Geschenke einer GmbH an ihre Geschäftspartner: Steuerrechtliche Hürden und wie sie umgangen werden können

Weihnachten steht vor der Tür. Da sind Geschenke an Geschäftspartner zur Erhaltung und Vertiefung einer Geschäftsbeziehung üblich. Um diese Beziehungen zu unterstützen, hat der Gesetzgeber im Wachstumschancengesetz die Freigrenze für den Betriebsausgabenabzug von Geschenken von 35 auf 50 Euro hinaufgesetzt. Doch um sich den Betriebsausgabenabzug für Geschenke zu sichern, sind eine Reihe von Hürden zu nehmen. Es gibt allerdings auch einen Weg zum unbegrenzten Betriebsausgabenabzug für Geschenke, der frei von den gesetzlichen Hürden ist.

Was ist ein Geschenk im steuerlichen Sinne?

Ein Geschenk setzt eine unentgeltliche Zuwendung an den Empfänger voraus. Der Zweck, Geschäfts-verbindungen anzubahnen, zu sichern oder zu verbessern, ist keine Gegenleistung. Denn es ist ja gerade der Sinn und Zweck von Geschenken, sich in Erinnerung zu bringen bzw. in Erinnerung zu bleiben. Bei einer konkreten Gegenleistung handelt es sich dagegen nicht um ein Geschenk. Aufwendungen für Provisionen, Werbeaufwendungen und Zugaben können deshalb uneingeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Es handelt sich nur dann um ein Geschenk, wenn jemand eine Zuwendung aus dem eigenen Vermögen einem anderen zukommen lässt, der dadurch objektiv bereichert wird. Von einem Geschenk ist also auszugehen, wenn

• eine Zuwendung ohne rechtliche Verpflichtung erfolgt,
• kein unmittelbarer zeitlicher oder wirtschaftlicher Zusammenhang mit einer Leistung des Empfängers vorhanden ist und
• sich beide einig sind, dass die Zuwendung unentgeltlich ist (vgl. BFH, Urteil vom 30. März 2017, Az. IV R 13/14, BStBl. II 2017, Seite 892).

Beispiele zur Abgrenzung:

• Blumen oder eine Kiste Wein, die einem Dritten kostenlos zugewendet werden, sind Geschenke.
• Schmiergelder können Geschenke sein, wenn sie nicht als Entgelt für eine bestimmte Gegenleistung gezahlt werden.
• Bei sogenannten Incentive-Reisen handelt es sich in der Regel um entgeltliche Zuwendungen und nicht um Geschenke.
• Kundenservice, der unentgeltlich erbracht wird, ist kein Geschenk, weil er im Zusammenhang mit einem vorhergehenden Kauf bzw. einer vorhergehenden Dienstleistung erbracht wird und derartige Leistungen regelmäßig im Kaufpreis einkalkuliert sind.
• Preise bei Preisausschreiben sind keine Geschenke.
• Rabatte sind keine Geschenke. Sie mindern vielmehr die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des angeschafften Wirtschaftsguts.
• Sponsoring bedeutet, dass eine Gegenleistung vorhanden ist. Bei den Leistungen des Sponsors handelt es sich somit nicht um Geschenke.
• Theaterkarten und andere Eintrittskarten können Geschenkaufwendungen sein.
• Trinkgeld ist zusätzliches (freiwilliges) Entgelt für eine Gegenleistung und somit kein Geschenk.
• Werbeprämien für die Vermittlung neuer Kunden sind als Gegenleistung einzustufen und damit keine Geschenke.

Die Zuwendung muss aus der Sicht der GmbH durch die Geschäftsbeziehung und damit betrieblich veranlasst sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Anlass beim Geschäftspartner betrieblich oder privat ist. Das heißt, dass es z.B. nicht darauf ankommt, ob der Geschäftspartner einen Geburtstag oder ein Geschäftsjubiläum feiert.

Daneben gibt es auf dem Weg zum Betriebsausgabenabzug eine Reihe von Hürden zu beachten.

