Seit dem 1.1.2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich (von Firma zu Firma) verpflichtend auszustellen, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Bis zum 31.12.2026 können alle Rechnungsaussteller noch eine sonstige Rechnung ausstellen, beispielsweise eine Rechnung auf Papier. Wird eine E-Mail mit einer PDF-Datei verwendet, muss der Empfänger dem jedoch zustimmen. Erzielt der Rechnungsaussteller einen Jahresumsatz bis 800.000 Euro, verlängert sich diese Übergangsfrist bis zum 31.12.2027. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist die E-Rechnung verpflichtend. Auch nach Ablauf dieser Übergangsfristen dürfen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro weiterhin in Papierform übermittelt werden.
Mit Schreiben vom 19.11.2025 hat das BMF klargestellt, wie sich die E-Rechnungspflicht auf die Nachweisführung bei der Bewirtung aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb (z.B. Restaurant) auswirkt. Danach gilt Folgendes:
Die Bewirtungsrechnung kann in digitaler Form übermittelt werden. Eine Rechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen im Nachhinein digitalisiert werden.
Den Eigenbeleg muss der Steuerpflichtige digital erstellen oder digitalisieren. Durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben muss der Steuerpflichtige die Autorisierung gewährleisten. Eine nachträgliche undokumentierte Änderbarkeit der Angaben muss ausgeschlossen sein.
Erforderlich ist, dass ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt wird. Für den Betriebsausgabenabzug reicht es aus, wenn ausschließlich ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung angebracht wird. Eine elektronische Verknüpfung (Index, Barcode) ist zulässig.
Aber: Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, wird der Betriebsausgabenabzug versagt.
Nach dem Schreiben des BMF sind die Nachweiserfordernisse erfüllt, wenn
- der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den erforderlichen Angaben erstellt oder die erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
- der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
- das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,
- der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
- das erstellte Dokument oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
- die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
