Fachkräftemangel: Ist der Fachkräftemangel eine Illusion, die wir selbst geschaffen haben?

Die meisten reden von einem Fachkräftemangel in Deutschland. Viel häufiger erleben wir jedoch einen Mangel an effizienten Arbeitsweisen innerhalb von Organisationen.

Wer ist im Unternehmen eigentlich für die Effizienz der Arbeitsabläufe verantwortlich? Wenn es keine dezidierte Rolle dafür gibt, ist am Ende immer der Geschäftsführer verantwortlich. Wie aber Effizienz schaffen, fördern und kontinuierlich halten?

Mit guter Vorbereitung zum Superstar

Besonders die höchsten Führungskräfte und die wichtigsten Fachkräfte im Unternehmen leiden ständig unter einem Mangel an Zeit. Immer wieder führen Ablenkungen und Störungen zu einem hohen Verlust von Effizienz. Damit die wichtigsten Aufgaben des Tages auf jeden Fall bearbeitet und damit die wichtigsten Ziele erreicht werden, gibt es eine kugelsichere Lösung für mehr Produktivität: Die wichtigste Aufgabe für den nächsten Tag schon am Abend vorher festlegen, definieren und aufschreiben.

Bei der Definition der Aufgaben ist darauf zu achten, dass sie möglichst konkret sind. Das kann beispielsweise etwas sein wie:

• Vertrag erstellen und an Kunden schicken.
• Präsentation für Vertriebstermin in drei Tagen fertigstellen.
• Reklamation bei Lieferant bearbeiten und Anspruch geltend machen.

Durch die Umsetzung dieser Maßnahme, wird das Unterbewusstsein am Abend und in der Nacht schon angeregt, über die Erreichung des Ziels nachzudenken. Dies geschieht, ohne dass es zusätzliche Energie kostet.

Beim Start des nächsten Arbeitstages ist es nun wichtig, sofort mit der Bearbeitung der wichtigsten Aufgabe zu beginnen. Ohne Umwege. Auch der Kaffee oder ein kurzes Gespräch mit einem Kollegen sollte vermieden werden.

Nach Erledigung und Abschluss der wichtigsten Aufgabe ist dann ein Kaffee, ein Gespräch oder Ähnliches eine passende „Belohnung“.

Wenn dieses Vorgehen konsequent umgesetzt wird, wird die Produktivität im Unternehmen um ein Vielfaches steigen, weil die essenziellsten Aufgaben jeden Tag erledigt werden.

Es ist erst dann perfekt, wenn wir nichts mehr weglassen können

Wenn es um Effizienz geht, rücken Prozesse schnell in den Vordergrund. Viele Dienstleister und praktische Helfer bieten an bestehende Prozesse zu optimieren, damit alles einfacher und schneller läuft. Häufig ist die Optimierung von Prozessen jedoch zu kurz gedacht. Die Erfahrung hat gezeigt, dass manche Prozesse und Prozessschritte gänzlich überflüssig sein könnten.

Die Mitarbeiter trauen sich jedoch selbst häufig nicht, einzelne Prozessschritte oder gar ganze Prozesse einfach zu übergehen. Daher ist häufig die Entscheidungskompetenz des Geschäftsführers gefragt. Prozesse sollten regelmäßig auf überflüssigen Ballast überprüft und konsequent verschlankt werden. So gewinnt die gesamte Organisation Zeit und Raum für die wirklich wertstiftenden Aufgaben.

So können Prozesse konsequent verschlankt werden:

• Mitarbeiter ermächtigen, überflüssige Prozessschritte und Prozesse zu identifizieren.
• Den Mitarbeitern die Kompetenz geben für kurze Zeit (zwei bis vier Wochen) die überflüssigen Schritte auszulassen oder anzupassen.
• Gemeinsam mit den Mitarbeitern überprüfen ob die Prozessschritte wirklich überflüssig waren oder nicht.
• Gemeinsam Entscheiden ob und wie der Ablauf angepasst wird.

In vielen Unternehmen wurden so ganze Prozessabläufe innovativ durch die Mitarbeiter eliminiert, was nachhaltig die Produktivität aller Mitarbeiter gesteigert hat. Produktive Mitarbeiter sind in der Regel auch motivierter, weil die frustrierenden Aufgaben entfallen.

Kein Bedarf nach neuen Fachkräften durch 20% mehr Produktivität

Wenn die Produktivität durch die gute Vorbereitung und die Reduktion von Prozesskomplexität konsequent gesteigert wird, kann das zu 20% mehr Produktivität der einzelnen Fachkräfte führen. Was bedeutet, dass unter Umständen keine weiteren Fachkräfte angestellt werden müssten. Das hat dann meistens auch noch positive Auswirkungen auf das operative Ergebnis der Gesellschaft.

In gewisser Weise wird der Fachkräftemangel wirklich existieren. Und jeder Geschäftsführer trägt eine hohe, gesellschaftliche Verantwortung dafür, den Mangel nicht weiter zu verschärfen.