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Neue Technologien nutzen: Die digitale Transformation

Neue Technologien nutzen: Die digitale Transformation

Um Papier zu sparen und Verwaltungsvorgänge zu optimieren greifen immer mehr Unternehmen auf digitale Softwarelösungen zurück. Hierfür werden digitale Akten angelegt. Diese Akten sind besonders im Blick auf die Digitalisierung für jedes Unternehmen früher oder später unausweichlich. Doch was bedeutet dies genau für das eigene Unternehmen? Wo fängt man am besten an und wofür braucht man diese Umstellung überhaupt?

Das Thema und die Überschrift Digitalisierung geistern schon seit Jahren wie eine dunkle Prophezeiung in den Köpfen der Unternehmensentscheider. Alle Dokumente im Unternehmen nicht mehr auf Papier aufbewahren, sondern nur noch digital? Geht das überhaupt? Nicht nur technisch, sondern auch rechtlich? Ist das überhaupt sinnvoll? Und außerdem stellt sich die Frage: „Wie findet man etwas wieder?“
Bisher war es so, dass alle wichtigen Fakten in Aktenmappen und Ordnern sortiert nach Kunden, Themengebieten, Aufträgen oder Projekten abgelegt wurden. Für die beste Sachbearbeitung des Hauses
waren die Dateien immer und jederzeit mit einem Fingerzeig auffindbar. Warum sollte man dieses seit Jahrzehnten bewährte und gewachsene System ändern? Die Gründe für die Digitalisierung sind hierbei vielfältig. Die vier prägnantesten Pluspunkte seien hierbei aber klar herausgestellt:

1. Platz

Eines der nachvollziehbarsten Probleme, das mit physischen Akten einhergeht, ist der Platz den sie einnehmen und benötigen. Hinzu kommt die Lesbarkeit der Papierdokumente. Diese wird leider über die Jahre nicht besser, sondern eher schlechter. Gerade Quittungen auf Thermopapier können bereits nach wenigen Monaten komplett verblassen. Daher ist eine der einfachsten Lösungen, die Daten im Anschluss an die Fertigstellung einfach zu scannen und abzulegen um mehr Platz zu schaffen. Dies ist in jedem Fall schon mal ein erster sinnvoller Schritt in die richtige Richtung. Jedoch für eine wirkliche Digitalisierung noch zu kurz gedacht, wie im Folgenden noch deutlich wird.

2. Ordnung

Damit Angebote, Rechnungen, Kunden- und Projektdaten immer richtig und vollständig abgelegt sind erfordert es Konsequenz und Ordnung. Meist werden Mitarbeiter immer wieder geschult und angeleitet wie welche Papiere und Unterlagen abzulegen sind. Nicht nur in ausgedruckter, sondern auch in digitaler Form. Leider zeigt die Praxis oft schmerzlich, dass dies leider nicht so einfach funktioniert wie die Theorie verspricht. Die Ablage und Zuordnung sowie Aktualisierung der Projektstände ist immer wieder eine Schwachstelle an welcher Fehler passieren oder es zu unnötigen Zeitverzögerungen kommt. Der Traum von einer vollständigen Kundenakte zu 100% bleibt oftmals unerfüllt.

3. Zeit

Zwei Drittel der Arbeitszeit wird mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht, und sogar bis zu 40% entfallen auf die lästige Suche nach Informationen. Dies bindet unnötige Personalressourcen und ist gleichermaßen ineffizient.

4. Flexibilität

Zudem sind Papierakten nicht wirklich flexibel. Egal, wann und wo Daten fehlen, ob „nur“ im internen Meeting oder sogar im Abschlussgespräch beim Kunden vor Ort, es ist ärgerlich, wirkt schnell unprofessionell und unorganisiert.

Wie kann jetzt eine Digitalisierung hierbei helfen?

Warum überhaupt so etwas wie eine digitale Akte einführen? Aktuelle Daten, Dateien und Formulare zum Projekt sind schon heute im Browser des Computers als Akte angelegt. Dies alleine löst demnach noch keins der oben genannten Probleme. Eine wirkliche Lösung und ein Ausweg aus den Schwierigkeiten hin zu einer Lösung die sich wirklich Digitalisierung nennen darf, ist die Implementierung eines sogenannten Dokumenten-Management-Systems. Als integrierte Lösung in bestehende Computersysteme und Softwarelösungen bietet es so die optimale Ergänzung, um ein Unternehmen zukunftssicher zu machen. Und dies entweder On-Premise (also lokale Nutzung in ihrem Netzwerk) oder sogar als günstigere und besser planbare Cloud-Computing Variante.

