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Lohnsteuer-Nachschau: Was zu beachten ist, wenn ein Prüfer des Finanzamts unverhofft erscheint

Die Lohnsteuer-Nachschau ist ebenso wie die Umsatzsteuer-Nachschau keine Außenprüfung (Betriebsprüfung). Der Prüfer des Finanzamts braucht keine Prüfungsanordnung. Das heißt, der Prüfer des Finanzamts kann sein Erscheinen telefonisch ankündigen, er muss es aber nicht. Er kann also ohne Vorankündigung beim Unternehmer/Freiberufler erscheinen, sich die Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und anderen Urkunden vorlegen und Auskünfte erteilen lassen, soweit dies zur Feststellung steuerlicher Sachverhalte „zweckdienlich“ ist (§ 42g EStG).

Nach dem BMF-Schreiben vom 16.10.2014 dient die Lohnsteuer-Nachschau dazu, sich einen Eindruck von den räumlichen Verhältnissen, dem tatsächlich eingesetzten Personal und dem üblichen Geschäftsbetrieb zu verschaffen. Eine Lohnsteuer-Nachschau kommt also insbesondere in Betracht

– bei der Beteiligung von Einsätzen der Finanzkontrolle „Schwarzarbeit“,
– zur Feststellung der Arbeitgeber- und Arbeitnehmereigenschaft,
– zur Feststellung der Anzahl der insgesamt beschäftigten Arbeitnehmer,
– bei Aufnahme eines neuen Betriebs,
– zur Feststellung, ob der Arbeitgeber eine lohnsteuerliche Betriebsstätte unterhält,
– zur Feststellung, ob eine Person selbstständig oder als Arbeitnehmer tätig ist,
– zur Prüfung der steuerlichen Behandlung von Minijobs (§ 8 Abs. 1 und 2 SGB IV), ausgenommen Beschäftigungen im Privathaushalt,
– zur Prüfung des Abrufs und der Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELSTAM) und
– zur Prüfung der Anwendung von Pauschalierungsvorschriften, z.B. bei Sachzuwendungen an Arbeitnehmer (§ 37b Abs. 2 EStG).

Gegen den Willen des Unternehmers/Freiberuflers darf der Prüfer die Wohnräume nicht betreten. Er darf die privaten Räume allerdings durchqueren, um in geschäftliche Räume (z.B. ins Arbeitszimmer) zu gelangen.

Achtung: Im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau besteht kein Durchsuchungsrecht. Der Prüfer ist also auf die Mithilfe des Unternehmers/Freiberuflers angewiesen. Nur wenn dieser zustimmt, darf der Prüfer des Finanzamts auf seine elektronischen Daten zugreifen. Verweigert er den Datenzugriff, kann der Prüfer verlangen, dass ihm die erforderlichen Unterlagen in Papierform vorgelegt werden. Das Finanzamt kann den Verwaltungsakt (= Aufforderung zu einer bestimmten Handlung, Duldung oder Unterlassung) erzwingen. Auf die Frage, welche Zwangsmittel eingesetzt werden sollten, geht das BMF allerdings nicht ein.

Der Prüfer des Finanzamts kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen. Auch wenn keine Prüfungsanordnung erforderlich ist, muss der Unternehmer über den Wechsel schriftlich informiert werden. Außerdem muss der Prüfer einen schriftlichen Vermerk anfertigen, in dem das Datum und die Uhrzeit des Wechsels festgehalten wird. Über einen Wechsel zur Lohnsteuer-Außenprüfung entscheidet allein das Finanzamt. Das Finanzamt wird von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, wenn

– erhebliche Fehler beim Steuerabzug vom Arbeitslohn festgestellt wurden,
– die maßgeblichen Sachverhalte im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau nicht abschließend geklärt werden können und weitere Ermittlungen erforderlich sind,
– die Mitwirkungspflichten im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau nicht erfüllt worden sind,
– die Ermittlung der Sachverhalte aufgrund eines fehlenden Datenzugriffs nicht oder nur erschwert möglich ist.

Bei einer Lohnsteuer-Nachschau gibt es keine Schlussbesprechung und keinen Prüfungsbericht. Das heißt, die gewonnenen Erkenntnisse werden unmittelbar in einen Lohnsteuer-Nachforderungsbescheid oder Lohnsteuer-Haftungsbescheid umgesetzt. Soll der Arbeitgeber in Haftung genommen werden, muss das Finanzamt ihm vor Erlass des Haftungsbescheids Gelegenheit geben, sich dazu zu äußern (= rechtliches Gehör).