Chancen der Zukunft ergreifen: Digitalisierung ist nicht nur eine Phase

Dieser Artikel beleuchtet sechs typische Problemzonen, in denen kleine und mittelständische Unternehmen mit überschaubarem Aufwand und ein wenig Unterstützung einen erheblichen Nutzen aus der Digitalisierung ziehen können. Es geht darum, Chancen zu erkennen und zu ergreifen.

Stellen Sie sich vor, es ist das Jahr 1900, und die ersten Glühbirnen erleuchten die Straßen. Skeptiker sagen, das sei nur eine Modeerscheinung, und setzen weiterhin auf Gaslampen und Kerzen. Heute lächeln wir über diese Skepsis, doch es gibt erstaunliche Parallelen zur Gegenwart. Auch die Digitalisierung wird von einigen immer noch als vorübergehender Trend betrachtet – dabei prägt sie bereits jetzt unseren Alltag tiefgreifend.

Im privaten Umfeld sind digitale Helfer selbstverständlich. Navigationssysteme weisen den Weg, Einkäufe werden bequem vom Sofa aus erledigt, und das bestellte Paket trifft oft schon am nächsten Tag ein. Musik und Filme stehen auf Knopfdruck zur Verfügung, und das Bezahlen erfolgt kontaktlos mit dem Smartphone. Diese Komfortzonen prägen die Erwartungen und Ansprüche der Menschen – unabhängig von Alter oder Herkunft.

Während privat digitale Lösungen selbstverständlich sind, setzen manche Betriebe weiterhin auf analoge Prozesse und Strukturen. Die Diskrepanz zwischen persönlicher Alltagserfahrung und geschäftlicher Realität wird immer deutlicher. Altbewährte Methoden mögen vertraut sein, doch sie geraten zunehmend an ihre Grenzen und können mit den dynamischen Anforderungen der heutigen Zeit kaum Schritt halten.

Der Übergang zur Digitalisierung muss dabei kein Mammutprojekt sein. Oft genügen erste kleine, gezielte Schritte, um bereits große Effekte zu erzielen und Arbeitsabläufe nachhaltig zu verbessern. Mit durchdachten Maßnahmen lassen sich Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit spürbar steigern, ohne den Überblick zu verlieren. Dabei gibt es in KMU sechs typische Problemzonen, deren Lösungen im Folgenden gezeigt werden.

Ineffiziente Arbeitsabläufe

Viele Unternehmen haben sich im Laufe der Jahre an ineffiziente Arbeitsabläufe gewöhnt, ohne es wirklich zu merken. Prozesse, die als Übergangslösung gedacht waren, haben sich fest etabliert und werden als Standard angesehen. Wir nennen das „sich mit einem Schrottprozess optimiert zu haben.“

Oft haben sich in Unternehmen über die Zeit solche Schrottprozesse so verfeinert, dass sie als gut oder gar optimal wahrgenommen werden. Es wird stolz berichtet, dass man beispielsweise „nur“ noch drei  Tage im Monat benötigt, um die Abrechnungsläufe durchzuführen – dabei könnte dieser Vorgang mit einer zeitgemäßen Lösung in Sekunden erledigt sein. Solche ineffizienten Abläufe rauben nicht nur wertvolle Zeit, sie blockieren auch das Potenzial für echtes Wachstum und Innovation.

Der Schlüssel liegt darin, diese eingefahrenen Wege zu hinterfragen und zu erkennen, dass es bessere, effizientere Lösungen gibt. Digitale Tools, die Arbeitsprozesse automatisieren und vernetzen, können hier wahre Wunder wirken. Automatisierte Abrechnungssysteme etwa, die Rechnungen automatisch erzeugen, sparen nicht nur Zeit, sondern minimieren auch die Fehleranfälligkeit. Wer auf solche modernen Lösungen setzt, wird schnell feststellen, wie viel Kapazität plötzlich für wichtigere Aufgaben frei wird.

