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Buchhaltung im Unternehmen: Optimierte Vorbereitung

Der Ressourceneinsatz bei der Buchhaltung bzw. deren Vorbereitung (Personal und Arbeitszeit) ist oft enorm, weil im Unternehmen kein optimierter Bearbeitungsprozess etabliert ist und technische Möglichkeiten nicht ausgeschöpft werden.

Um die Vorbereitungen zu optimieren und Zeit zu sparen, muss bereits an den vorgelagerten Prozessen angesetzt werden. Im Fokus stehen solche Prozesse, die notwendige Unterlagen/Informationen für die Buchhaltung bereitstellen. Im Wesentlichen können die folgenden
vier Bereiche genannt werden:

Eingangsrechnungen
Sämtliche Eingangsrechnungen sollten per E-Mail angefordert werden. Durch Nutzung einer speziellen E-Mail-Adresse können die Eingangsrechnungen direkt an die Buchhaltung geschickt werden. So kann auch gleich eine Rechnungsprüfung durch die zuständige Stelle vorgenommen werden. Eingangsrechnungen in Papierform werden gescannt und per E-Mail an die Buchhaltung weiter geleitet.

Können elektronische Rechnungen nicht per E-Mail zugestellt werden, sollten diese über eine entsprechende Plattform, z.B. Dropbox, OneDrive oder DATEV, Unternehmen online bereitgestellt werden.

Bei produzierenden Unternehmen, Handelsunternehmen oder auch Online-Händlern liegt ein sehr hohes Aufkommen an Eingangsrechnungen vor. Hier ist es sinnvoll, die Rechnungen des Einkaufs aus der Waren-/Materialwirtschaft zu generieren.

Ausgangsrechnungen
Rechnungen des Unternehmens werden in der Regel über ein Rechnungsprogramm geschrieben. Häufig ist dies im Warenwirtschaftssystem integriert. Ausgangsrechnungen sollten per elektronischem Versand versendet werden. Auch die Ausgangsrechnungen können per Schnittstelle, Datenexport oder separater E-Mail-Adresse direkt an die Buchhaltung bzw. den externen Dienstleister geschickt werden.

Liegt im Unternehmen kein Rechnungsprogramm vor, sollten die Ausgangsrechnungen als Datei, z.B. PDF, ausgegeben und der Buchhaltung über eine Plattform bereitgestellt werden.

Kontobewegungen
Die Buchhaltung und externe Dienstleister sollten für das Unternehmen das sogenannte elektronische Bankverbuchen nutzen. Damit können Transaktionen auf den Bankkonten per Datensatz an die Buchhaltung übermittelt werden. Über Schnittstellen sollten auch die Bewegungen
auf PayPal- und Amazon-Konten eingelesen werden. Bei einem ausgefeilten Buchhaltungsprogramm erlernt die Software in kürzester Zeit die häufig wiederkehrenden Bezahlvorgänge.

Kasse
Sind im Unternehmen eine oder mehrere Kassen notwendig, sollten diese über ein elektronisches Kassenprogramm geführt werden. Diese Programme haben in der Regel eine Schnittstelle zur Buchhaltung oder eine Exportfunktion, wenn sie nicht im ERP-System integriert sind.

Welche Vorteile bietet ein abgestimmter Buchhaltungsprozess?
Eine optimierte Vorbereitung der Buchhaltung spart Ressourcen und Arbeitszeit, die wiederum für ertragsbringende Tätigkeiten eingesetzt werden kann. Mit einem sicheren Dokumentenmanagementsystem verbleiben Originalunterlagen im Unternehmen und physische Archive werden überflüssig. Die Vorschriften (GoBD) für ein Beleg ersetzendes Scannen müssen eingehalten werden.

Werden relevante Unterlagen/Rechnungen der Buchhaltung automatisch zur Verfügung gestellt, können zeitnahe, betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellt werden. Diese Geschäftszahlen sind (fast) tagesaktuell und damit können insbesondere aussagekräftige (auch unterjährige) Steuerprognosen erstellt werden. Der klassische Arbeitsaufwand für die Buchhaltung (z.B. Belege sortieren, kontieren, verbuchen) entfällt und es ist nur noch eine Kontrolle notwendig. So werden Personal-, Buchhaltungs- und Papierkosten eingespart.

Fazit
Technische Möglichkeiten und ERP-Systeme sollten ausgeschöpft und für die Buchhaltung optimiert eingesetzt werden, um die Arbeitsschritte für die Buchhaltung zu verschlanken. Dies kann eine Investition bedeuten, die sich in der Regel aber über die zukünftige Zeit- und Kostenersparnis amortisiert.

gmbhchef.experte

Mario Fuhs
Fuhs Hastrich Bartsch Steuerberatungsgesellschaft
Partnerschaft mbB
Niehler Straße 308
50735 Köln
Tel. 0221 752113 0

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Stand: 15.04.2020 11:37