Offene Zahlungen: Erfolgsfaktor Mahnwesen

Dass Geschäftspartner erst spät oder gar nicht zahlen, lässt sich nicht ausschließen. Durch ein konsequentes Mahnwesen erhöht man aber deutlich die Chance für einen Zahlungsausgleich und damit für die notwendige Liquidität.

Wenn ein Geschäftspartner die Rechnung nicht bezahlt, gibt es dafür, kurz gesagt, zwei Gründe: Er kann nicht zahlen. Oder er will nicht zahlen. In beiden Fällen hat das Unternehmen, das auf Geld wartet, ein Problem.

Dieses Problem wird zurzeit größer. Laut dem jüngsten „Creditreform Zahlungsindikator Deutschland“ vom Februar 2025 hat das durchschnittliche überfällige Forderungsvolumen in Deutschland ein neues Allzeithoch erreicht. Rechnungen im Wert von durchschnittlich 22.239 Euro pro Kreditnehmer wurden 2024 verspätet bezahlt – ein spürbarer Anstieg gegenüber dem Vorjahreszeitraum (20.847 Euro). 2015 lag der Wert noch bei 17.038 Euro. Eine weitere Zahl: Wie die Studie „Wirtschaftsdynamik in der Region Bonn/Rhein-Sieg“ von der Creditreform Bonn Trier zeigt, wird knapp jede fünfte Rechnung zu spät bezahlt.

Werden Rechnungen verspätet oder gar nicht beglichen, steigt der Druck auf das Unternehmen, das auf sein Geld wartet. „Für die Liquiditätssituation von Unternehmen ist das Zahlungsverhalten der Kunden von entscheidender Bedeutung, erst recht in Krisenzeiten“, weiß Christian Eberhard, Geschäftsführer der Creditreform Bonn Trier Rossen Eberhard GmbH & Co. KG. „Das müssen sie sich unbedingt klarmachen.“ Besonders für kleine und mittlere Betriebe, die über eine eher dünne Eigenkapitaldecke verfügen, könne mangelnde Zahlungsmoral existenzbedrohende Ausmaße annehmen.

Das Risiko ist deutlich gestiegen, dass selbst bislang verlässliche Lieferanten oder Kunden in Schwierigkeiten geraten und damit auch das eigene Geschäft. Nun lässt sich nicht ausschließen, dass Geschäftspartner spät, nur teilweise oder gar nicht bezahlen. Man kann aber zumindest die Chance, sein Geld zu bekommen, deutlich erhöhen.

Grundlage: eine durchsetzbare Rechnung

Wichtige Grundlage für eine fristgerechte Zahlung ist eine durchsetzbare Rechnung. Das klingt selbstverständlich, ist es aber oft nicht. „Im Vorfeld kommt es darauf an, das Angebot klar zu formulieren und zu prüfen, dass Angebot und Auftrag in allen entscheidenden Positionen übereinstimmen“, erläutert Moritz von Padberg, Geschäftsführer der Creditreform Köln v. Padberg GmbH & Co. KG. „Bestehen Unklarheiten über Art und Umfang der Leistung, öffnet dies bereits eine Tür, um später gar nicht, teilweise oder verzögert zu zahlen.“

Die Rechnung muss dann klar Bezug zum Angebot nehmen – und sie sollte unbedingt ein Fälligkeitsdatum enthalten. Zwingend ist eine Zahlungsfrist zwar nicht, falls der Rechnungsempfänger ein Geschäftskunde ist. In diesem Fall gilt ohnehin § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Demnach haben Zahlungspflichtige generell 30 Tage Zeit bis zur Bezahlung.

Zahlungsfrist nicht vergessen

Aber: „Wer keine Zahlungsfrist nennt, verzichtet auf eine wichtige Möglichkeit im Forderungsmanagement“, macht Eberhard klar. Man lasse dann die Chance aus, seinen Geschäftspartnern klar zu kommunizieren, wann sie in Verzug geraten. „Das kann zu unangenehmen Missverständnissen führen, die sich durch einen Hinweis – etwa ,Zahlbar innerhalb von 14 Tagen‘ hätten vermeiden lassen“, weiß von Padberg. Noch wichtiger: Die Zahlungsbedingungen klar festzulegen, macht die eigene Liquiditätsplanung einfacher.

Dazu gehört zudem, bis zur Rechnungsstellung nicht unnötig Zeit verstreichen zu lassen. Jeden Tag, den man wartet, bleibt die Kasse leer. Jeder Tag verlängert sozusagen den Lieferantenkredit. Unmittelbar nach Leistungserbringung sollte man die jeweilige Rechnung stellen und dabei unbedingt auf die korrekte und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen und der vereinbarten Preise achten. Jeder Fehler, jede Ungenauigkeit in der Rechnung, kann von den Kunden dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern. Zugleich sollte man über einen zusätzlichen Anreiz für die Auftraggeber nachdenken, zügig zu zahlen. Man kann z.B. einen Skonto und Bankeinzug anbieten. Zudem sollten Firmen die Zahlungsbedingungen mit einem Tagesdatum – etwa „zahlbar rein netto bis zum 2. Mai 2025” – versehen.