Hürde 1: Die Einhaltung der Freigrenze von 50 Euro

Geschenke an Geschäftspartner dürfen nur bis zu einem Betrag von 50 Euro pro Person und Jahr abgezogen werden (§ 4, Abs. 5, Nr. 1 Einkommensteuergesetz – EStG). Bis Ende 2023 galt noch eine Grenze von 35 Euro.

Bei dieser Höchstgrenze handelt es sich um eine Freigrenze. Übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten die Höchstgrenze auch nur um einen Cent, entfällt der Betriebskostenabzug insgesamt, also nicht nur für den Betrag, der über 50 Euro hinausgeht.

Ist die GmbH zum Vorsteuerabzug berechtigt – was die Regel ist –, ist der Nettowert der Zuwendung mit der 50-Euro-Grenze zu vergleichen. Verpackungs- und Versandkosten für Geschenke bleiben bei der Berechnung der 50-Euro-Grenze unberücksichtigt.

Empfänger eines Geschenks können natürliche und juristische Personen, z.B. eine GmbH, sein. Zuwendungen an Arbeitnehmer der anderen GmbH, z.B. an deren Gesellschafter-Geschäftsführer, sind nicht automatisch als Zuwendungen an die GmbH anzusehen. Jede Person, mit der ein Unternehmen im Geschäftsleben zu tun hat, ist als eigenständiger Zuwendungsempfänger anzusehen, z.B. der GmbH-Geschäftsführer, der Sekretär, der Marketingassistent usw.

Beispiel:

1. Die A-GmbH gibt einem Kunden im Januar und im Dezember 2024 jeweils ein Geschenk im Wert von 30 Euro. Ein Betriebsausgabenabzug ist ausgeschlossen, weil die Höchstgrenze in 2024 überschritten wird.
2. Die A-GmbH gibt einem Kunden im Dezember 2024 und im Januar 2025 jeweils ein Geschenk im Wert von 30 Euro.

Beide Geschenke sind als Betriebsausgaben abziehbar.

Hürde 2: Die Aufzeichnungspflicht

Damit das Finanzamt die Einhaltung der Freigrenze überprüfen kann, sind die Geschenke an Geschäfts-partner und Kunden fortlaufend, zeitnah, einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG). Aus der Aufzeichnung muss der Name des Empfängers ersichtlich sein. Sämtliche ihm zugewendeten Geschenke – auch die über 50 Euro – sind aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung erfolgt in der Regel dergestalt, dass die GmbH alle Geschenke auf einem gesonderten Konto verbucht.

Wird gegen die Aufzeichnungspflicht verstoßen, entfällt der Betriebsausgabenabzug. Dies ist z.B. der Fall, wenn die Geschenkaufwendungen als Werbeaufwand verbucht werden.

Hürde 3: Wegfall des Vorsteuerabzugs bei Überschreiten der Freigrenze

Die Einhaltung der Freigrenze ist auch für den Vorsteuerabzug der GmbH relevant. Wird die Höchstgrenze eingehalten, kann die GmbH die Umsatzsteuer aus den für die Geschenke aufgewendeten Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Vorsteuer abziehen. Wird die Grenze überschritten, ist nicht nur der Betriebsausgabenabzug, sondern auch der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 1a Satz 1 Umsatzsteuergesetz).

Hürde 4: Versteuerung des Geschenks durch den Empfänger oder pauschale Besteuerung durch die GmbH

Geschenke einer GmbH an Geschäftspartner müssen von diesen als Betriebseinnahme verbucht werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Gesellschaft das Geschenk als Betriebsausgabe absetzen kann oder nicht. Bisweilen „vergessen“ die beschenkten Geschäftspartner, das Geschenk als Betriebseinnahme auszuweisen. In derartigen Fällen muss der Beschenkte damit rechnen, dass sein Betriebsfinanzamt über Kontrollmitteilungen des Finanzamts der GmbH über die Zuwendung informiert wird und er sodann nachträglich zur Versteuerung herangezogen wird.

