!
Startseite / Themen / Personal & Weiterbildung / Online Meetings: So steigern Sie Interaktion und Effizienz

Online Meetings: So steigern Sie Interaktion und Effizienz

(Advertorial) Die Frequenz an Online-Meetings ist in den letzten Jahren stark angestiegen. Dies ist zu einem Großteil auf die Corona-Pandemie zurückzuführen. Es ist auch damit zu rechnen, dass sich dies in den nächsten Jahren nicht ändern wird.

Moderne Kommunikationsmittel ermöglichen es den Angestellten, wichtige Meetings weltweit und zu jedem Zeitpunkt abzuhalten. Die Vorteile sind:

  • Keine lange Anreise notwendig
  • Kostenreduzierung
  • Steigerung der Effizienz
  • Stärkung der Teamarbeit und Kommunikation.

Mithilfe der technischen Infrastruktur ist die Kommunikation innerhalb der Unternehmen einfacher geworden. Es werden Tools wie Gotomeeting, Zoom und Skype verwendet. Selbst mit WhatsApp ist die moderne Kommunikation heutzutage möglich.

Diese neue Form an Meetings bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich. Die Moderatoren einer Powerpoint Agentur müssen sich überlegen, wie sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer erlangen können. Dabei ist nicht zu vergessen, dass viele Meetings heutzutage im Home Office abgehalten werden.

Im Folgenden soll aufgezeigt werden, wie Online Meetings effizienter abgehalten werden können:

Vorbereitung

Moderatoren müssen vor einem Meeting überlegen, welche Informationen an wem kommuniziert werden müssen. Darüber hinaus müssen diese Personen entscheiden, wie mit den Informationen gearbeitet wird. Wichtig ist, dass die Meetings zielführend sind. Empfehlenswert ist es, wenn der Moderator sich für das Meeting eine Agenda aufschreibt. Auf diese Weise kann er sicherstellen, dass die wichtigsten Punkte nicht vergessen werden.

Wenn es möglich ist, sollen die Moderatoren die Unterlagen allen Teilnehmern zur Verfügung stellen. Am besten geschieht dies noch vor dem Meeting. Auf diese Weise können die Teilnehmer diese Unterlagen herunterladen und ausdrucken. Sollte das Problem eintreten, dass der Bildschirm nicht mehr geteilt werden kann oder es treten Verbindungsprobleme auf, kann das Meeting in Audio-Form abgehalten werden. In diesem Fall können sich die Teilnehmer besser auf ihre Unterlagen konzentrieren und wichtige Notizen machen.

Start des Meetings

Damit das Meeting reibungslos starten kann, sollten die Teilnehmer Informationen für die Einwahl bekommen. Idealerweise erfolgt dieser Schritt über E-Mail. Dadurch können Verzögerungen verhindert werden und das Meeting kann pünktlich starten. Die Moderatoren können ihren Teilnehmern auch den Tipp geben, sich einige Minuten vor Start des Meetings einzuwählen. Dadurch kann ein reibungsloser Start ermöglicht werden.

Die richtige Durchführung des Meetings

Damit ein Meetings effektiv durchgeführt wird, sollten die Teilnehmer Blickkontakt zueinander halten. Kontraproduktiv ist es, wenn die Teilnehmer sich anonym einwählen und keinen Namen angeben. Dies führt schnell dazu, dass diese Personen gleichzeitig noch andere Tätigkeiten machen wie E-Mails abrufen und verfassen. In diesem Fall können sich diese Menschen nicht richtig auf die Inhalte im Meeting konzentrieren. Aus diesem Grund sollten alle Personen mit Video und Namen teilnehmen. Die Teilnehmer sollten auch darauf aufmerksam gemacht werden, dass sie an einem ruhigen Ort am Meeting teilnehmen sollen. Entweder erfolgt die Teilnahme in einem Konferenzraum oder im Home Office.

Stand: 29.11.2021 09:06