Neuigkeiten
Startseite / Themen / Aktuell / Neues Reisekostenrecht seit Anfang 2014: Zur Abgrenzung zwischen Auswärtstätigkeit und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Neues Reisekostenrecht seit Anfang 2014: Zur Abgrenzung zwischen Auswärtstätigkeit und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Die steuerlich abziehbaren Aufwendungen für Auswärtstätigkeiten setzen sich zusammen aus: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Arbeitnehmer, die bei ihrer beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig werden, üben immer eine auswärtige Tätigkeit aus. Es kommt also entscheidend darauf an, die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits- bzw. Betriebsstätte von den Auswärtstätigkeiten abzugrenzen.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer (also auch ein GmbH-Geschäftsführer) vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Arbeitnehmer können nur eine „erste Tätigkeitsstätte“ haben. Ohne erste Tätigkeitsstätte sind alle beruflichen Fahrten des Arbeitnehmers als auswärtige Tätigkeiten einzustufen. Das ist wichtig für Unternehmer bzw. Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern einen Firmenwagen zur beruflichen und privaten Nutzung überlassen. Die Kosten, die auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte entfallen, müssen als Arbeitslohn erfasst werden. Ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte am Betriebssitz seines Arbeitgebers hat, kann der Unternehmer bzw. Arbeitgeber bestimmen. Das bedeutet z.B., dass ein GmbH-Geschäftsführer als Vertreter seiner GmbH selbst bestimmen kann, ob er als Arbeitnehmer am Betriebssitz eine erste Tätigkeitsstätte hat.

Es gibt Situationen, in denen es sinnvoll ist, dass der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte

– festlegt, um ein vorteilhaftes Ergebnis zu erzielen, oder
– nicht festlegt, damit z.B. Außendienstmitarbeiter, die nur ihre Aufträge im Betrieb abwickeln, ihre Fahrten insgesamt als auswärtige Tätigkeiten abrechnen können.

Der Arbeitnehmer, der nahezu ausschließlich im Außendienst tätig ist, kann für seine Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nur die Entfernungspauschale geltend machen, wenn sich seine erste Tätigkeitsstätte am Betriebssitz befindet. Ohne erste Tätigkeitsstätte handelt es sich bei den Fahrten des Vertrieblers zur Betriebsstätte seines Arbeitgebers um eine auswärtige Tätigkeit, sodass die Fahrtkosten voll abziehbar sind. Da es keine bestimmte Form gibt, wie der Arbeitgeber seine arbeits- oder dienstrechtlichen Weisungen zu dokumentieren hat, reicht es aus, wenn hierzu keinerlei Aussagen getroffen werden. Es gibt somit zwei Alternativen:

1. Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte festgelegt (auf die Qualität der Tätigkeit kommt es dabei nicht an). Eine Zuordnung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z.B. zur Führung der Personalakten) reicht nicht aus, um von einer ersten Tätigkeitsstätte ausgehen zu können.

2. Ohne (eindeutige) Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber sind die gesetzlich vorgegebenen Merkmale entscheidend.

Beispiel:
Ein Arbeitgeber weist seine Betriebsstätte in den Arbeitsverträgen mit seinen Arbeitnehmern immer als erste Tätigkeitsstätte (Haupttätigkeitsstätte bzw. Stammdienststelle) aus. Diese Zuordnung nimmt er auch bei seinen Außendienstmitarbeitern (Handelsvertretern) vor.

Ergebnis:
Die Betriebsstätte des Arbeitgebers ist auch bei den Handelsvertretern als erste Tätigkeitsstätte zu behandeln, weil die Handelsvertreter die Betriebsstätte zur Abwicklung der Aufträge aufsuchen. Das hat zur Folge, dass alle Fahrten der Handelsvertreter von der Wohnung zur Betriebsstätte und von der Betriebsstätte zur Wohnung als Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einzustufen sind, für die in der eigenen Steuererklärung nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden kann.

Das BMF weist darauf hin, dass es sich bei Gestaltungen, die darauf abzielen, ein günstiges steuerliches Ergebnis zu erzielen, um einen Missbrauch von Gestaltungsmöglichkeiten gemäß § 42 AO handeln kann (Schreiben vom 30.9.2013, Az. IV C 5 – SA 2353/13/ 10004). Das gilt insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern, Arbeitnehmer-Ehegatten und anderen mitarbeitenden Familienangehörigen, weil es hier darauf ankommt, ob die Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten. Es dürfte schwierig sein festzustellen, was in dieser Situation überhaupt zwischen Fremden üblich ist. Sachliche Gründe müsste auch das Finanzamt akzeptieren. Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung sind nicht ausgeschlossen und werden sicherlich auch vor den Finanzgerichten ausgetragen werden.

Hat der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt oder ist sie nicht eindeutig, hängt es von der Arbeitszeitdauer ab, die der Arbeitnehmer an der jeweiligen Tätigkeitstätte verbringt. Der Arbeitnehmer hat gemäß § 9 Abs. 4 EStG seine erste Tätigkeitsstätte dort, wo er entweder

– typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder
– je Arbeitswoche mindestens zwei volle Arbeitstage verbringt oder
– mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

Diese Voraussetzungen können gleichzeitig für mehrere Tätigkeitsstätten vorliegen. Ist das der Fall, bestimmt der Arbeitgeber, wo sich die erste Tätigkeitsstätte befindet. Hat der Arbeitgeber aber keine Bestimmung getroffen, gilt die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Weiterführende Literatur:  Reisekosten und Bewirtungskosten des GmbH-Geschäftsführers

Stand: 16.12.2014 10:29