Beispiel:
Unternehmer A plante die Durchführung eines gemeinsamen Kochkurses als Weihnachtsfeier. 25 Arbeitnehmer sagten ihre Teilnahme zu. A gab dementsprechend bei dem externen Veranstalter eine Teilnehmeranzahl von 25 Personen an, anhand derer die Veranstaltung kalkuliert wurde.
Da drei Arbeitnehmer kurzfristig absagten, nahmen tatsächlich nur 22 Arbeitnehmer an dem Kochkurs teil. Der mit dem Veranstalter vereinbarte Preis minderte sich dadurch nicht.
A ging davon aus, für die Ermittlung der Zuwendung an die Teilnehmer seien die Gesamtkosten nicht auf die tatsächliche Teilnehmerzahl (22), sondern auf die Anzahl der angemeldeten Personen (25) aufzuteilen. Damit ergab sich eine Zuwendung von 113 Euro je (angemeldetem) Arbeitnehmer und ein zu versteuernder Betrag von 76 Euro (113 Euro x 25 Arbeitnehmer ./. 25 Freibeträge von 110 Euro). Der auf die drei angemeldeten, aber nicht erschienenen Personen entfallende Betrag sei den teilnehmenden Arbeitnehmern nicht zugeflossen.
Das FA folgte dagegen der Auffassung der Finanzverwaltung (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.10.2015), und teilte die Kosten auf die anwesenden Teilnehmer auf, wodurch sich ein wesentlich höherer zu versteuernder Betrag ergab.
Die Klage vor dem FG gegen den Lohnsteuer-Nachforderungsbescheid hatte zunächst Erfolg. Bei vergeblichen Aufwendungen des Arbeitgebers für nicht anwesende Personen („No-Show-Kosten„) fehle es an einer Steigerung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der teilnehmenden Arbeitnehmer.
Der BFH hat nun dem FG-Urteil widersprochen und endgültig entschieden. Er folgt der Auffassung der Finanzverwaltung. Abzustellen ist nicht auf die Anzahl der angemeldeten Arbeitnehmer, sondern auf die tatsächlichen Teilnehmer.
Hinweis: Bei einer Betriebsveranstaltung lässt sich nie voraussagen, ob einzelne Arbeitnehmer oder Gäste absagen oder einfach nicht erscheinen. Da der BFH auf die Zahl der tatsächlich teilnehmenden Personen abstellt, ist es sinnvoll, bei der Planung einen Sicherheitspuffer einzubauen, sodass die Kosten pro Teilnehmer nicht mehr als 110 Euro (brutto) betragen werden.
