Überlässt eine GmbH einem ihrer Arbeitnehmer einen Firmenwagen, erfolgt die private Nutzung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Für bestimmte Tätigkeiten können Unternehmen auch freie Mitarbeiter einsetzen und ihnen ebenfalls einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, der auch privat genutzt werden darf. Der Vorteil der Privatnutzung ist beim freien Mitarbeiter als Erlös zu erfassen. Bei der GmbH, die das Fahrzeug überlässt, handelt es sich um betriebliche Aufwendungen, die sie auf das Konto „Fremdleistungen“ bucht.
Soweit der freie Mitarbeiter das Fahrzeug verwendet, um für die Gesellschaft Aufträge auszuführen oder zu akquirieren, handelt es sich um betriebliche Fahrten, für die die GmbH die Kosten unmittelbar übernimmt. Diese Fahrten brauchen zwischen GmbH und freiem Mitarbeiter nicht abgerechnet zu werden, wenn die Kosten unmittelbar bei der Gesellschaft entstehen und von ihr als Betriebsausgaben abgezogen werden. Umsatzsteuer (USt) fällt keine an, weil kein Leistungsaustausch stattfindet.
Darf der freie Mitarbeiter den Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, unterliegen die hierauf entfallenden Kosten als Leistungsaustausch der USt. Das heißt, Gesellschaft und freier Mitarbeiter müssen diese Kfz-Kosten abrechnen, wenn sie keine steuerlichen Nachteile in Kauf nehmen wollen. Den geldwerten Vorteil rechnet der freie Mitarbeiter mit der GmbH ab, bzw. diese erteilt dem freien Mitarbeiter eine Gutschrift, wobei die private Nutzung entweder
- nach den tatsächlichen Kosten, die auf die privaten Fahrten entfallen, oder
- mit 20 Prozent nach der 1-Prozent-Methode abgerechnet wird.
Bei der privaten Nutzung durch den freien Mitarbeiter handelt es sich um eine entgeltliche Leistung der GmbH. Gegenleistung ist die Dienstleistung des freien Mitarbeiters. Konsequenz ist, dass die Gesellschaft insoweit einen steuerpflichtigen Umsatz ausführt. Wenn ein E-Fahrzeug oder extern aufladbares Hybridfahrzeug zur Verfügung gestellt wird, stellt sich der Frage, ob ertragsteuerlich die reduzierten Werte zugrunde gelegt werden können. Umsatzsteuerlich ist dies nicht möglich, sodass eine problemlose Abrechnung nur möglich ist, wenn die Werte verwendet werden, die für Verbrennungsmotoren gelten.
Beispiel:
Eine GmbH überlässt ihrem freien Mitarbeiter einen Pkw. Der Bruttolistenpreis beträgt 32.000 Euro. Der 1-Prozent- Wert beträgt daher 320 Euro pro Monat. Die Abrechnung sieht dann wie folgt aus:
Pkw-Überlassung für Privatfahrten im Monat: 320,00 Euro
Zuzüglich 19 Prozent USt: 60,80 Euro
Bruttobetrag: 380,80 Euro
Abrechnung durch den freien Mitarbeiter:
Honorar (z.B. Provisionen) für vereinbarte Leistungen): 320,00 Euro
Zuzüglich 19 Prozent USt: 60,80 Euro
Bruttobetrag: 380,80 Euro
Verrechnung mit der Pkw-Überlassung: 380,80 Euro
Noch zu zahlen: 0,00 Euro
Die tatsächliche Nutzung (Sachzuwendung) hat der freie Mitarbeiter erhalten, sodass der Betrag von 380,80 Euro nicht in bar gezahlt wird. Es fließen insoweit keine Geldbeträge. Der freie Mitarbeiter zahlt 60,80 Euro USt an das Finanzamt. Die GmbH hat einen Vorsteuerabzug von 60,80 Euro, sodass sich per Saldo für die Gesellschaft aus diesem Vorgang keine USt-Belastung ergibt.