Schwierigkeiten bei der Kundenkommunikation

Traditionelle Methoden der Kundenkommunikation, wie Telefon und E-Mail, sind in vielen KMU nach wie vor Standard. Diese Kommunikationswege sind jedoch oft schwer nachzuverfolgen, führen zu Missverständnissen und verzögerten Reaktionszeiten. Kunden erwarten heute jedoch schnelle und effiziente Antworten. Wenn ein Unternehmen dies nicht bieten kann, riskiert es, Kunden zu verlieren.

Die Einführung eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) kann Abhilfe schaffen. Ein CRM-System ermöglicht es, die gesamte Kommunikation mit Kunden zentral zu verwalten. Es bietet die Möglichkeit, Anfragen nachzuverfolgen, automatisierte Antworten auf häufige Fragen zu senden und sicherzustellen, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt.

Durch den Einsatz von Live-Chat-Funktionen oder Chatbots auf der Unternehmenswebsite kann die Kundenkommunikation zusätzlich beschleunigt werden. So können Unternehmen nicht nur die Kundenzufriedenheit steigern, sondern auch ihre internen Prozesse optimieren.

Mangelnde Online-Präsenz und Sichtbarkeit

Ein weiteres häufiges Problem ist die mangelnde Online-Präsenz vieler KMU. In einer Zeit, in der potenzielle Kunden zuerst online nach Dienstleistungen und Produkten suchen, ist es unerlässlich, dass ein Unternehmen im Internet präsent und sichtbar ist. Viele KMU haben jedoch keine oder nur eine veraltete Website und werden von potenziellen Kunden übersehen.

Eine moderne, suchmaschinenoptimierte Website ist die Basis für eine erfolgreiche Online-Präsenz. Doch es geht nicht nur um die Sichtbarkeit, sondern auch um die Funktionalität. Kunden erwarten heute mehr als nur Informationen – sie möchten aktiv mit dem Unternehmen interagieren können. Das bedeutet, dass Online-Services wie Preisanfragen, Terminbuchungen oder Live-Chats integriert werden sollten. Solche Features ermöglichen es Kunden, direkt und unkompliziert mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten und ihre Anliegen sofort zu klären.

Zusätzlich kann die Nutzung von sozialen Medien und Online-Werbung die Sichtbarkeit weiter erhöhen und neue Kunden anziehen. Unternehmen, die in diese Bereiche investieren, können ihre Reichweite deutlich vergrößern und sich gegenüber weniger präsenten Wettbewerbern einen Vorteil verschaffen. Ohne eine starke und interaktive Online-Präsenz riskieren Unternehmen, Marktanteile an digital versiertere Konkurrenten zu verlieren und den Anschluss an moderne Kundenbedürfnisse zu verpassen.

Komplexes Kundenmanagement

Kundenmanagement ist für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung, doch viele KMU kämpfen mit der Komplexität, die sich aus der Verwaltung von Kundeninformationen, Bestellungen und Dienstleistungen ergibt. Ohne strukturierte Systeme gehen wichtige Informationen verloren, was zu ineffizienten Arbeitsabläufen und verpassten Chancen führt.

Durch die Digitalisierung des Kundenmanagements lassen sich diese Probleme lösen. Ein CRM-System, das alle relevanten Informationen zu Kunden an einem Ort zusammenführt, kann die Arbeitsabläufe erheblich vereinfachen. Doch es kann noch mehr: Es ermöglicht auch die Automatisierung von Vertriebsprozessen, von der ersten Kundenanfrage über die Angebotsverfolgung bis hin zur Nachverfolgung von Verkaufschancen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Abschlussquote und sorgt dafür, dass keine potenziellen Kunden verloren gehen.

Unternehmen, die ihre Vertriebsprozesse automatisieren, können schneller und gezielter auf Kundenbedürfnisse reagieren, was letztlich zu einem verbesserten Umsatzwachstum führt. Wer weiterhin auf manuelle Systeme setzt, riskiert, im entscheidenden Moment nicht schnell genug reagieren zu können und wertvolle Verkaufschancen zu verpassen.

