Onboarding: So gelingt der Einstieg für neue Mitarbeiter

Verlässt ein erfahrener Mitarbeiter seine Position, weil er in den Ruhestand geht, befördert wird oder das Unternehmen wechselt, ist das häufig eine Herausforderung für Unternehmen. Sie müssen nicht nur einen Nachfolger finden, der grundsätzlich die nötigen Qualifikationen mitbringt. Dieser muss auch so auf die Stelle vorbereitet werden, dass möglichst reibungslos an die Arbeit des Vorgängers angeknüpft werden kann.

Der Prozess für einen erfolgreichen Übergang beginnt früh, schon bevor die Stelle vakant wird oder ein Nachfolger gefunden ist. Denn der Grundstein für den Erfolg liegt im Unternehmen selbst, in seiner Kultur und seinen Mechanismen des Wissenstransfers.

Den Grundstein legen

Von wesentlicher Bedeutung ist die Dokumentation von Stellen. Es gilt alle relevanten Arbeitsprozesse, Aufgaben, Projektstände und Kontakte gut zu dokumentieren. Das sollte bestenfalls ohnehin schon der Standard in Unternehmen sein. Allerspätestens sobald klar wird, dass ein Stelleninhaber seine Position verlassen wird, muss hier aber alles Nötige zusammengetragen und gesammelt werden.

Vor der Suche nach einem Nachfolger, sollte das Unternehmen genau überlegen, welche Anforderungen und Qualifikationen der Nachfolger erfüllen muss. Zudem muss klar sein, welche Erwartungen es gibt und wie die Leistung bei der Erfüllung dieser Erwartungen gemessen wird. Auf diese Weise kann im Bewerbungsverfahren strukturiert gesucht werden und die geeigneten Kandidaten haben bereits frühzeitig einen Eindruck davon, was von ihnen erwartet wird. Je gründlicher hier gearbeitet wird, desto wahrscheinlicher ist es, eine langfristige Lösung für die Stelle zu finden.

Hilfreich ist es auch, passend zu dem Profil der frei werdenden Stelle bereits Schulungen und andere Weiterbildungsmaßnahmen zu recherchieren, um bei Wissenslücken des Nachfolgers schnell eine entsprechende Lösung parat zu haben. Es ist außerdem sinnvoll, intern bereits einen oder mehrere Ansprechpartner – z.B. aus der Personalund IT-Abteilung – auszuwählen, die später im Onboarding-Prozess anfallende Fragen beantworten sollen. So können diese sich ebenfalls frühzeitig auf ihre Rolle vorbereiten.

Auch in der externen Kommunikation können die Weichen für einen Übergang bereits früh gestellt werden. Kunden und Stakeholder sollten informiert werden, sofern der scheidende Mitarbeiter in der Zusammenarbeit mit diesen eine Rolle gespielt hat. Ist der Nachfolger bereits bekannt, kann er den Kontakten bereits vorgestellt werden, um bereits zu Beginn ein gutes Verhältnis aufbauen zu können.

Den Start der Einarbeitung erfolgreich gestalten

Ist ein Nachfolger gefunden, beginnt die eigentliche Einarbeitung. Im Idealfall wird diese vom bisherigen Stelleninhaber übernommen. Ist dieser nicht mehr im Unternehmen oder zeitlich nicht in der Lage die Rolle voll auszufüllen, sollten zumindest einige andere Punkte erfüllt sein.

Der neue Mitarbeiter sollte von Beginn an vollen Zugriff auf alle Werkzeuge erhalten, die er benötigt. Dazu zählen Software-Zugänge, ein eingerichteter und voll ausgestatteter Arbeitsplatz oder auch Chipkarten für die Arbeitszeiterfassung oder die Kantine.

Die Zuteilung eines oder mehrerer Ansprechpartner wurde bereits genannt. Diese sollten aber nicht nur fachliche und administrative Fragen beantworten. Ebenso wichtig ist es, den Neuling in seinem zukünftigen Team willkommen zu heißen. Führungskräfte können hier mit gutem Vorbild vorangehen, indem sie die neuen Kollegen vorstellen. Denkbar ist auch ein kleines Willkommens- Event. Die Führungskraft sollte auch das persönliche Einführungsgespräch suchen, um den neuen Kollegen kennenzulernen und ein Gefühl für dessen Bedürfnisse zu entwickeln.

All diese Maßnahmen dienen dazu, den neuen Mitarbeiter nicht nur auf fachlicher, sondern auch auf unternehmenskultureller Ebene einzubinden. Er lernt Werte und Arbeitsweisen kennen und kann sich zügig einleben.

Langfristig am Ball bleiben

Die Einarbeitung endet nicht in wenigen Tagen. Über die ersten Wochen und Monate seiner Tätigkeit sollte dem neuen Mitarbeiter Zeit und Unterstützung gegeben werden. Fehler sind dabei ganz natürlich – hier ist Geduld gefragt. Wichtig ist es, sowohl zu Fehlern als auch gelungener Arbeit regelmäßig konstruktives Feedback zu geben und bei ggf. identifizierten Wissenslücken mit Schulungen und Workshops einzugreifen.

Beachtet man all diese Punkte, kann die langfristige und für beide Seiten zufriedenstellende Integration neuer Mitarbeiter gelingen.

Karsten Köhler

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