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Elektronisches Fahrtenbuch: Die 1%-Regelung vermeiden

Elektronisches Fahrtenbuch: Die 1%-Regelung vermeiden

GmbH-Geschäftsführer, die ihren Dienstwagen auch privat nutzen dürfen, dazu aber nur wenig Gelegenheit haben, sollte ein Fahrtenbuch führen. Elektronische Fahrtenbücher sind auf dem Vormarsch.

Damit die Mühe nicht vergebens ist, sollte das Fahrtenbuch so aussehen, dass es auch vom Finanzamt anerkannt wird. Geringfügige Fehler können unproblematisch sein und führen nicht dazu, dass das Fahrtenbuch nicht mehr ordnungsgemäß ist. Folgende Daten müssen unbedingt festgehalten werden:

  • Datum der Fahrt,
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen auswärtigen Tätigkeit,
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck mit Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner,
  • sowohl die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb als auch Familienheimfahrten (nur mit einem kurzen Vermerk) sowie
  • die Privatfahrten, nur mit Angabe der gefahrenen Kilometer, ohne Angaben zum Reiseweg und Reisezweck.

Notwendiger Inhalt eines Fahrtenbuchs

Im Fahrtenbuch müssen also alle Fahrten aufgeführt werden (die beruflichen und die privaten). Aufgrund dieser Aufzeichnungen kann dann der Prozentsatz der privat gefahrenen Kilometer im Verhältnis zu den insgesamt gefahrenen Kilometern ermittelt werden.

Das Fahrtenbuch kann handschriftlich oder elektronisch geführt werden. Das Finanzamt erkennt beide Formen an. In beiden Fällen verlangt das Finanzamt, dass das Fahrtenbuch fortlaufend und zeitnah zu erstellen ist.

Wird der PC verwendet, um aus dem unordentlichen handschriftlichen Fahrtenbuch eine Reinschrift zu erstellen, sollte unbedingt das handschriftliche Fahrtenbuch als Grundlage für die PC­Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Es handelt sich dann nämlich um ein beweiskräftiges Fahrtenbuch.

Ein elektronisches Fahrtenbuch erkennt die Finanzverwaltung an, wenn sich hieraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem handschriftlichen Fahrtenbuch ziehen lassen. Allerdings müssen Änderungen am Computerprogramm, das für die Erstellung des Fahrtenbuchs verwendet wird, entweder technisch ausgeschlossen sein oder aber dauerhaft dokumentiert werden (BFH­Urteil vom 16.12.2005, Az. VI R 64/04).

Komfortabel sind die elektronischen Fahrtenbücher, die automatisch die gefahrenen Strecken aufzeichnen (Fahrtenschreiber), sodass nur noch Reiseziel, Reisezweck und Gesprächspartner eingetragen werden müssen.

Bei einem Fahrtenbuch, das mit Excel erstellt wird, sind nachträgliche Änderungen möglich. Ein Excel-Fahrtenbuch wird daher steuerlich nicht anerkannt (BFH-Beschluss vom 26.6.2007, Az. V B 197/05). Die Finanzverwaltung stuft Excel­Fahrtenbücher von vornherein als nicht ordnungsgemäß und als sachlich unrichtig ein.

Das Fahrtenbuch als App

Eine moderne Variante des elektronischen Fahrtenbuchs ist die Smartphone-App. Über einen kleinen Stecker, der in einer standardmäßig vorhandenen Schnittstelle installiert werden kann, wird jede Fahrt erfasst. Die Daten werden dann in einer Smartphone­App zur Verfügung gestellt. Das System soll über einen GPS­Empfänger sowie eine SIM­Karte verfügen. Damit werden die wichtigsten Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt.

Folgendes ist jedoch zu beachten:

  • Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuchsoftware besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer­Außenprüfung vorgenommen wird.
  • Das im Rahmen einer Außenprüfung bestehende Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung umfasst auch elektronische Fahrtenbücher einschließlich der maschinellen Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten.
  • Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS­Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Die Finanzverwaltung empfiehlt aber den tatsächlichen Tachostand im Halbjahres­ oder Jahresabstand zu dokumentieren.

Der Vorteil einer Smartphone­App besteht darin, dass alle Fahrten in chronologischer Folge festgehalten werden. Es wird also keine Fahrt vergessen, die später mühevoll rekonstruiert werden muss. Es müssen anschließend nur noch Reisezweck und ggf. Angaben zu den aufgesuchten Geschäftspartnern gemacht werden.

Stand: 02.08.2016 11:14