Datenschutz und KI – Schulungspflicht im Unternehmen: Wie Geschäftsführer gesetzliche Vorgaben erfüllensollten

Digitale Technologien und KI verändern die Arbeitswelt. Damit steigen auch die Anforderungen an den Datenschutz und den ethischen Umgang mit KI. Schulungen sind unerlässlich, um gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO und die KI-Verordnung der EU umzusetzen – und bieten klare Vorteile.

Warum Schulungen jetzt unverzichtbar sind

Mit der Digitalisierung und dem verstärkten Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) wachsen auch die gesetzlichen Anforderungen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie die neue KI-Verordnung der EU – auch „AI Act“ genannt – setzen klare Maßstäbe für den Umgang mit Daten und KI-Systemen. Geschäftsführer müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter diese Regelwerke kennen und in der Praxis anwenden. Unwissenheit kann zu hohen Bußgeldern und Vertrauensverlust führen, während gezielte Schulungen auch als strategischer Vorteil genutzt werden können.

DSGVO und EU-KI-Verordnung im Überblick

Die DSGVO regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU. Sie legen Grundsätze wie Transparenz, Zweckbindung und Datensicherheit fest. Der AI Act ergänzt diese Vorgaben mit einem Fokus auf die Nutzung von KI-Systemen. Sie klassifiziert KI in Risikostufen (minimal bis unannehmbar) und verpflichtet Unternehmer und Geschäftsführer zu besonderer Vorsicht beim Einsatz von Hochrisiko-Systemen wie Bewerbungssoftware oder medizinischer Diagnostik. Beide Regelwerke setzen auf Transparenz und verlangen, dass Betroffene nachvollziehen können, wie ihre Daten genutzt werden bzw. wie KI-gestützte Entscheidungen zustande kommen.

Pflichten aus der DSGVO: Schulung ist kein Kann, sondern ein Muss

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, alle relevanten Mitarbeiter regelmäßig zu schulen. Inhalte sind u.a. die Rechte der Betroffenen, rechtliche Grundlagen der Datenverarbeitung, IT-Sicherheitsmaßnahmen sowie interne Zuständigkeiten im Datenschutz. Auch Sensibilisierungsthemen wie Passwortsicherheit oder der Umgang mit Phishing-Versuchen gehören dazu. Wichtig: Die Schulungen müssen dokumentiert und aktualisiert werden, um im Prüfungsfall gerüstet zu sein.

KI-Gesetz: Neue Anforderungen im Umgang mit KI

Der AI Act bringt zusätzliche Schulungspflichten mit sich. Insbesondere bei Hochrisiko-Systemen müssen Mitarbeiter über die Risikoklassifizierung, Transparenzpflichten, Fehlerbewältigung und ethische Fragen wie Diskriminierungsrisiken informiert werden. Der Nachweis über die Nachvollziehbarkeit von KI-Entscheidungen ist zentral – insbesondere in sensiblen Bereichen.

Gemeinsamkeiten von DSGVO und AI Act

Beide Regelwerke verfolgen das Ziel, Transparenz und Rechte der Betroffenen zu schützen. Die DSGVO legt den Fokus auf Datenschutz, der AI Act erweitert diese durch ethische Aspekte wie z.B. Fairness in KI. Unternehmen sollten daher integrierte Schulungskonzepte entwickeln, die beide Bereiche abdecken.

So gelingt die Umsetzung in der Praxis

Ein effektives Schulungskonzept beginnt mit einer Bedarfsanalyse: Wer braucht welches Wissen? Darauf aufbauend sollten individuelle Schulungspläne erstellt werden – abgestimmt auf Abteilungen und Rollen. Interaktive Lernmethoden wie Fallstudien oder Quizformate steigern den Lernerfolg. Regelmäßige Auffrischungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleiben. Für komplexe Themen empfiehlt sich der Bezug externer Fachleute. Unverzichtbar ist außerdem die Dokumentation aller Schulungsmaßnahmen – nicht nur für den Nachweis gegenüber Behörden, sondern auch zur Qualitätssicherung.

Fazit: Wissen schützt – und schafft Vertrauen

Schulungen sind der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung von DSGVO und EU-KIVerordnung. Sie helfen nicht nur, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern stärken auch das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Geschäftsführer sollten in kontinuierliche Weiterbildung investieren und den Grundstein für eine verantwortungsvolle, digitale Zukunft legen.