Im Zuge der Digitalisierung haben sich in den letzten Jahren zahlreiche Vorteile, aber auch Herausforderungen ergeben, die insbesondere den Mittelstand betreffen. In einer Zeit, in der globale Krisen, Fachkräftemangel und der internationale Wirtschaftsdruck elementare Bestandteile des Wettkampfs sind, müssen kleine und mittelständische Unternehmen Mittel und Wege finden, um ihre Arbeitsprozesse stetig effizienter gestalten zu können. Doch wie genau können digitale Lösungen helfen, den Mittelstand zukunftsfähig aufzustellen?
Effizienzsteigerung durch die Optimierung von Arbeitsabläufen
Dass ein gewisser Druck herrscht, wird auch angesichts der Statistiken hinsichtlich der Digitalisierung deutlich. Laut einer Studie des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz haben nur etwa 60 Prozent aller mittelständischen Unternehmen bislang eine digitale Strategie entwickelt. Dies zeigt zugleich, dass es einen großen Handlungsbedarf gibt, wenn es um die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen geht.
Einer der größten Vorteile der Digitalisierung liegt in der Automatisierung von Routineaufgaben. Ob Buchhaltung, Kundenverwaltung oder Lagerlogistik – digitale Tools helfen mittelständischen Unternehmen dabei, ihre Angestellten zu entlasten und Freiraum für komplexere oder anspruchsvollere Aufgaben zu schaffen. Vor allem Softwarelösungen, die explizit auf Unternehmen zugeschnitten sind, ermöglichen eine Effizienzsteigerung der innerbetrieblichen Abläufe, während sie darüber hinaus wertvolle Helfer bei der Fehleranalyse darstellen.
Ein gutes Beispiel, auf das viele Unternehmen seit Jahren zurückgreifen, ist das All-in-One-Softwarepaket von Microsoft. Indem Unternehmen Microsoft Office kaufen, erhalten sie Zugriff auf vielfältige Tools, mit deren Hilfe Aufgaben wie die Dokumentenerstellung oder Tabellenkalkulation deutlich effizienter erledigt werden können.
Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation
Infolge der zunehmenden Vernetzung der Arbeitswelt ist die digitale Kommunikation längst zum Schlüsselfaktor des Erfolgs geworden. Laut einer letztjährigen Umfrage wird der Anteil der Unternehmen, die auf Cloudlösungen für eine bessere Kommunikation setzen, in kurzer Zeit signifikant steigen. Lediglich drei Prozent aller befragten Unternehmen planen aktuell nicht, auf diesen Zug aufzuspringen.
Doch auch Programme wie Teams oder Slack rücken zunehmend in den Fokus, um die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Durch sie wird es möglich, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Dabei besitzen alle Mitglieder Zugriff auf relevante Daten und Dokumente, die für die Umsetzung eines jeden Projekts notwendig sind. Der Nutzen liegt daher auf der Hand: Digitale Tools schaffen nicht nur Transparenz, sondern senken durch verbesserte Kommunikation auch den Zeitaufwand, der beispielsweise für Abstimmungen oder Rückfragen andernfalls nötig ist.
Datenschutz als Herausforderung und Chance
Eine Folge der Digitalisierung ist die Tatsache, dass Unternehmen sich vermehrt mit dem Datenschutz auseinandersetzen müssen. Insbesondere die DSGVO, die Datenschutz-Grundverordnung, verpflichtet jedes Unternehmen dazu, personenbezogene Daten sicher zu verwalten. Was auf der einen Seite zu einem größeren Aufwand führt, birgt andererseits auch Chancen. Durch hochwertige Softwarelösungen lassen sich die gesetzlichen Vorgaben effizient umsetzen. Zugleich profitieren Unternehmen von hohen Sicherheitsstandards, da dies ihren Kunden ein seriöses Unternehmensprofil vermittelt.
Digitalisierung als Investition: Kosteneffizienz im Fokus
Im ersten Moment mögen etwaige Investitionen in die Digitalisierung zunächst nach viel Geld klingen. In der Regel amortisieren sich die Kosten jedoch binnen kürzester Zeit. Einerseits führen speziell auf den Mittelstand zugeschnittene Tools zu einer deutlich reduzierten Fehlerquote. Andererseits lassen sich durch die Automatisierung unterschiedlicher Prozesse im Unternehmen die Personalkosten reduzieren, während parallel dazu Arbeitszeiten optimiert werden. Laut der Wirtschaftswoche lassen sich auf diese Weise jährlich bis zu 20 Prozent Verwaltungskosten einsparen.
