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Führen in Zeiten des Homeoffice: Virtuelle Meetings wirkungsvoll gestalten

Führen in Zeiten des Homeoffice: Virtuelle Meetings wirkungsvoll gestalten

Ob Krisensitzungen mit dem Führungsteam oder Meetings, in denen die Mitarbeiter in ihrem Homeoffice über die permanenten Veränderungen und neuen Entwicklungen informiert, beruhigt oder instruiert werden müssen: All das müssen Chefs jetzt virtuell bewältigen. Damit Führen auch in virtuellen Meetings funktioniert, gibt es Moderationsmethoden und Regeln, die den Unterschied zwischen virtuellen und physischen Meetings kaum spürbar machen. Fast alles ist hier möglich.

Die Anwendung der meisten intelligenten Online-Tools ist gar nicht so schwer zu lernen. Im Internet findet man zurzeit zahllose Online Workshops und Tutorials, die erklären, was technisch möglich ist und wie diese Möglichkeiten zu nutzen sind. Außerdem kann ein Co-Moderator, vielleicht ein technisch versierter Mitarbeiter, während eines Meetings alle technischen Aufgaben übernehmen, während Sie sich auf Ihre Rolle als Chef und Leiter des Meetings konzentrieren.

Das Verständnis der Technik ist allerdings nur ein wichtiger Baustein, um virtuell in Kontakt zu bleiben und die jetzt so dringenden Aufgaben zu bewältigen. Andere wichtige Voraussetzungen dafür, Online-Meetings ebenso effektiv und ebenso wirkungsvoll zu gestalten wie Präsenzmeetings, sind die kompetente Vorbereitung, ein sinnvolles Design und eine einfühlsame Moderation, die bestimmte Regeln beachtet. Denn nur so können die Teilnehmenden sich voll und ganz einbringen und nur so können Sie als Chef auf die Leistungsfähigkeit und -bereitschaft sowie das ganze Potenzial Ihrer Teilnehmer zählen.

Für einfache Meetings, in denen es um Kontakthalten geht, sind Online-Plattformen wie beispielsweise Skype und Zoom mit ihren Video-Funktionen sehr gut geeignet. Diese beiden ermöglichen einfache Meetings, in denen die Mitarbeiter z.B. über die neuesten Entwicklungen informiert werden sollen, in denen Sie sich mitteilen können oder erfahren, dass physische Distanz nicht gleich soziale Distanz bedeutet. Meetings mit wenigen Teilnehmern, formelle Meetings mit größeren Teilnehmerzahlen, Informationsmeetings oder Präsentationen können hier leicht über einen geteilten Bildschirm stattfinden.

Übrigens: Damit solche Mitarbeiter-Meetings nicht als Kontrolle, sondern als bereichernd wahrgenommen werden, könnten sie beispielsweise „virtueller Kaffeeklatsch“ genannt werden. Eine Bezeichnung für regelmäßige virtuelle Meetings, welche die lieb gewordenen Gespräche in der Kaffeeküche, im Aufenthaltsraum oder in der Kantine ersetzen.

Für jedes komplexe Thema gibt es Online-Lösungen
Für längere Meetings allerdings, in denen es um komplexere Themen geht, in denen zusammengearbeitet werden muss und die Kompetenz, der Ideenreichtum und die Kreativität vieler gefragt sind, lohnt es, sich mit den Möglichkeiten von Profitools vertraut zu machen oder z.B. Zoom in Verbindung mit Google Drive zu nutzen. In solchen mehrstündigen, komplexeren Online-Meetings ist es wichtig, ein wertschätzendes und offenes Klima zu schaffen und dafür partizipative Moderationsmethoden anzuwenden, die Räume für echten Kontakt und authentische Begegnungen, für Reflexion und Austausch, auch in kleineren Gruppen, zur Verfügung stellen.

