Die Haftung des GmbH-Geschäftsführers reicht weit über Strategie und Geschäftspolitik hinaus. Im Tagesgeschäft führen Fehler in der Rechnungs- und Belegführung schnell zu Haftungsrisiken. Wer die Buchführung vernachlässigt, riskiert steuerliche Nachteile für die GmbH und im Ernstfall die Haftung mit seinem Privatvermögen.
Die Haftungsgrundlage
Nach § 43 GmbHG hat der Geschäftsführer die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns anzuwenden. Verletzt er diese Pflicht, haftet er der Gesellschaft persönlich auf Schadensersatz. Nach § 41 GmbHG muss er zudem für eine ordnungsmäßige Buchführung sorgen.
Im Steuerrecht treten weitere Risiken hinzu. Nach § 34 AO erfüllt der Geschäftsführer als gesetzlicher Vertreter die steuerlichen Pflichten der GmbH. Verstößt er vorsätzlich oder grob fahrlässig dagegen und werden Steuern verkürzt oder nicht abgeführt, droht eine persönliche Haftung nach § 69 AO. Typische Beispiele sind nicht abgeführte Lohn- oder Umsatzsteuer. Fehler und Lücken in der Buchführung sind häufig Ausgangspunkt solcher Verstöße, weil sie eine zutreffende steuerliche Erfassung und Erklärung erschweren. Der Einsatz einer Rechnungssoftware unterstützt eine ordnungsgemäße Buchführung und reduziert das Risiko organisatorischer Fehler.
Die Delegation an Buchhaltung oder Steuerberater entlastet nur begrenzt. Auswahl, Organisation und Überwachung bleiben Verantwortung des Geschäftsführers. Er muss sicherstellen, dass Zuständigkeiten klar geregelt sind und Prozesse eingehalten werden.
GoBD und Aufbewahrung
Die GoBD bilden den Maßstab für eine ordnungsmäßige Buchführung. Sie verlangen nachvollziehbare, vollständige und zeitgerecht erfasste Aufzeichnungen, die nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt auch im digitalen Umfeld. Für elektronische Belege ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung beschreibt. Eine Ablage in E-Mail-Postfächern oder frei überschreibbaren Ordnern genügt diesen Anforderungen nicht.
Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht Jahre. Elektronische Belege sind im Originalformat GoBD-konform aufzubewahren. Viele Unternehmen orientieren sich aus Vereinfachungsgründen weiterhin an einer einheitlichen Zehnjahresfrist und verbinden diese mit einem klaren Aufbewahrungs- und Löschkonzept.
E-Rechnung und typische Fehler
Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten. Als E-Rechnungen gelten ausschließlich strukturierte Formate nach der Norm EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF genügt diesen Anforderungen nicht. Eingehende E-Rechnungen sind im Originalformat zu archivieren und technisch zu prüfen, damit Format und Pflichtangaben den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden.
Typische Fehler sind fehlende oder unvollständige Belege, fehlerhafte Eingangsrechnungen, nicht abgeführte Steuern sowie eine mangelhafte Dokumentation in Krisensituationen. Insbesondere bei drohender Insolvenz ist eine lückenlose Liquiditätsüberwachung erforderlich, weil Geschäftsleiter nach § 15b InsO für Zahlungen nach Eintritt der Insolvenzreife haften. Ohne belastbare Buchführung lässt sich dieser Zeitpunkt kaum sicher bestimmen, wodurch das Haftungsrisiko steigt.
Präventionsmaßnahmen für Geschäftsführer
Sicherheit schaffen klare Prozesse für Rechnungs- und Belegfluss, geeignete Buchhaltungssoftware, eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation sowie regelmäßige Kontrollen von Auswertungen und Fristen. Ein strukturiertes Aufbewahrungs- und Löschkonzept sowie eine D&O-Versicherung ergänzen das Risikomanagement. Sie können jedoch eine ordnungsgemäße Organisation und eine laufende Überwachung nicht ersetzen.
