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Eventplanung: Darum ist es so wichtig, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen
© istock.com/Rawpixel Ltd

Eventplanung: Darum ist es so wichtig, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen

Ein Event auf die Füße zu stellen, ist immer mit viel Zeitaufwand und Organisation verbunden. Damit das Ganze nicht zu sehr an den Nerven zehrt, sollte rechtzeitig begonnen werden. Wir verraten Ihnen auch, warum ein frühzeitiger Beginn den halben Weg zu einer erfolgreichen Veranstaltung darstellt.

Mit einem Marketingplan Aufmerksamkeiten wecken

Ein erfolgreiches Event lebt vor allem von seinen Gästen – diese müssen jedoch erst auf Ihre Veranstaltung aufmerksam gemacht werden. Wenn Sie es eher klassisch mögen, stellen etwa Grußkarten zum Weihnachtsfest oder zu anderen besonderen Anlässen an treue Kunden oder Geschäftspartner eine Möglichkeit dar, schon einmal kommende Veranstaltungen anzukündigen. Die eigentliche Einladung folgt dann erst zu einem späteren Zeitpunkt. Mittlerweile lässt sich übrigens auch online die passende Weihnachtskarte gestalten, der Griff zu Schere, Papier und Kleber ist also nicht mehr notwendig. Ob Sie die Ankündigung und Einladung stattdessen per Mail oder per Social Media übermitteln, ist dabei ganz von Ihrem Marketingplan abhängig.

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Doch damit Sie die Bewerbung Ihres Events beginnen können, müssen Sie sich zuallererst auf eine Location und ein Datum festlegen. Daher ist es essentiell, dass dieser Schritt zu Beginn Ihrer Planung erledigt wird. Achten Sie hier darauf, dass es keine Überschneidungen mit anderen großen Veranstaltungen gibt, die Ihnen Konkurrenz machen könnten. Anschließend können Sie mit dem Marketing beginnen. Egal ob Sie Plakate und Flyer nutzen oder lediglich Online-Kanäle, es braucht stets Zeit, Neugier zu wecken und weitgehend Aufmerksamkeit zu erregen. Im Idealfall starten Sie mit einer Ankündigung des Abends und halten später Ihre Leser und Follower auf dem Laufenden.

Die Suche nach Location und Dekoration

Eine Location, die zu Ihren Vorstellungen von der Veranstaltung passt, gehört zu den wichtigsten Aspekten der Eventplanung. Zugleich ist dies jedoch auch der Punkt, in den am meisten Bedenken und Aufwand investiert werden muss. Nicht immer ist der gewünschte Raum für die angedachte Zeit verfügbar oder der schicke Ballsaal lässt sich nicht mit dem vorhandenen Budget vereinen. Die Suche kann viel Zeit in Anspruch nehmen, und sollte daher als einer der ersten Punkte auf Ihrer Checkliste stehen. Schließlich haben Sie einige Kriterien, die Sie bei der Auswahl beachten, weshalb viele Locations von vornherein nicht infrage kommen. Bedenken Sie gute Verkehrsanbindungen, ausreichend Parkplätze, die passende Atmosphäre, wie viel Platz benötigt wird und vieles mehr. Auch um die Dekoration können Sie sich erst wirklich kümmern, wenn Sie den endgültigen Raum kennen und wissen, was darin gut aussehen wird.

Mit dem richtigen Catering und guter Unterhaltung punkten

Auch die Auswahl eines passenden Caterers für Ihr geplantes Event sollte rechtzeitig angegangen werden. Schließlich müssen Anzahl der Gäste, Art der Verkostung und Budget in Einklang gebracht werden. Da kann es mitunter eine Weile dauern, bis man den richtigen Dienstleister gefunden hat, der all diese Ansprüche erfüllen kann. Dazu kommen Geschirr, Gläser und Getränke, die Sie organisieren müssen. Je früher diese Punkte geplant sind, desto besser. Falls nun etwas dazwischenkommen sollte, haben Sie außerdem noch ausreichend Zeit, um anderweitig zu planen. Gleiches gilt natürlich auch für die Eventtechnik und das geplante Programm am Tag des Events.

Behalten Sie den Überblick mit Checklisten und Zeitplänen

Es gibt für eine Eventplanung viele Dinge zu bedenken – da ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Erstellen Sie daher Zeitpläne und Checklisten, die Sie Schritt für Schritt abarbeiten können. So vergessen Sie sicherlich keinen wichtigen Planungspunkt und geraten auch gegen Ende nicht in Stress.

Stand: 29.08.2016 11:17