Das Zahlungsziel wiederum kann man durchaus staffeln; eher länger bei verlässlichen Geschäftspartnern, eher knapp bei neuen oder unsicheren Geschäftspartnern. Mahnungen verleihen einer Forderung Nachdruck Geht die Zahlung trotzdem nicht fristgerecht ein, sollte unverzüglich das Mahnwesen starten. „Mit einer Mahnung erzeugt man Aufmerksamkeit für die Überfälligkeit einer Rechnung und damit für eine Vertragsverletzung“, erklärt Eberhard. Schriftliche Mahnungen dokumentieren den Zahlungsanspruch und verleihen einer Forderung Nachdruck. Ganz wichtig: Man sollte sich auf zwei Mahnstufen beschränken – „Erinnerung“ und „Letzte Mahnung“. „Ziehen Sie das Verfahren nicht unnötig in die Länge“, warnt Eberhard, „das verursacht zusätzliche Personalkosten und erhöht die Gefahr, in einen Liquiditätsengpass zu geraten.“ Zudem zeige die Erfahrung: Wer nach der zweiten Mahnung nicht zahlt, zahle auch nicht nach der dritten, vierten oder fünften.

Außerdem sollte eine Liefer- oder Leistungssperre als mögliche Folge an den Schuldner kommuniziert werden. Wird nicht gezahlt, kann man Kontakt aufnehmen und versuchen, strittige Punkte telefonisch zu klären. Führt das zu keinem Ergebnis, sollte man anschließend unverzüglich einen Inkassodienstleister und bei strittigen Forderungen einen Rechtsanwalt oder eine Rechtsanwältin mit dem Forderungseinzug beauftragen.

Prozess automatisieren, Zeit und Geld sparen

Nun kann man das alles natürlich selbst machen: Rechnungen schreiben, Zahlungseingang überwachen, mahnen, erneut mahnen usw. Viele, gerade kleinere, Betriebe haben dafür jedoch nicht die Kapazitäten. Man kann sich aber auch einen Dienstleister suchen, z.B. Creditreform. Mit der cloudbasierten Lösung „Creditreform Mahnwesen“ lässt sich der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zum Inkasso automatisieren.

Der Ablauf ist ganz einfach: Das beauftragende Unternehmen schreibt weiterhin selbst seine Rechnungen, schickt sie allerdings nicht selbst an die Geschäftspartner, sondern übermittelt sie über ein Online-Tool an Creditreform. „Ab hier übernehmen wir und verschicken die Rechnungen per E-Mail oder per Post, so wie unser Auftraggeber das gern hätte, und zwar auf seinem Briefbogen“, erklärt von Padberg.

Auf dem Dashboard des Online-Tools ist jederzeit der aktuelle Stand der offenen und bezahlten Rechnungen zu sehen; ebenso werden die überfälligen Beträge in den verschiedenen Mahnstufen übersichtlich angezeigt.

Sobald eine Rechnung überfällig ist, starten automatisch die zuvor einmalig selbst konfigurierten Mahnläufe. Bis zu drei Mahnstufen mit verschiedenen Fristen und Wartezeiten zwischen den Mahnungen sind möglich. Dabei kann das nutzende Unternehmen auf Wunsch die Mahntexte, Versandwege, Mahnspesen sowie Verzugspauschalen festlegen und vor Versand manuell freigeben. Bleiben Zahlungen trotzdem aus, kann man die offenen Forderungen direkt ins Inkasso übergeben.

Konzentration auf das Wesentliche

Produkte wie Creditreform Mahnwesen richten sich an kleine und mittlere Unternehmen aller Branchen, die keine eigene Finanzbuchhaltung haben oder diese auslagern möchten. Der Vorteil: „Mit unserer Lösung lassen sich Prozesse in einer Qualität etablieren, wie es sonst nur größere Unternehmen können“, betont Eberhard. „Man spart Zeit und Kosten und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren.“

Mehr Zeit für das Kerngeschäft ist ein wichtiger Pluspunkt. Doch der entscheidende Antrieb für eine Professionalisierung des Mahnwesens ist die Verbesserung der finanziellen Situation. „Der weitaus häufigste Grund für Insolvenzen ist Illiquidität“, weiß Eberhard, „allzu oft geraten Unternehmen ins Trudeln, wenn Zahlungen verzögert kommen oder ausbleiben.“ Liquidität sei aber unverzichtbar, damit man den eigenen Zahlungsverpflichtungen nachkommen könne. „Deshalb“, empfiehlt Eberhard, „braucht es ein stringentes Mahnwesen ohne Verzögerungen.“