Ob eine Bewirtung durch eine GmbH betrieblich oder geschäftlich veranlasst ist, hat jeweils unterschiedliche steuerliche Konsequenzen. Dies hat ein Urteil des Finanzgerichts (FG) Berlin-Brandenburg deutlich gemacht. Im Urteilsfall führte eine GmbH jährlich für ihre Kunden sowie für Gäste, zu denen Geschäftsbeziehungen angebahnt werden sollten, eine sogenannte Kick-Off-Veranstaltung durch. Mitarbeiter sowie Geschäftsführer nutzten diese Veranstaltungen für Kontaktgespräche. Zu Cateringzwecken waren provisorische Tresen aufgebaut; die reinen Cateringkosten betrugen bis zu 80 Euro je Teilnehmer.
Die Namen der teilnehmenden Gäste wurden erst nach Beanstandung durch die Außenprüfung dokumentiert. Demnach waren von den insgesamt 200 bis 240 Teilnehmern rund 20 bis 25 Prozent Mitarbeiter gewesen. Die Kosten für das Catering bei den drei Veranstaltungen in den Streitjahren waren nicht im Sinne des § 4 Abs. 7 Einkommensteuergesetz (EStG) einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet. Daher beurteilte das Finanzamt die Aufwendungen in vollem Umfang als nicht abziehbar.
Das FG wies die Klage aus dem gleichen Grund ab. Nach Auffassung des Senats fallen die Aufwendungen in den Anwendungsbereich des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, wonach nur 70 Prozent der Bewirtungskosten abzugsfähig sind, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).
Die Abzugsbeschränkung auf 70 Prozent der Aufwendungen umfasst Bewirtungen von Personen „aus geschäftlichem Anlass“. Dagegen ist die Bewirtung von ausschließlich Arbeitnehmern des bewirtenden Unternehmens nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst und unterliegt damit nicht der betragsmäßigen Beschränkung.
Nach Ansicht des FG betrafen die strittigen Cateringkosten vor allem die Bewirtung von Personen, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollten. Die Anwendung des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG scheidet nicht deshalb aus, weil die Verköstigung in einen anderen betrieblichen Vorgang eingebunden und diesem gegenüber untergeordnet ist. Daher lässt sich das Urteil in folgenden Sätzen zusammenfassen:
- Die Abzugsbeschränkung von Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) gilt nicht bei rein betriebsinternen Veranstaltungen, an denen nur eigene Arbeitnehmer teilnehmen.
- Die Abzugsbeschränkung gilt für solche Veranstaltungen, an denen sowohl Dritte (Geschäftspartner, Kunden, etc.) als auch eigene Arbeitnehmer des Unternehmens teilnehmen.
- Die Aufwendungen für die im Streitfall vorliegende Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind mithin nur dann steuerlich abzugsfähig, wenn die vom Gesetz geforderten Nachweis- und Aufzeichnungspflichten (§ 4 Abs. 7 EStG) erfüllt worden sind.
