In einer idealen Welt zahlen Kunden stets sofort und in voller Höhe. Allerdings sehen sich viele Unternehmen in Wirklichkeit mit Zahlungsrückständen und -ausfällen konfrontiert. Das muss nicht sein – ein konsequentes Forderungsmanagement und Mahnwesen reduzieren das Risiko erheblich. Wer dafür wenig Zeit hat, kann auf eine automatisierte Lösung setzen.
Natürlich kann man seinen Kunden hochwertige Ware liefern und dann geduldig warten, bis sie zahlen. Das wird in vielen Fällen gut gehen, schließlich sind viele Wirtschaftssubjekte redlich und nicht an Konflikten interessiert. Doch es wäre naiv zu glauben, dass dies immer gelingt.
Kommt es dann tatsächlich einmal zu Zahlungsverzögerungen und -ausfällen, dann sehen sich viele, gerade kleinere Betriebe, plötzlich mit Außenständen konfrontiert, welche die eigene Liquidität schnell und erheblich belasten. Würde man das ausgleichen wollen, sind immense Anstrengungen erforderlich. Ein Beispiel: Bei einem Umsatz von 500.000 Euro und einer Rendite von 10 Prozent liegt der Gewinn bei 50.000 Euro. Fallen 1 Prozent der Forderungen aus, also 5.000 Euro, reduziert sich der Gewinn auf 45.000 Euro. Um das auszugleichen, ist ein zusätzlicher Umsatz von 50.000 Euro notwendig.
Diese Mühe kann man sich sparen, wenn man auf ein konsequentes Forderungsmanagement und Mahnwesen setzt. Das reduziert die Gefahr von Zahlungsausfällen erheblich. „Firmen sollten sofort nach Leistungserbringung die jeweilige Rechnung stellen und dabei unbedingt auf die korrekte und vollständige Aufzählung ihrer erbrachten Leistungen und der vereinbarten Preise achten“, rät Jörg Rossen, Geschäftsführer von Creditreform Bonn/Trier. „Und auf die Zahlungseingänge.“
Trotzdem kommt es immer wieder zu Zahlungsverzögerungen und -ausfällen. Deshalb: „Haben Sie keine Scheu vor schriftlichen Mahnungen“, sagt Rossen, „sie dokumentieren den Zahlungsanspruch und verleihen einer Forderung Nachdruck.“ Zwei Mahnstufen genügen: „Erinnerung“ und „Letzte Mahnung“.
Außerdem sollte eine Liefer- oder Leistungssperre als mögliche Folge an den Schuldner kommuniziert werden. Wird nicht gezahlt, kann man Kontakt aufnehmen und versuchen, strittige Punkte telefonisch zu klären. Führt das zu keinem Ergebnis, sollte man anschließend unverzüglich einen Inkassodienstleister und bei strittigen Forderungen eine Anwaltskanzlei mit dem Forderungseinzug beauftragen.
Offene Posten und Zahlungen automatisch überwachen
Das Problem: Vor allem in Kleinbetrieben bleibt oft wenig Zeit für Buchhaltung, geschweige denn ein ausgeklügeltes Zahlungs-und Forderungsmanagement. Doch dafür gibt es Lösungen. Zum Beispiel der neue Service „Creditreform Mahnwesen“. „Wir bieten damit ein Online-Tool, das offene Posten und Zahlungen überwacht sowie den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen übernimmt“, erklärt Moritz von Padberg, Geschäftsführer von Creditreform Köln. Der Prozess ist standardisiert und voll automatisiert – er ermöglicht aber auch manuelle Eingriffe. „Der Service ist mit jeder IT-Lösung kompatibel“, ergänzt Rossen.
Gut für die Kundenkommunikation: Bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt tritt Creditreform gegenüber dem säumigen Zahler nicht in Erscheinung. Absender der Schreiben ist stets das eigene Unternehmen. Erst mit der auf Wunsch folgenden Übernahme des Inkassos taucht der Name von Creditreform auf dem Briefkopf auf. „Das ist vielen unserer Kunden sehr wichtig“, erläutert Padberg, „sie möchten einem Schuldner nicht zu früh mit einem professionellen Inkassodienstleister drohen.“
Wer auf „Creditreform Mahnwesen“ setzt, entlastet die eigene Buchhaltung und kann sich ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren. Mit anderen Worten: „Rechnungen bleiben nicht unbearbeitet“, unterstreicht Rossen, „nur weil man gerade keine Zeit hat, sich darum zu kümmern.“
