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Digitalisierung im Mittelstand: „Einfach mal ausprobieren“

Digitalisierung im Mittelstand: „Einfach mal ausprobieren“

Viele denken bei Digitalisierung an „Industrie 4.0“ oder das „Internet der Dinge“. Doch auch grundlegende betriebswirtschaftliche Prozesse lassen sich mit digitaler Unterstützung schneller und besser gestalten. Zum Beispiel im Kundeninformations- und Liquiditätsmanagement.

Die Digitalisierung kommt in der Breite des Mittelstands an. Zu diesem Schluss gelangte vor einem knappen Jahr eine Analyse von KfW Research, dem volkswirtschaftlichen Kompetenzzentrum der KfW Bank. 30% der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) hierzulande haben demzufolge zwischen den Jahren 2015 und 2017 in den Einsatz neuer oder verbesserter digitaler Technologien für Prozesse, Produkte und Dienstleistungen oder Geschäftsabläufe investiert. Die Digitalisierungsquote hat zugenommen – und zwar bei Mittelständlern aller Größenklassen und nahezu aller Wirtschaftszweige.

Gleichzeitig gilt laut KfW  Research: Je größer ein Unternehmen, umso häufiger setzt es Digitalisierungsprojekte um und umso höher fallen die Investitionen hierfür aus. Mittelständler mit mehr als 50 Mitarbeitern setzten der Analyse zufolge doppelt so häufig auf digitale Projekte wie kleine Firmen mit weniger als fünf Beschäftigten – und sie geben rund das 24-fache für Digitalisierungsmaßnahmen aus. „Die geringen Digitalisierungsanstrengungen der Kleinunternehmen geben Anlass zur Sorge“, schreiben die Autoren, „denn diese Firmen stellen das Gros des deutschen Mittelstands.“

Interessant ist zudem: Nur ein Fünftel aller Vorhaben im untersuchten Zeitraum zielten auf die Digitalisierung von Produkten oder Dienstleistungen ab und nur ein Viertel auf die Reorganisation von Workflows. Die größte Rolle hingegen spielte die Digitalisierung des Kontakts zu Kunden und Zulieferern (56%), dicht gefolgt von der Erneuerung von IT-Strukturen (53%).

Niedrigschwelliger Einstieg
Es verwundert nicht, dass Kleinunternehmen bei der Digitalisierung zögerlich sind. Betriebe mit wenigen Beschäftigten leisten sich meist keinen „CIO“ oder „CDO“, also keinen „Chief Innovation Officer“ oder „Chief Digitization Officer“. Der Chef oder die Chefin sind oft selbst operativ tätig. Da bleibt wenig Zeit für digitales Vordenken oder eine kontinuierliche Beobachtung von Märkten, Wettbewerbern und technologischen Entwicklungen. Genau dazu raten in Zeiten des digitalen Wandels aber Experten. Denn stehen zu bleiben gilt als Rückschritt, verharren in Zeiten der dynamischen Veränderungen als mindestens fahrlässig.

Was also tun? „Wir empfehlen einen möglichst niedrigschwelligen Einstieg in die Digitalisierung“, sagt Jörg Rossen, Geschäftsführer der Creditreform Bonn Rossen KG. „Viele denken bei Digitalisierung an „Industrie 4.0“ oder „Internet der Dinge“, an große technologische Veränderungen, vernetzte Anlagen etc.“, stellt Rossen immer wieder fest. „Dabei vergessen sie, dass sich auch Geschäftsprozesse digitalisieren lassen, oft ohne allzu großen Aufwand, und sich damit bereits Zeit und Kosten sparen, also Effizienzgewinne realisieren lassen.“

Ein Beispiel aus dem eigenem Haus: „Meine Creditreform“. Das neue Kundenportal von Creditreform ermöglicht Unternehmen den Zugang zu allen Produkten und Lösungen aus der Creditreform-Welt, national wie international. Creditreform-Kunden können auf diese Weise nach der Anmeldung direkt Bonitätsauskünfte über Unternehmen und Privatpersonen abrufen, bis zu 100 Geschäftspartner und Kunden kostenfrei überwachen und so zu einer schnellen Risikoeinschätzung und Kreditentscheidung gelangen. Sie erhalten automatische Meldungen bei Veränderungen, können die eigenen Unternehmensdaten unkompliziert pflegen, offene Rechnungen einfach fotografieren und zum Forderungseinzug hochladen und mit der Inkassoübersicht den Fortschritt aller Fälle verfolgen. Auch von unterwegs, per Smartphone oder Tablet.