Manuelle Buchführung und Abrechnungen

In vielen KMU ist die manuelle Buchführung und Abrechnung immer noch gängige Praxis. Ein reales Beispiel dafür ist der Geschäftsführer eines Dienstleistungsunternehmens mit über 50  Mitarbeitern, der tatsächlich die ersten drei Werktage jedes Monats damit verbringt, die Abrechnungen zu erstellen. Seit 15 Jahren ist das für ihn normal – so normal, dass er in dieser Zeit keine anderen Termine wahrnehmen kann. Diese Arbeitsweise erscheint ihm effizient, weil er sich daran gewöhnt hat und es über die Jahre für sich optimiert hat. Doch was früher praktikabel war, ist heute alles andere als zeitgemäß.

Durch die Einführung digitaler Buchführungssysteme könnten diese Aufgaben erheblich vereinfacht werden. Moderne Softwarelösungen automatisieren die Rechnungserstellung, verfolgen Zahlungen nach und bereiten steuerliche Auswertungen vor. Was bisher drei Tage beanspruchte, könnte mit einer zeitgemäßen Lösung in wenigen Minuten erledigt sein – oder besser noch, der gesamte Prozess würde im Hintergrund automatisch ablaufen, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig wären. Unternehmen, die an manuellen Prozessen festhalten, verlieren nicht nur wertvolle Zeit, die besser in das Kerngeschäft investiert werden könnte, sondern setzen sich auch einem höheren Risiko von Fehlern und finanziellen Verlusten aus. Solche Methoden sollten heute der Vergangenheit angehören.

IT-Sicherheitsrisiken

IT-Sicherheitsrisiken sind eine oft unterschätzte Gefahr für KMU. Viele Unternehmen sind sich der Bedrohungen durch Cyberangriffe, Datenverluste oder Malware nicht bewusst oder glauben, dass sie nicht betroffen sein werden. Die Realität zeigt jedoch, dass gerade kleinere, weniger gut geschützte Unternehmen zunehmend ins Visier von Cyberkriminellen geraten.
Ein grundlegendes Sicherheitskonzept, das regelmäßige Backups, Virenschutz und die Verschlüsselung sensibler Daten umfasst, ist unerlässlich. Darüber hinaus können Schulungen für Mitarbeiter dazu beitragen, das Bewusstsein für Sicherheitsrisiken zu schärfen und die Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten. Unternehmen, die IT-Sicherheit vernachlässigen, setzen sich und ihre Kunden einem hohen Risiko aus, das im schlimmsten Fall existenzbedrohend sein kann.

Fazit

Die Digitalisierung mag für viele KMU-Geschäftsführer eine Herausforderung darstellen, doch sie ist auch eine große Chance. Schon mit einfachen Maßnahmen können typische Problemzonen in Unternehmen effizient angegangen werden, was nicht nur Zeit und Kosten spart, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit stärkt. Die genannten Beispiele zeigen, dass Digitalisierung nicht zwangsläufig kompliziert oder teuer sein muss.

Besonders interessant ist es für Unternehmen, jetzt die ersten Schritte in der Digitalisierung zu gehen, da das Förderprogramm „go-digital“ 50 Prozent der Beratungs- und Entwicklungskosten übernimmt. Der Zuschuss wird direkt und ohne Vorleistung gewährt, jedoch endet das Förderprogramm planmäßig dieses Jahr. Interessierte Unternehmen sollten sich schnell informieren, da die Mittel möglicherweise auch schon vor Jahresende erschöpft sein könnten.

Es sind die kleinen Schritte, die den Unterschied machen und langfristig den Erfolg sichern. Wer jetzt die Digitalisierung in Angriff nimmt, legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft in einer zunehmend digitalen Welt.