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Externer Büro- und Telefonservice

Externer Büro- und Telefonservice

Externe Büro- und Telefonservices – modernes Outsourcing als wichtiger Schritt zum Erfolg

Die enormen Zuwachszahlen der letzten Jahre im Bereich Smartphone und mobiles Internet zeigen es deutlich: Die ständige Erreichbarkeit hat einen hohen Stellenwert in der Gesellschaft erreicht. Selbstverständlich ist davon auch die Wirtschaft nicht ausgenommen. Doch gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, Unternehmensgründer, Selbstständige und Freiberufler wird das zur echten Herausforderung. Denn die Unternehmenskommunikation ist ein Vollzeitjob und verursacht hohe Kosten. Besonders bei den angesprochenen Gruppen zählt aber jeder Cent. Andererseits bedeutet mangelnde Kommunikation jedoch ebenso rückläufige Zuwachszahlen. Ein Teufelskreislauf für viele kleine Unternehmen. Abhilfe schafft hier cleveres Outsourcing. Das enorme Wachstum von Dienstleistern im Bereich Telefonservice bestätigt hierbei den hohen Bedarf. Grund genug für viele Unternehmen, mehr Informationen dazu einzuholen.

Das klassische Büro – kostenintensiv, aber unentbehrlich

Viele kleine Unternehmer und Freiberufler sind bei Kunden, in der Produktion oder müssen zahlreiche Besprechungen führen. Zeit für einen angemessenen Büroservice, wie es Geschäftspartner, Bestandskunden und potenzielle Neukunden erwarten, bleibt kaum. Terminplanung, Kundenberatung, Bestellungen und Reklamationsmöglichkeiten bleiben auf der Strecke. Das kommt weder bei Geschäftspartnern noch bei potenziellen und bestehenden Kunden gut an. Denn die Bindung dieser Kontakte ist die Zukunft des unternehmerischen Erfolgs. Für viele Menschen ist es selbstverständlich, ein Unternehmen telefonisch erreichen zu können. Ebenso selbstverständlich werden Kompetenz, Freundlichkeit und ein Gefühl der Anerkennung erwartet und gewertet. Doch ein professionelle Büro hat seine Kosten. Es müssen wenigstens zwei Bürokräfte angestellt werden, um Urlaubs- und Krankheitszeiten zu kompensieren.

Die anspruchsvollen Aufgaben eines zeitgemäßen Büros

Dazu benötigen die Mitarbeiter Erfahrung in der Kommunikation, Fachwissen in den Geschäftsbereichen des Betriebs sowie die Fähigkeit, Kunden gut durch ein Telefongespräch zu führen. Im Falle eines Reklamationsdienstes müssen die Mitarbeiter auch noch deeskalierend und neutral einwirken. Dazu kommt die gesamte Organisation:

• Terminplanung
• Buchungen von Reisen und Events
• Bestellungsannahme
• Mitarbeitereinteilungen
• Schriftverkehr des Unternehmens
• Abrechnungen
• Umsetzung Corporate Identity

Smartes Outsourcen an einen flexiblen Telefonservice mit individueller Optimierung

Es kann sich lohnen, die telefonische Kundenbetreuung und allgemeine Kommunikationsaufgaben an einen externen Telefon- und Büroservice zu übertragen. Die Vorteile eines Telefonservices gegenüber einer Bürokraft sind vielfältig. Bei den meisten Anbietern ist das Angebot dreigeteilt in Telefonservice, Schriftverkehr mit Kommunikation im Internet sowie allgemeine, aber unternehmensspezifische Büroorganisation (Bestellungen, Lohnabrechnungen, Webseitengestaltung, Terminplanung usw.). Dabei können die Auftraggeber auch aus verschiedenen Angebotsmodellen entscheiden. Neben einer Grundgebühr werden beispielsweise nur noch Kosten fällig, wenn tatsächlich Gesprächsannahme oder Büroarbeit durchgeführt wird. Die externen Dienstleistungen können spontan oder stundenweise bestellt werden, ebenso regelmäßig während der Geschäftszeiten und sogar rund um die Uhr an 7 Tagen in der Woche (24/7) und mehrsprachig. Auch die Service-Pakete können individuell geschnürt werden.

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Bildquelle: Bueroservice24

Ein gut gewählter Telefonservice bedeutet unweigerlich unternehmerischen Erfolg

Die Anrufer bekommen dabei gar nicht mit, dass sie mit einem dritten Dienstleister verbunden sind. Je nach Dienstleister werden die Telefonservice-Mitarbeiter sogar in den speziellen Arbeitsbereichen eines Auftraggebers geschult. Die Mitarbeiter des Telefondienstes fügen sich also nahtlos in die Mitarbeiterstruktur des Betriebs ein. Sie leiten Gespräche an andere Abteilungen oder Mitarbeiter so weiter, dass der Anrufer das Gefühl hat, die Weiterleitung erfolgt möglicherweise nur zum nächsten Schreibtisch. Die Auswirkungen sind in der Regel sofort spürbar. Geschäftspartner, Bestands- und Neukunden fühlen sich gut aufgehoben, die Bindung an das Unternehmen wird intensiver. Gleichzeitig steigt das positive Ansehen, die Reputation, des Betriebs in der Wahrnehmung. Das alles führt zu einem schnellen Umsetzen der Unternehmensziele und Wachstum in den Zielbereichen.

Offizielle Unternehmensstandorte mit hohem Prestige sind möglich

Nahezu jeder Kleinunternehmer, Mittelständler oder Freiberufler kann von diesen Vorzügen nur gewinnen – vorausgesetzt, er wählt ein optimal zu seinem Unternehmensprofil passendes Outsourcing-Angebot wahr. Aber auch Start-ups und selbst Firmen aus dem Ausland profitieren, ebenso wie reine Internet-Unternehmen. Es müssen keine teuren Büros angemeldet werden und die wichtige „greifbare“ Präsentation des Unternehmens ist dennoch gewährleistet – selbst an kostspieligen Unternehmensstandorten wie Berlin, wenn ein entsprechender Service in der Bundeshauptstadt ausgewählt wird.

Stand: 22.07.2015 16:04