Wenn eine GmbH von ihren Arbeitnehmern die Vorlage eines Führungszeugnisses verlangt und die damit verbundenen Kosten erstattet, stellt sich die Frage, ob die Erstattung zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt. Diese Frage hatte das FG Münster in einem Urteil vom 23.3.2022 zu entscheiden.
Im Urteilsfall gehörte die X-GmbH zum Arbeitskreis des Generalvikariats des Bistums X-Stadt. Sie beschäftigt als freie Trägerin Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen im sozialen Bereich. Nach § 5 der Präventionsordnung gegen sexualisierte Gewalt an Minderjährigen und schutz- oder hilfsbedürftigen Erwachsenen (PrävO) trifft den Arbeitgeber die Verpflichtung, sich im regelmäßigen Abstand von fünf Jahren ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen zu lassen und die hierfür anfallenden Kosten zu tragen.
Das Finanzamt vertrat die Auffassung, dass die erstatteten Aufwendungen für die Erteilung der erweiterten Führungszeugnisse als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen sind und erließ einen entsprechenden Nachforderungsbescheid. Das FG gab der X-GmbH mit folgender Begründung Recht:
Erstattet ein kirchlicher Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern die Kosten für die Einholung eines erweiterten Führungszeugnisses, handelt es sich nicht um Arbeitslohn, sondern um steuerfreien Auslagenersatz gemäß § 3 Nr. 50 EStG. Die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse erfolgte vor dem Hintergrund eines überwiegend betrieblichen Interesses der X-GmbH. Hierfür spricht bereits, dass sich die Regelungen der PrävO an die X-GmbH (Arbeitgeber) und nicht an die Beschäftigten richten. Zudem hatten die Arbeitnehmer kein bedeutsames Interesse an der Einholung eines Führungszeugnisses. Die mit der Kostenerstattung einhergehende Bereicherung ist als sehr gering einzustufen. Denn bei der Einholung erweiterter Führungszeugnisse durch die Arbeitnehmer und dem daraus folgenden Kostenersatz der X-GmbH für die Mitarbeiter handelt es sich nicht um eine Entlohnung, sondern um eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen. Die betreffenden Erstattungen stellen lediglicheinen Vermögensausgleich der im Interesse des Arbeitgebers getätigten Aufwendungen dar und führen nicht zu einer Bereicherung der Arbeitnehmer.