Wichtig zudem: Das Ganze erfolgt ohne Medienbruch. Die Daten lassen sich in allen erforderlichen Geschäftsprozessen nutzen, ohne erneut erfasst oder separat formatiert und gespeichert werden zu müssen. „Das vereinfacht die Steuerung des Informationsflusses sowie die Verarbeitung deutlich“, betont Rossen.

Die Digitalisierung kann erheblich helfen
Ein weiterer Vorteil kommt hinzu. Vor allem Kleinbetriebe tun sich häufig nicht nur mit der Digitalisierung schwer, sondern auch mit einem systematischen Informations- und Liquiditätsmanagement. Nicht selten schaut man bei der Kundenanschrift nicht ganz genau hin, schreibt Rechnungen erst sehr spät, übersieht offene Forderungen oder treibt sie nur nachlässig ein. „Das alles kann man sich vielleicht ab und an leisten, aber es ist vollkommen unnötig und vermeidbar“, sagt Rossen. „Nicht selten rächt sich eine solche Nachlässigkeit durch Liquiditätsengpässe als Folge von verzögertem Geldeingang oder gar Forderungsausfall, durch ein Absinken der eigenen Bonität oder im Extremfall sogar durch Insolvenzgefahr.“

Digitale Services wie „Meine Creditreform“ hingegen senken die Hürden, systematisch qualitativ hochwertige Informationen über Kunden und Geschäftspartner einzuholen und jederzeit für aktuelle, mahnsichere Adressen zu sorgen. „Davon hängt der Unternehmenserfolg ab“, weiß Moritz von Padberg, Geschäftsführer der Creditreform Köln v. Padberg KG, „dennoch haben viele Betriebe hier Optimierungspotenzial.“

Ein Beispiel
Jedes Unternehmen sollte, wenn Lieferung und Leistung erbracht sind, offene Posten im Auge behalten. Falls das vereinbarte Zahlungsziel überschritten wird, sollten umgehend Mahnprozesse in Gang gesetzt werden. Der Mahnzyklus sollte umso kürzer sein, je höher die Risiken sind. Das leuchtet jeder Unternehmerin und jedem Unternehmer ein. Bei der konsequenten Umsetzung hapert es dennoch immer wieder. Weshalb? „Schlimmstenfalls natürlich, weil man es nicht so genau nimmt“, fürchtet Rossen. Doch auch gewissenhafte Geschäftsleute stehen oft vor dem Problem, dass sie nicht immer auf zuverlässige Datenquellen zugreifen oder getrennte Abläufe, etwa im Rechnungswesen, die Übersicht erschweren.

„Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann hier gerade auch in kleinen und mittleren Betrieben erheblich helfen“, weiß Padberg. „Einmal richtig implementiert und angewendet, lassen sich mit den entsprechenden digitalen Tools viel Zeit und Geld sparen.“

Digitalisierung muss eingeübt werden. An einer Stelle, wo die Investition „nicht wehtut“, also dort wo ein rascher Nutzen überschaubaren Kosten gegenübersteht. „Wer dann spürt, wie sich die Abläufe und Ergebnisse quasi von selbst verbessern, ohne dass man permanent aufpassen muss, der wird sich auch auf andere Digitalisierungsprojekte leichter einlassen!“

Die Creditreform
Seit der Gründung im Jahr 1879 ist es das Ziel von Creditreform, Unternehmen vor Forderungsausfällen zu schützen, die Liquidität vernichten und den Fortbestand von Unternehmen gefährden. Dieser Maxime sind alle Lösungen und Angebote von Creditreform verpflichtet. Heute sorgen 128 Geschäftsstellen in ganz Deutschland dafür, dass die Mitglieder ihre Geschäfte mit minimalem Risiko und maximaler Effizienz abwickeln können.

Vom Rhein-Erft-Kreis über die Metropolregion Köln bis in den oberbergischen Kreis unterstützt Creditreform Köln mit 66 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern rund 3.000 Unternehmen der Region in ihrem Tagesgeschäft. Mit 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist Creditreform Bonn Partner für 2.000 Unternehmenskunden der mittelständischen Wirtschaft in Bonn/Rhein-Sieg, Euskirchen sowie im Rhein-Erft- und Ahrkreis.

www.creditreform.de/bonn
www.creditreform.de/koeln

Stand: 18.03.2020 10:13