So können Strategiesitzungen, interaktive Problemlösungsmeetings oder Projektplanungsthemen ebenso wirkungsvoll durchgeführt werden wie die entsprechenden Präsenzmeetings. In solchen Meetings ist es z.B. kein Problem, die Teilnehmer in mehreren virtuellen Räumen simultan an unterschiedlichen Themen arbeiten zu lassen und die Ergebnisse später zusammen zu tragen, um daraus ein Gesamtergebnis zu erarbeiten. Gut vorbereitete Meeting-Designs ermöglichen es, auch ohne das physische Miteinander in einem Raum ergebnisorientiert, effektiv und mit dem gesamten Potenzial der Teilnehmer zu guten Lösungen, gut reflektieren Entscheidungen oder sinnvollen nächsten Schritten zu kommen.

Hier ein paar nützliche Tipps für interaktive, mehrstündige Meetings, in denen die Teilnehmer aktiv, interaktiv und produktiv zusammenarbeiten können. Einige sind natürlich für Präsenzmeetings ebenso wichtig, werden aber bei Online-Meetings gern vergessen. Deshalb werden sie hier erwähnt:

Vorbereitung
– Wenn es um komplexe Themen geht, die Sie mit Ihren Mitarbeitern online bearbeiten wollen, entscheiden Sie sich eher für interaktive, partizipative Video-Konferenzen mit intelligenten Zusatzfunktionen. Solche sind weitaus effektiver als Online-Meetings, in denen die Teilnehmer sich nicht sehen können und wenige Möglichkeiten für Interaktionen und gemeinsame Bearbeitung von Themen haben.

– Machen Sie sich mit der Technik vertraut, oder besser: Benennen Sie einen Co-Moderator, der für die Teilnehmer telefonisch erreichbar ist und sich um die technische Begleitung des Meetings kümmert, während Sie präsentieren oder mit den Teilnehmern arbeiten und Aufgaben/nächste Schritte besprechen.

– Überlegen Sie sich vorab ein Meeting-Design, mit dem Sie die anstehenden Themen und Aufgaben sinnvoll bearbeiten können. Integrieren Sie interaktive Sequenzen, in denen die Teilnehmer z.B. simultan in unterschiedlichen Räumen arbeiten, um dann die Ergebnisse zum Thema für eine anstehende Entscheidung oder eine Lösung zusammenzutragen.

– Planen Sie etwa jede Stunde eine kurze Pause ein. Manchmal ist es auch sinnvoll, das Meeting für eine bestimmte Zeit zu unterbrechen, um den Teilnehmern Einzelarbeit zu ermöglichen, die zu gemeinsam verabredeter Zeit wieder im virtuellen Meeting-Raum erörtert und zusammengetragen wird.

– Überlegen Sie sich vorab, welche Mitarbeiter und ggf. Spezialisten unbedingt am Meeting teilnehmen sollten, sodass Sie die gesamte Kompetenz und das Potenzial im Meeting versammelt haben, die für die Bearbeitung Ihres Themas sinnvoll sind.

– Versenden Sie frühzeitig eine Einladung per Mail, in der Sie den Teilnehmern mögliche Hinweise zur Technik und den Link zum Meeting zukommen lassen. Fordern Sie darin die Teilnehmer auf, sich bereits einige Minuten vorher einzuwählen.

– Machen Sie in der Einladung den Sinn und Zweck des Meetings deutlich, ebenso wie Ihre erwarteten Ergebnisse. Schicken Sie in der Einladung bereits Unterlagen und Informationen mit, die zur Vorbereitung dienen können.

Meeting
– Seien Sie darauf vorbereitet, neue Teilnehmer kurz in die Software einzuführen. Wie erwähnt ist es sinnvoll, für diese und andere technische Aufgaben einen versierten Co-Moderator zu haben.

– Stellen Sie im Meeting klare Regeln auf, wie z.B.: „Wir beginnen und enden pünktlich“, „Wer etwas sagen möchte, zeigt das durch … an“, „Sprechen Sie immer in der ‚Ich-Form‘“ oder „Während ein Teilnehmer spricht, werden alle anderen Mikrophone abgeschaltet und keine Kommentare oder Bewertungen abgegeben“.

