zeit kostete, schafft heute Raum: für Denken, für Entscheidungen, für das, was wirklich zählt.
Andreas Otto ist Geschäftsführer der workingbits GmbH in Bonn. Das Unternehmen entwickelt seit über 15 Jahren digitale Lösungen für Unternehmer und unterstützt bei der Optimierung von Geschäftsprozessen durch praxisbewährte Softwaretools. Mit nevi hat workingbits ein System geschaffen, das KI-gestützt Ordnung in Unterlagen bringt – mit dem Ziel: chatten mit dem eigenen Aktenschrank statt suchen in Ordnern. Komplett in Deutschland entwickelt und gehostet, ohne Nutzung fremder KI-Dienste von dritten Anbietern.
Weitere Informationen unter: https://getnevi.com/
