Im Tagesgeschäft von Unternehmen entstehen unzählige Dokumente – Rechnungen, Verträge, Ausweise, Nachweise. Sie zu prüfen ist Routine, aber keineswegs trivial. Gerade in größeren Unternehmen ist die Dokumentenprüfung längst nicht mehr nur ein administrativer Akt. Sie ist ein zentraler Bestandteil von Risikomanagement, Compliance und Effizienz.
Warum klassische Prüfprozesse an ihre Grenzen stoßen
Viele Unternehmen setzen nach wie vor auf manuelle oder teilautomatisierte Prozesse. Ein Mitarbeiter gleicht Rechnungsdaten ab, ein anderer überprüft die Echtheit eines Ausweises oder die Richtigkeit eines Lieferscheins. In kleinen Volumen funktioniert das – aber mit wachsender Skalierung entstehen neue Herausforderungen:
- Fehleranfälligkeit durch Überlastung
- Medienbrüche, etwa zwischen Papier- und digitalen Prozessen
- Verzögerungen in Freigaben und Zahlungen
- Mangelnde Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen oder Audits
Kurz: Die klassische Dokumentenprüfung ist oft weder effizient noch skalierbar.
Digitale Dokumentenprüfung ist mehr als ein PDF-Scan
Digitale Dokumentenprüfung meint nicht einfach nur die Verwendung von PDFs statt Papier. Sie setzt auf intelligente Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), Validierungsregeln, strukturierte Datenformate und automatisierte Prüfmechanismen.
Ziel ist nicht Automatisierung um der Automatisierung willen, sondern:
- Prüfprozesse schneller und sicherer zu machen,
- Manipulationen frühzeitig zu erkennen und
- Daten konsistent an Folgeprozesse (z.B. Buchhaltung, ERP, Archivierung) weiterzugeben.
Dabei geht es auch um eine neue Form von Zusammenarbeit: Mensch und Software agieren gemeinsam. Der Mensch greift dann ein, wenn es Abweichungen, Unklarheiten oder Plausibilitätskonflikte gibt – nicht bei jedem Standardfall.
Beispiel aus der Praxis: Eingangsrechnungen automatisiert prüfen
Ein Handelsunternehmen erhält täglich hunderte Eingangsrechnungen. Früher wurden diese gescannt, manuell geprüft und anschließend in SAP gebucht. Heute laufen die Dokumente automatisiert durch ein Prüfmodul. Dieses extrahiert Positionen, prüft die Umsatzsteuer-ID, gleicht IBANs mit dem Kreditorenstamm ab und erkennt Dubletten. Nur wenn etwas nicht passt, wird der Fall zur manuellen Prüfung weitergeleitet.
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko, versehentlich eine manipulierte Rechnung zu begleichen – ein wachsendes Problem in Zeiten von CEO-Fraud und Fake-Invoices.
Digitalisierung braucht klare Prozesse und Regeln
Natürlich ist die digitale Dokumentenprüfung kein Selbstläufer. Unternehmen stehen vor Fragen wie:
- Welche Dokumententypen sollen wie geprüft werden?
- Wie lassen sich bestehende Workflows integrieren?
- Welche Datenschutz- und Compliance-Anforderungen gelten?
- Wie wird mit Ausnahmen und Sonderfällen umgegangen?
Vor allem bei der Einführung neuer Technologien braucht es klare Prozesse, sinnvolle Regeln und die Einbindung aller beteiligten Abteilungen – vom Einkauf über die IT bis zur Rechtsabteilung.
Fazit: Dokumentenprüfung neu denken
Für moderne Unternehmen ist die digitale Dokumentenprüfung kein Nice-to-have mehr, sondern ein strategischer Baustein. Sie schützt vor Fehlern und Betrug, entlastet Fachabteilungen und schafft Transparenz.
Wer heute prüft wie vor zehn Jahren, riskiert nicht nur ineffiziente Prozesse, sondern im Zweifel auch handfeste Schäden – finanziell wie reputativ. Digitalisierung bedeutet hier nicht, den Menschen zu ersetzen, sondern ihn besser zu unterstützen.