– Haben Sie alle Materialien – Informationen, Tabellen, Filme usw. – auf Ihrem Desktop ‚griffbereit‘, die Sie während des Meetings präsentieren wollen.

– Geben Sie den Teilnehmern die Gelegenheit, „anzukommen“, ebenso wie in Präsenz-Meetings auch. Machen Sie also z.B. eine kleine Entschleunigungsübung und fragen Sie nach den Hoffnungen und Befürchtungen in Bezug auf dieses Meeting. So können Sie diese unmittelbar besprechen, bestätigen oder ausräumen, sodass sie im Meeting unausgesprochen nicht die Aufmerksamkeit der Teilnehmer blockieren.

– Streuen Sie immer wieder interaktive Sequenzen ein, die nicht nur den „Kopf“ beschäftigen, sondern auch „den Rest“ der Teilnehmer. Sie könnten z.B. die Frage stellen: „Wenn Sie sich unser Projekt in seinem jetzigen Stadium vergegenwärtigen, welche Assoziationen kommen Ihnen dann? Welche Gefühle tauchen da auf?“ So beziehen Sie auch ganz aktiv Kreativität und Emotionen ein – das schafft mehr Nähe und Engagement als wenn Sie nur mit dem Verstand arbeiten. Es kommen dabei oft erstaunliche Bilder und damit unerwartete Lösungen zum
Vorschein.

– Sprechen Sie bei Ihren Präsentationen und in der Moderation der möglichen Aufgaben deutlich und langsamer als gewöhnlich.

– Denken Sie daran, etwa jede Stunde eine kleine Pause zu machen, in der Sie die Teilnehmer dazu einladen, sich zu bewegen, sich einen Kaffee zu machen oder kurz abzuschalten. So bleiben die Teilnehmer in einem Online-Meeting länger frisch und aufmerksam.

Abschluss
Bevor Sie das Meeting beenden, achten Sie wie auch in einem Präsenz-Meeting darauf, dass jedem Teilnehmer die nächsten Schritte klar und mögliche Anschlussaufgaben verteilt sind. Das können Sie z.B. in einem virtuellen Google-Doc Dokument machen, auf das alle simultan Zugriff haben.

Machen Sie eine Abschluss-Runde, in der noch einmal jeder Teilnehmer zu Wort kommt und die Möglichkeit hat, zu sagen, welche positiven Eindrücke er aus dem Meeting mitnimmt oder was ihm jetzt noch wichtig ist.

Wenn Sie sehr anspruchsvolle, komplexe Themen bearbeiten wollen, ist zu empfehlen, eine/n professionellen Online-Moderator/in hinzuzuziehen. Wie in diesem Artikel erwähnt, hat die Arbeit in virtuellen Räumen, ganz abgesehen von den technischen Voraussetzungen, ihre eigenen Regeln und muss besonders einfühlsam angeleitet werden. Professionelle Online-Moderator/innen kennen die virtuellen Möglichkeiten und können fast alles in Online-Formate bringen, die ebenso gute Ergebnisse hervorbringen, wie Sie es in Face-to-Face Meetings gewohnt sind.

Zur Person
Sabine Bredemeyer ist Beraterin, Trainerin, Coach, Buchautorin und Sprecherin und arbeitet seit mehr als 20 Jahren mit mittelständischen und großen Unternehmen in Deutschland und dem englisch-sprachigen
Ausland. Online-Moderation gehört seit mehr als zehn Jahren zu ihren Schwerpunkten. Seit diesem Jahr hat Frau Bredemeyer einen Lehrauftrag an der Hochschule Osnabrück zum Thema „Führung und Teamentwicklung“, den sie online durchgeführt hat.
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Tel. 0172 2582 673
Stand: 01.07.2020 09:16