Vorteile erkennen

Doch wie funktioniert dies genau und was kann dieses System besser als es Windows nicht schon kann? Kurz gesagt eine ganze Menge. Denn neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente werden vollautomatisch ausgelesen und anhand dieser Informationen selbstständig in bereits bestehende digitale Akten einsortiert. Sollte noch keine Akte vorhanden sein, werden
auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass der Unternehmenschef selbst tätig werden muss. Beispielsweise bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten bedeutet dies eine immense Zeitersparnis. Die Ablage funktioniert hier einfach und intuitiv nach vorgegebenen Parametern, welche sich individuell für jede Firma definieren lassen. Jedes Dokument oder jede Akte wird hierbei mit einer Vielzahl relevanter Metadaten versehen (bspw. Kunden-, Rechnungs- oder Angebotsnummer uvm.).

Schnelle Suche, einfaches Ablegen und standortübergreifendes Teilen

Innovative und modernste Technologien zur Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Informationen, machen es einfach den Überblick über das eigene Unternehmen zu behalten und erhebliche Ressourceneinsparungen zu generieren. Durchgängige Zugriffsmöglichkeiten dank integrierbarer HTML5 Technologie und mobiler Apps für diverse Betriebssysteme lassen so das ganze Büro mit der Smartphone-Welt verschmelzen. Durch die integrierte Volltextsuche kann jederzeit, jedes Dokument gefunden werden. Dabei geschieht der Vorgang so einfach wie bei einer Suche
mit der bekannten Suchmaschine Google. Es wird nicht nur nach den Dateinamen gesucht und gefunden, sondern auch nach dem kompletten Inhalt des Dokuments durchsucht.
Jedes erfasste und abgelegte Dokument kann entweder im Originalprogramm angesteuert oder auch als PDF in der Vorschau angezeigt werden. Man kann somit endlich alle Dokumente mit nur einem Programm öffnen. Wenigstens zur Vorschau – was in den meisten Fällen für eine Informationssuche oder weiterführende Bearbeitung mehr als nur ausreichend ist.
Zusammenfassend liegen die Vorteile auf der Hand: Eine höhere Zugrisgeschwindigkeit auf alle Dokumente, eine schnelle Recherche, eine kurze Abwicklungsdauer, keine Fehlablagen, kein Dokumentenverlust und keine Transportwege mehr.
Durch eine nahtlose Integration in bestehende Computersysteme werden Daten und abgelegte Dateien aus beliebigen Quellen (z.B. Microsoft Oce, SAP, Salesforce, Datev) zusätzlich in ein langzeitstabiles Aufbewahrungsformat gewandelt. So bietet das System zusätzlich alle Voraussetzungen um eine revisionssichere Archivierung gemäß der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu gewährleisten.

Prozessoptimierung

Doch dies ist nur die Spitze des Eisbergs dessen was durch Digitalisierung möglich wäre. Die wirkliche Meisterleistung liegt darin, Geschäftsprozesse auf der Basis eines Dokumenten-Management-Systems zu digitalisieren und in einen sogenannten „Workflow“ zu verwandeln. Dies reicht von dem klassischen Eingangsrechnungsverarbeitungsprozess über Urlaubsanträge bis hin zum individuellen Geschäftsprozess, der explizit für die eigene Firma entwickelt wurde.
Es empfiehlt sich daher eine Digitalierungsberatung in Anspruch zu nehmen und nicht nur Akten, sondern auch bestehende Prozesse im Unternehmen genauer zu beleuchten. Nur so können alle Potenziale, wie Ressourceneinsparungen von Zeit und Geld effektiv besprochen werden. Denn alltägliche Prozesse in Unternehmen sind zwar im theoretischen Kern gleich, jedoch allein durch eine gewisse Mitarbeiteranzahl oft verschieden, über die Jahre gereift und individuell angepasst. Im Ergebnis profitieren die Unternehmen von mehr Transparenz und Servicequalität aber auch von kürzeren Durchlaufzeiten und verringerten Prozesskosten. Unmittelbare Effizienzvorteile, die bessere Integration der Daten und der Schutz vor Datenverlust sind die zentralsten Argumente für eine Investition in diese neue Technologie.

Ein Blick auf den Ist-Zustand

Diesen Weg neu einzuschlagen trauen sich bisher noch zu wenige deutsche Unternehmen. Laut einer repräsentativen Unternehmensbefragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom haben bisher nur 18% der Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern bereits Beratungsleistungen zur digitalen Transformation des eigenen Geschäfts in Anspruch genommen. Gerade einmal 6% planen dies für die Zukunft.
Drei Viertel der Mittelständler geben an, dass das für sie aktuell kein Thema ist. Vor allem aus Unkenntnis welche Vorteile hier genau schlummern und dem Vorurteil, dass dies nur etwas für „große“ Unternehmen ist, scheuen die Unternehmer diesen Schritt. Doch gerade für mittelständische Unternehmen bietet die Digitalisierung einen bisher unerschlossenen Schatz, den es zu
bergen gilt, um damit nicht nur Wettbewerbsvorteile zu generieren, sondern eine dauerhafte Zukunftssicherheit zu schaffen. Für ihr Unternehmen, ihre Mitarbeiter und ihren Erfolg.

 

Udo Prell
Geschäftsführer, PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH,
Köln

Stand: 14.03.2019 09:00