Eine GmbH kann ihren freien Mitarbeitern, insbesondere wenn diese viele auswärtige Termine wahrnehmen, einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, der auch privat genutzt werden darf. Der Vorteil der Privatnutzung ist beim freien Mitarbeiter als Erlös zu erfassen und bei der GmbH als betrieblicher Aufwand (Fremdleistung). Der Firmenwagen gehört zum Betriebsvermögen der GmbH, die die gesamten Kfz-Kosten als Betriebsausgaben bucht. Soweit der freie Mitarbeiter das Fahrzeug nutzt, um für die GmbH Aufträge auszuführen, handelt es sich um betriebliche Fahrten. Diese Fahrten werden zwischen GmbH und freiem Mitarbeiter nicht abgerechnet, weil sie bereits bei der GmbH unmittelbar als Betriebsausgaben abgezogen werden. Umsatzsteuer fällt keine an, weil kein Leistungsaustausch stattfindet.
Nutzung für private Fahrten: Darf der freie Mitarbeiter den Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, unterliegen die Kosten, die hierauf entfallen, als Leistungsaustausch der Umsatzsteuer. Das bedeutet: GmbH und freier Mitarbeiter müssen diese Kfz-Kosten abrechnen, wenn sie keine steuerlichen Nachteile in Kauf nehmen wollen. Den geldwerten Vorteil rechnet der freie Mitarbeiter mit der Gesellschaft ab, bzw. diese erteilt dem freien Mitarbeiter eine Gutschrift, wobei die private Nutzung entweder
- nach den tatsächlichen Kosten abgerechnet wird, die auf die privaten Fahrten entfallen, oder
- nach der 1-Prozent-Methode ermittelt wird.
Bei der privaten Nutzung durch den freien Mitarbeiter handelt es sich um eine entgeltliche Leistung der GmbH. Gegenleistung ist die Dienstleistung des freien Mitarbeiters. Konsequenz ist, dass die GmbH insoweit einen steuerpflichtigen Umsatz ausführt.
Beispiel:
Eine GmbH überlässt ihrem freien Mitarbeiter einen Pkw. Der Bruttolistenpreis beträgt 32.000 Euro. Der 1-Prozent-Wert beträgt daher 320 Euro + 60,80 Euro USt = 380,80 Euro pro Monat. Die Abrechnung sieht dann bei einer Abrechnung als Gutschrift wie folgt aus:
Provision/Honorar für den Monat Januar 5.000,00 Euro
Pkw-Überlassung für Privatfahrten
im Januar 320,00 Euro
Zwischensumme 5.320,00 Euro
Umsatzsteuer 19 Prozent 1.010,80 Euro
Gesamthonorar brutto 6.330,80 Euro
abzüglich Sachzuwendung – 380,80 Euro
Auszahlungsbetrag 5.950,00 Euro
Rechnung der GmbH an den freien Mitarbeiter:
Pkw-Überlassung für Privatfahrten
im Januar 320,00 Euro
zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer 60,80 Euro
Rechnungsbetrag (Verrechnung
siehe Gutschrift) 380,80 Euro
Die tatsächliche Nutzung (Sachzuwendung) hat der freie Mitarbeiter erhalten, sodass der Betrag von 380,80 Euro nicht in bar gezahlt wird. Es fließen insoweit keine Geldbeträge.