Da aber nicht alle Schenkungsfälle in der Wirtschaftspraxis kontrolliert werden können, hat sich der Gesetzgeber eine alternative Lösung einfallen lassen. Er gestattet in § 37b EStG, dass der Schenker die Einkommensteuer auf die gewährten Geschenke mit einem Pauschsteuersatz von 30 Prozent erheben kann. Da § 37b EStG auch für juristische Personen gilt (R 8.1 Abs. 1 Körperschaftsteuer- Richtlinien), wird mit der Übernahme der pauschalen Körperschaftsteuer in Höhe von 30 Prozent die steuerliche Erfassung der Zuwendung beim Empfänger abgegolten. Damit dieser die Zuwendung nicht auch noch versteuert, muss die GmbH den Empfänger von der Steuerübernahme unterrichten (§ 37b Abs. 3 Satz 3 EStG).

Entscheidet sich die GmbH für die pauschale Körperschaftsteuer, muss sie die Pauschalierung auf alle Geschenke innerhalb eines Wirtschaftsjahres anwenden. Die Pauschalsteuer ist als Betriebsausgabe absetzbar, wenn der Höchstbetrag der Zuwendungen von 10.000 Euro je Empfänger und Wirtschaftsjahr nicht überschritten wird. Dazu ist es erforderlich, die Zuwendungen den Empfängern zuzuordnen und aufzuzeichnen.

Nach § 37b Abs. 4 EStG gilt die pauschale Körperschaftsteuer als Lohnsteuer. Die GmbH muss – auch wenn sie bislang keine Lohnsteueranmeldungen abzugeben brauchte – die pauschale Steuer in einer Lohnsteueranmeldung erklären. Diese übermittelt sie innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf des Anmeldezeitraums elektronisch an das Betriebsfinanzamt.

Sicherung des unbegrenzten Betriebsausgabenabzugs unter Umgehung sämtlicher Hürden

Wie die vorstehenden Ausführungen zur Abzugsfälligkeit und Versteuerung von Geschenkaufwendungen zeigen, hat der Gesetzgeber eine Reihe von Hürden errichtet. Wenn auch nur eine dieser Hürden nicht beachtet wird, droht der schenkenden Gesellschaft eine steuerliche Mehrbelastung.

Sämtliche Hürden kann eine GmbH umgehen, wenn sie der Zuwendung den Charakter eines Geschenks nimmt, indem sie aus einem unentgeltlichen einen entgeltlichen Vorgang macht. Es handelt sich nämlich dann nicht mehr um ein Geschenk, wenn Geber oder Empfänger oder beide davon ausgehen, dass die Zuwendung nicht unentgeltlich sein soll. Dies erreicht der Geschäftsführer der schenkenden GmbH dadurch, dass er die Zuwendung in einen Zusammenhang mit einem Geschäftsabschluss bringt. Dafür ist die Zustimmung des Empfängers nicht erforderlich.

Beispiel:

Die A-GmbH schenkt ihrem selbstständigen Handelsvertreter eine Reise für zwei Personen zu den Salzburger Festspielen mit vier Übernachtungen und Eintrittskarten zu zwei Veranstaltungen im Wert von 1.800 Euro. Im Begleitschreiben zu dem Geschenk heißt es:

• a) „…verbinden wir mit der Zuwendung die Hoffnung auf weiterhin gute Geschäftsabschlüsse.“
• b) „…bedanken wir uns mit der Zuwendung für die Geschäftsabschlüsse im letzten Halbjahr.“

Im Fall a) kann die Zuwendung gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Im Fall b) ist die Zuwendung voll abzugsfähig, da es sich um eine nachträgliche Vergütung für die Geschäftsabschlüsse im letzten Halbjahr handelt, um ein sogenanntes Dankbarkeitshonorar.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Entgeltlichkeit besteht darin, dass der Betriebsausgabenabzug unabhängig von der Höhe der Zuwendung gesichert ist.